云宝公司对珍奇公司的商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍.......................................................................................................................1

1.1卖方公司介绍....................................................................................................1

1.2买方公司介绍....................................................................................................1

1.3来访目的............................................................................................................2

2接待前的准备工作.......................................................................................................2

2.1确定航班............................................................................................................2

2.2来访宾客基本情况............................................................................................3

2.3接待人员安排....................................................................................................3

2.4入住酒店安排....................................................................................................3

2.5日程安排............................................................................................................4

3接待工作.......................................................................................................................5

3.1接机安排............................................................................................................5

3.2欢迎晚宴............................................................................................................5

3.3会议安排............................................................................................................6

3.4参观公司............................................................................................................6

3.5参观工厂............................................................................................................7

4游玩娱乐.......................................................................................................................8

4.1橘子洲头............................................................................................................8

4.2岳麓山风景名胜区............................................................................................9

5欢送活动.......................................................................................................................9

5.1活动内容..........................................................................................................10

5.2赠送纪念品......................................................................................................10

5.3送机..................................................................................................................11

6费用预算.....................................................................................................................11

参考资料.........................................................................................................................12

I

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云宝公司对珍奇公司的商务接待方案设计

1背景介绍

云宝服装有限责任公司和珍奇进出口有限公司分别作为中国和俄罗斯的一

线服装品牌，实力雄厚，珍奇进出口有限公司对云宝服装有限公司的独特精美

的刺绣工艺非常感兴趣，此次有意合作设计出版一款服装，珍奇进出口公司特

受邀前来面对面商讨本次合作细节。

1.1卖方公司介绍

云宝服饰有限责任公司是成立于2003年，坐落于湖南省长沙市岳麓区麓谷

工业园，是一家专注于服装制作的公司，公司坚持“质量保证，信誉至上”的

经营理念，长期来一直服务于亚洲，欧美等区域客户。面积19400多平方米，

生产机器设备六百余台，员工五百余人，构成强大的企业制造队伍。采用世界

领先的制造技术，培养专业服装领域的人才。云宝服饰还拥有一批经验丰富的

绣娘，用于制作高档、精美的服装工艺。这些年来，云宝服饰在服装上投入了

大量的资金，并聘请了众多的设计人才，致力于为女性朋友打造出更好的服装。

云宝服饰以其独特的魅力成为了女性朋友最喜欢的服装品牌，更是收获了大量

的消费者。在国内服装市场中，云宝服饰品牌一直走在时尚前沿，它引领着潮

流发展的脚步。云宝服饰致力于打造一个时尚而又经典的品牌形象，把更好、

更多、更强的时尚带给每一个人。云宝服饰在市场上获得了无数消费者和投资

商们的一致好评，已经拥有了一批十分忠诚的女性消费群体。

1.2买方公司介绍

珍奇进出口有限公司是PRIZED品牌创立人JANE旗下的服装公司,她希望

每一位女性都能将自己视为瑰宝。公司成立于1996年，位于俄罗斯莫斯科，经

过二十多年的品牌沉淀，在棉纺织领域推动产业升及变革，珍奇早已成为俄罗

斯一线服装品牌，在行业中享有较高的声望，是大众追捧的服装品牌之一，以

独特的设计以及潮流的款式俘获万千少女的喜爱，也吸引了诸多国际知名供应

商的关注与合作。近几年来，珍奇公司进攻亚洲市场，主打黄皮肤小个子适合

的女装，也获得了不少知名度。

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1.3来访目的

云宝服装有限责任公司作为中国的一线服装品牌，实力雄厚，品质一流，

售前售后态度良好，同时也在国际市场上有着不可撼动的地位，珍奇进出口有

限公司作为俄罗斯有名的服装公司，欣赏它并认为云宝公司是不错的竞争对手，

具有挑战性，与此同时，如果能把握好机会，也可以是很强大的合作伙伴，珍

奇进出口有限公司对云宝服装有限公司的刺绣工艺非常感兴趣，并尤其喜爱云

宝旗下的子品牌“云翼”，它新颖的设计很能触动心弦，在此之前也有过一次商

务合作，对云宝公司的处事方式和产品都较为满意，有意深交，想发展长期友

好的贸易关系，本次经过邮件沟通，有意合作设计出版一款服装，将云宝的刺

绣工艺和珍奇公司的特色相结合，为了更好的沟通，使作品的完成度更好更完

美，珍奇进出口公司特受邀前来面对面商讨本次合作细节，方案以及营销方法，

并参观学习一下云宝的运行模式。

2接待前的准备工作

为了树立公司的良好形象，应该秉着热情礼貌的原则，接待好来访的每一

位客户，感受到本公司井然有序的管理制度以及热情的待客之道。做好准备工

作是接待的前提。提前联系顾客，了解客户航班的情况、到访人数等，提前安

排酒店、合理分配房间，做好充足的准备。

2.1确定航班

通过邮件与珍奇公司联系，收到航班信息，确认航班为2023年2月10日

下午三点抵达长沙黄花机场，及时与接待人员沟通，对接客人的信息，联系方

式，职位，人数等，方便安排车辆，规划接机路线。

时刻关注着航班信息，确定好航班的准确到达时间，关注着机场的相关信

息，如安检、候机、登机等相关信息，以便于更好地了解飞机到达时间，在出

发前查询好路况，避开拥堵街道，在航班到达前半个小时到达机场。

飞机落地后，积极主动地给顾客打电话客人并告知已经到达机场出口等待

他们的到来，将在几号出口迎接，或主动发送接机短信说明在某出口等候。

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2.2来访宾客基本情况

表1宾客基本情况表

姓名职务年龄性别

凯特KATE总经理53女

琳达LINDA设计总监37女

艾瑞克ERIC市场部经理45男

苏菲亚SOPHIA秘书27女

艾露莎ELUSA助理25女

2.3接待人员安排

表2接待人员安排表

姓名职位年龄性别

顾青裴总经理52男

李莉娅产品经理46女

姜茶秘书32女

周黎助理26女

周末商务部职员23女

原炀司机49男

2.4入住酒店安排

长沙华雅国际大酒店，位于湘江附近，房间开在十二楼能让顾客更好的欣

赏湘江风景。酒店正前方有兰雅阁，有栩栩如生的假山，波光粼粼的湖面，傍

晚还有百鸟归巢的自然景象，都是选择该酒店的原因。

表3住宿安排表

姓名性别房型图片房号

凯特女主楼雅致大床房1206

KATE

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琳达女主楼豪华大床房1211

LINDA

艾瑞克男主楼豪华大床房1212

ERIC

艾露莎女主楼豪华双床房1222

ELUSA、

苏菲亚

SOPHIA

2.5日程安排

表4日程安排表

日期时间地点活动内容陪同人员

15：00长沙黄花机场接机、入住接待小组

2.1019：00波罗斯餐厅欢迎晚宴接待小组

9：00云宝公司会议室会谈总裁、总经理等

12：00锄禾中餐馆午餐接待小组

2.11

14：00云宝服饰工厂参观工厂车间主任

19：00五福饭店晚餐接待小组

9：00橘子洲游览观光接待小组

12：00好味来午餐接待小组

2.12

14：00岳麓山游览观光接待小组

18：00一盏灯晚餐接待小组

9：00接待厅欢送活动领导及其小组成员

2.1313：00长沙黄花机场送行接待小组

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3接待工作

安排好行程后，应当按照接待计划具体落实每一步，细致缜密地接待礼仪

能完美体现我们公司的工作效率以及对珍奇公司的重视程度，尽量做到完美，

不要有差错。

3.1接机安排

接机时间为2月10日14:30，在赶往长沙黄花机场接机之前，接待人员需

在胸前佩戴好统一的小胸针，准备好横幅和接机牌，在飞机落地前一小时到达

黄花机场，准备做好迎接工作，在该班飞机到达之后，接待人员应举起横幅和

接机牌以吸引贵客的注意。贵客到达之后，送上鲜花表示对他们的热烈欢迎，

在商务交际中，俄罗斯人通常会对初次见面的人行握手礼。礼毕后递上名片以

方便更好的互相认识。提前安排好行车路线，以避免拥堵街道。送至提前定好

的酒店，安顿好行李物品后，接待人员方可离开并告知邀请他们晚上7点一起

参加欢迎晚宴，给他们休息和准备的时间。

3.2欢迎晚宴

2月10日欢迎晚宴定于波罗斯餐厅，位于长沙市中心，交通便利，老板是

地道的俄罗斯人，在点菜方面特参考了俄罗斯大多数人的口味，喜酸、噬甜，

让外国友人在中国依然能体会到家的味道。

前菜：鹅肝酱、水果沙拉、红茶；前汤：酸菜汤、俄式罗宋汤；副菜：香

炸猪排、俄罗斯风味水饺、奇异果烤鱿鱼；主菜：俄罗斯烤肉串、俄式牛柳、

鱼子酱、鱼汤；甜点：提拉米苏、奶油菠萝慕丝、布林饼、白巧克力冰淇淋；

酒：葡萄酒。

相关接待人员提前一个小时到达餐厅，检查卫生、席位卡的摆放问题，督

促菜品的完成和其他相关服务，确保宴会的顺利实施。陪餐领导和顾客先后到

达用餐地点后，接待人员主动引导顾客落座，随后陪餐领导发表讲话，表达对

俄罗斯友人的热烈欢迎以及祝愿这次合作的顺利实施，发言完毕后，严格按照

提前制定好的菜单上菜、酒水等，如有突发情况按主陪领导意图处理，严格把

握上菜速度，不要过快或过慢。用餐时应该小声交谈，做手势时应要放下刀叉，

举杯饮酒时应用右手，咀嚼时尽量不要发出声音，要闭嘴慢嚼，用餐时也尽量

保证刀叉不发出声音，俄罗斯忌讳用餐发出声响。用餐完毕后，把宾客安全送

达酒店。

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3.3会议安排

2月11日，上午9点在云宝公司会议室召开会议，公司人员确保公司环境

干净整洁，室内洗手间明亮无异味等，会议开始前一天，行政部工作人员确定

好会议所需设备工具：笔、文件袋、工厂产品视频、企业介绍、签约合同和所

需相关文件，调试好投影仪，话筒等，会议前三个小时再检查一次，以免出现

纰漏。

会议室环境布置以白色为主，黄蓝颜色为辅助色调，在会场入口摆放两盆

绿植，会议桌中间摆放大花惠兰，按照俄罗斯人习惯，每个座位前都应该准备

一杯咖啡和一盒纸巾，每个座位前放置一包湿巾纸。会议座次为左右排列法，

为突出重点，便于与会人员相互认识，会标及座次图，设计成椭圆形。整个布

置简洁大方，还能突出了会议主题。椭圆形围桌主位为我公司总裁，主位右边

首位为珍奇公司总经理，然后依次是设计总监、市场部经理、秘书；主位左边

依次是我司总经理、秘书及上级领导。并将姓名牌摆放在相应位置上。

安排专人记录会议内容，还应该配备一位翻译，以免造成交流障碍，房间

内配备多媒体设备，双方可以用投影仪对项目内容发表看法。

会议开始，由领导发表讲话，热切欢迎珍奇方来到中国，由本项目负责人

利用PPT进行项目介绍，以及提出我方的想法，由双方设计师对本款服饰融入

的元素以及设计理念进行阐述，得到双方人员一致同意后，即可针对面料等问

题进行详细沟通，介绍本公司的主要生产技术和特色工艺，可拿出事先准备好

的样品衣服作为展示，同时也可以配合PPT上的图片，进行辅助说明，更利于

珍奇了解情况。商讨好合作细节之后，由双方领导人签订合同，会议即可结束。

会议过程中应安排一个接待人员在旁随时协助提供茶水，咖啡，辅助设备

等工作，在此基础上负责拍摄和录制会议现场图片和视频。

3.4参观公司

2月11日上午的会议结束后，由接待总负责人对参会人员进行介绍后，再

进行公司介绍、本次参观路线和具体内容。

公司从2003年创立至今一共获得多项奖项。这20年里砥砺前行，先后被

评为中国民营企业500强、全国文明单位。2009年被评为纺织业最具潜力的黑

马，2010年被获得第8届“艺术杯”国际服装设计大赛金奖，2013年被评为国内

服装行业竞争力十强，成为国内服装行业的龙头。2015年被评为全国最受消费

者喜爱的品牌。公司开创至今一共创立了三个子品牌。“云之初”主营原创国潮小

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众设计，把传统的美和现代简约便利的服饰融合起来。“云翼”主打高端档次的

服装，以设计和特殊的绣花工艺为卖点。“云羽”主要以舒适自由为主，也是公司

的第一个品牌，最为大众熟知的品牌，用户覆盖面广泛。

再带领顾客参观公司大楼，总共6层，从下往上分别为前台，也是接待大

厅，进出需要预约登记，前台人员则会联系接待人员下楼带领贵客前往接待室。

公司二楼为员工食堂和后勤部，提供早中午三餐，菜品丰富新鲜，水零食饮料

无限畅吃。公司三楼为产品开发部，一层分为2个区域，电梯左侧为办公区，

右侧为样衣区，由工厂打版运送回的样衣都存放在此，由专门的工作人员检查

样衣是否合格，不符合要求则反馈给设计经理，再联系工厂讨论细节，再打版，

重复上述步骤直至样衣合格，达到理想效果。四楼为摄影棚、广告区、负责在

新产品上市时投放广告，以及负责广告代言。五楼为销售部，负责线上网店的

运营、宣传、上下架产品，以及和网络平台的账号运营管理。五楼为总裁办公

室、会议室。大型会议在此召开。六楼为活动区域，公司年会以及各大活动在

此举办。

3.5参观工厂

2月11日14：00将带领客户参观工厂，生产部在接到参观通知后提前一天

对车间进行杀毒除菌，做好清洁工作，并提前通知员工在参观当天统一穿着，

穿戴好防护用品，不许将与工作无关的物品带进车间。在参观当天提前通知生

产部确保车间参观通道整洁干净，并保持通道畅通。

由车间主任带领贵宾前往工厂，介绍工厂大体部门和生产线，从进工厂到

参观结束必须严格按照工厂要求执行，在不干扰工人的工作效率和工作进度的

前提下，接待人员必须亲切、热情、礼貌的对待珍奇公司，以体现我公司的待

客之道以及公司员工的文化素养。

工厂一楼最前端为生产科，它是制定生产计划的部门,负责制定产品的生产

规模，并监督产品的生产进程这是一个整体的部门，它需要在指定的期限前把

所有目标都完成，只有从全局上把握好生产进程，才能保证工作的圆满执行。

工厂二楼为技术室和剪裁车间。首先,按照公司的设计图，对服装进行裁剪打板

之后，把样衣制作出来。一般技术部门主要负责“云翼”的生产技术，相比于

云羽”和“云之初”，“云翼”的生产制作较为复杂繁琐。只有在样衣的完成并

得到确认之后,接下来就可以进行大批量生产了。技术部门相当于工厂的脑,需

要处理在制造中所遇到的一切技术难题。工厂第三楼为生产车间，生产出来的

衣服,都是经过生产区的工人完成的。这是整个流程中最重要的环节,按照组装

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的难度,分为几个步骤,简单来说,就是把布料变为成品，工厂是以小组为单元，

会根据订单数量将几个小组分配到一个大组进行集中生产。工厂四楼为绣花部

门，四楼分为2个区域，右侧为机绣区，引进了当今世界最尖端的缝纫设备，

从而达到“多层次、多功能、一体化和完美”的目的。这是一款集各种高技术

于一体的电子机械产品，与电脑相连，只需要将指令或图案输入其中，就可以

根据命令进行刺绣，并具有相当高的精准度，这对批量生产来说，大大提高了

生产速度。四楼左侧为手绣区，聘请数十位非遗绣花手艺人手工绣花，主要以

湘绣为主，也是本公司的特色生产技术。湘绣是综合和粤绣和苏绣的精华而形

成的一派，在表现物象的立体形态和晕染效果方面是顶尖的，使用其湘绣出来

的作品形象生动、形神兼备，也是“云翼”服装能够这么精致的原因之一。

参观工厂主要为了让珍奇公司更了解了我司的生产工艺，而且参观工厂也

让珍奇公司感觉到亲切，大大提升了两公司的亲密度，也使双方更信任和尊重

彼此。

通过参观，相信大家对云宝的生产工艺能够放心，每一件衣物，每一片布

料，每一根棉线，都是质量保证，品质过关的。邀请合作方参观工厂，也是对

我们企业的自我鉴定，相信这会让云宝越来越好，迎来更好的明天。

4游玩娱乐

签约完毕后，为了体现我司的待客之道和对珍奇公司长期友好合作的态度，

特计划了长沙一日游活动。游玩地点主要选择了2个长沙市著名景点——橘子

洲和岳麓山，橘子洲东临长沙城，四面环水，能够很好的欣赏长沙的好风光。

而岳麓山濒临湘江，名胜古迹众多，作为长沙市的代表景点，素有“不登岳麓

山，有悔此之行”一称。

4.1橘子洲头

出发前一天，关注微信公众号“岳麓区橘子洲旅游区”，点击景区预约——

入园预约——橘子洲景区——立即预约，每天都5个时间段可以选择，根据我

们的日程表，选择早上9点即可。预约后，再搜索微信公众号“龙骧巴士”网

上购买观光小火车车票，避免第二天现场购买因排队而浪费时间。

2月12日，预计9：00抵达橘子洲，拿着观光小火车车票可在地铁站附近

的“游客服务中心”免费领取明信片一张，还可以根据自己需求免费盖纪念邮

戳。后接待人员带领大家坐上小火车，每个站点，每次上都可以随意上下车，

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再次上车出示车票即可。可预约一个摄影陪同跟拍，记录在橘子洲游玩的美好

时光，并在行程结束之后，打印出相片，作为纪念。

橘子洲出来后前往好味来就餐。前菜：花生米、皮蛋、凉拌菜；副菜：醋

溜土豆丝、四季豆炒肉、西蓝花；主菜：麻辣鱼头、青椒肉丝、红烧排骨、茄

子豆角、山药鸡汤；饮水：白酒、椰子汁。

4.2岳麓山风景名胜区

岳麓山风景名胜区占地面积广，是外地游客打卡必去的好地方，同时也是

很多本地居民散步健身的好去处。

预约：出发前关注微信公众号“岳麓山橘子洲旅游区”，选择岳麓山，填写

信息提交预约。

2月12日14:00，司机开车至岳麓山东门，随后寻找停车位，接待小组带

领凯特等人前往岳麓山，购买缆车车票。先步行至爱晚亭，和毛主席题字的“爱

晚亭”拍照打卡。从爱晚亭出来途径放鹤亭、清风峡，爬山约8分钟，可抵达

古麓山寺，寺内有多株银杏树，拍照特别出片。还可以去摸摸麓宫内那一株千

年古银杏树，沾沾灵气。从云麓宫开始下山，步行10分钟可抵达穿石坡湖，可

谓是小众绝美秘境!水榭长廊、亭台楼阁，湖面倒映着落日别有一番韵味。看着

眼前美景不再感到寂寞，而是多了一份充实与快乐，从穿石坡湖继续下山，可

回到岳麓山南门。

游玩结束后，由司机原炀驾车送至餐馆，一盏灯是长沙著名湘菜网红店，

味道正，价格公道，是外地人来长沙游玩必不可少的打卡餐馆。前菜：清炒丝

瓜、酸包菜肉泥、红烧米豆腐、莴笋叶；主菜：口味鸡干锅、辣椒炒肉、鸭掌

筋、辣炒牛腩、酱香蒸肉、西红柿鸡蛋汤、玉米排骨汤；饮料：酸梅汁、鲜榨

果汁、椰奶。

5欢送活动

为了表示对珍奇公司的尊重与友好，以及表达两公司长期合作的美好意愿

和中国人热情的待客之道，特为珍奇公司举办了欢送仪式。受邀人员为珍奇公

司代表团，举办地点是云宝公司接待厅，举办时间是2月13日上午9点。参与

人员：领导人员、接待小组以及此项目小组成员。

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5.1活动内容

由后勤部人员准备横幅、气球、彩带、鲜花等材料装扮接待厅，营造出一

种欢快娱乐的氛围感。提前定制好蛋糕、甜点和零食饮料酒水。横幅以及定制

蛋糕应以“欢送珍奇公司”为主题。活动开始以及活动结尾时都应该拍照纪念。

饮料酒水首选珍奇方喜欢并且能够接受的。

欢送仪式第一项领导发言：应以热烈的掌声欢迎领导的发言，领导发言时

应拍摄照片（近景+全景），发言结束后像凯特等人发出邀请，祝他们玩的愉快，

欢送仪式第二项娱乐活动：设有“谜题猜猜猜”以及“谁是卧底”活动，

为了带动气氛以及活动的互动性。谜题猜猜猜：由活动策划人搜集五百个谜题，

活动以抢答的方式进行，主持人念出题目，选手通过举手进行抢答，采用积分

制，答对则积一分，答错则由对手提出惩罚，活动结束后，分数最高的前三名，

则有与之相对应的小奖励，分数最低者要接受分数最高者提出来的小惩罚。谜

题应有中英文标识，以及应考虑珍奇公司的人员，筛选迷题时应选择相对简单

一点的。谁是卧底：参与游戏的人中，所有玩家拿到相同的一个词语，剩下1

人拿到与其他玩家的词语意思相近又有所区别的词语，即为卧底。按照顺序轮

流描述手中的词语，根据投票选出卧底，票数最高的玩家出局，如果卧底出局

游戏结束，如果平民出局，则再描述一次自己的词语，再投票。如果场上只剩

下三人，而卧底仍未出局，则卧底获胜。获胜者也有相对应的礼品一份。

欢送仪式第三项告别仪式：在活动结尾，由顾总经理等人给凯特等人送上

鲜花，临行前的拥抱以及美好的祝愿。

5.2赠送纪念品

檀木香水：符合凯特身上成熟干练的气质。

转运珠：苏菲亚艾露莎，可做装饰品又有良好的寓意，很适合年轻的小姑

娘。

桃木簪：和琳达一头柔顺的长发很配，端庄优雅。

白沙液：是湖南长沙的一款老牌酒它是款兼香型白酒，浓香馥郁，层次感

丰富，回味甜，适合艾瑞克不太喜欢烈酒的朋友，而且也是具有一定的收藏价

值。

将游玩的张片打印出来，一人一份留作纪念。

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