长沙市冲顶机械设备有限公司对戴姆勒餐具消毒有限公司的商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍.......................................................................................................................1

1.1我方公司介绍....................................................................................................1

1.2客户公司介绍....................................................................................................1

1.3来访目的............................................................................................................2

2接待前的准备...............................................................................................................2

2.1确认航班............................................................................................................2

2.2客户人数及情况................................................................................................2

2.3住宿预订............................................................................................................3

2.4日程安排............................................................................................................3

2.5接待小组............................................................................................................4

2.6商务礼仪............................................................................................................4

3接待工作.......................................................................................................................5

3.1接机....................................................................................................................5

3.2参观工厂............................................................................................................6

3.3商务会议............................................................................................................7

3.4游玩娱乐............................................................................................................8

3.5送机....................................................................................................................8

4总结...............................................................................................................................9

参考资料.........................................................................................................................10

I

湖南商务职业技术学院毕业设计

长沙市冲顶机械设备有限公司对戴姆勒餐具消毒有

限公司的商务接待方案设计

1背景介绍

1.1我方公司介绍

长沙市冲顶机械设备有限公司是一家专业设计、研发和生产节能高效环保

餐具清洗机的公司。公司拥有强大的技术团队，他们充满着朝气激情，每个队

员都掌握了一定的技术核心，并努力去实现自己的理想。发展洗碗机是我们的

责任，做好洗碗机是我们的职责。目前公司生产的产品为：超声波洗碗机、商

用全自动洗碗机、大小餐具清洗机、餐具消毒机、高效热循环餐具烘干机、模

块自由组合洗碗机、清洗消毒杀菌烘干一体机、消毒餐具配送流水线、餐具自

动除渣机、餐具自动包装机、水晶餐具包装机筷子清洗、筷子包装机、洗箱机

等。为餐饮、酒店、学校、企业、机关、部队等为食堂及餐具配送中心提供清

洗效果强、效率高、节能环保、操作简单、使用成本低的洗碗设备。公司的主

打品牌为“成和顺”系列，商标注册号为19951460。

长沙市冲顶机械设备有限公司产品结构层次、产品种类非常丰富。从一万

人的大食堂到一百人的幼儿园小食堂，从几千平米的餐饮酒店到几十平米的小

餐馆，从日产几万套的餐具消毒配送中心到日产几百套的餐具消毒配送中心，

从城市到县城到乡镇村都可选用成和顺洗碗设备。客户可根据自身实际情况来

选配洗碗机，做到用得了、用得好、用得值。长沙市冲顶机械设备有限公司本

着诚信经营的原则，以“诚信为本，质量先行，服务保障”为宗旨，做到安装、

调试、售后服务一条龙，打消用户的后顾之忧。成和顺与您携手共进，去实现

美好的理想。

1.2客户公司介绍

戴姆勒餐具消毒有限公司是一家集餐具清洁，消毒，配送于一体的美国民

营企业。戴姆勒餐具消毒有限公司位于美国纽约。公司占地面积1万平方米，

拥有员工3000多人。生产经营项目主要为国家机关，企事业单位，大中小学校，

城镇酒店，城镇早餐店等提供健康卫生的清洁消毒餐具产品，其餐具品种有;不

锈钢餐具，PP材质餐具，餐具清洗消毒再加工等，产品规格达数十种。

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戴姆勒餐具消毒有限公司拥有先进的洗涤和消毒设备，始终为客户提供更

好的餐具清洗消毒、和酒店用品洗涤消毒，健全的配送和售后服务。公司经营

范围：餐饮具集中消毒配送，销售：酒店用品、餐具洁具、办公用品及设备。

公司注重新技术的运用和吸收，在二维码技术广泛深入到人们社会生活的

方方面面的今天，公司为方便用户联系，及时了解我公司餐具清洗消毒生产状

况，采取了当今极为流行的二维码技术在餐具上的运用，将二维码雕刻在餐具

上，其方法新颖，使用方便。

1.3来访目的

此次来访，戴姆勒餐具消毒有限公司想了解长沙市冲顶机械设备厂基本运

作情况和公司生产体系，以及商用洗碗机的质量工艺问题，了解其使用方法和

具体操作，对其用水量和用电量的消耗进行考察，考察其需要的成本，签单考

虑购买其洗碗机设备，促进双方的合同订单以便日后的进一步合作。

2接待前的准备

2.1确认航班

联合航空UA1428航班从纽约飞往长沙。预计到达时间2023年4月5日

14:20抵达黄花机场。

首先负责落实人员接机，然后负责组织一切有关接待工作的参与人员沟通，

协调工作，最后负责员工接机工作，手捧鲜花，横幅，穿具有标志性的衣服，

便于客户寻找。

2.2客户人数及情况

表1客户基本情况表

客户姓名性别职位年龄备注

博瑞（Baron）男总经理29不吃香菜，喜欢住高一点

的楼层，喜欢热闹一点的

环境

西奥多男总监35不吃葱，喜欢高楼安静一

（Theodore）点的环境

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朱利安女经理31喜欢热闹环境，喜欢住高

（Julian）处，不吃葱

若拉（Zora）女销售22不喝冰饮，爱喝热汤

阿尔瓦（Alvar）男销售24喜欢安静的环境

2.3住宿预订

长沙这座城市五星级酒店如云，有大名鼎鼎的瑞吉和尼依格罗，还有网红

的君悦，而去年刚刚开业的世贸希尔顿，接待小组认为位置和服务都非常好。

长沙世贸希尔顿酒店地处长沙滨江新城的湖南金融中心核心位置，交通便捷，

周边配有综合商业，酒店拥有296间客房及套房，全日制餐厅，近三千平米的

会议空间，健身中心及室内恒温泳池。所以我们选择预订了长沙世贸希尔顿酒

店的三间房间，分别是尊荣豪华江景客房，高级江景双床房，豪华套房。

表2住宿分配表

房间名称人员备注

尊荣豪华江景客房博瑞（Baron）热闹能看见风景

高级江景双床房西奥多（Theodore）阿尔高层楼房可以看到风景，

瓦（Alvar）安静

豪华套房朱利安（Julian）若拉喜欢热闹环境，喜欢高层

（Zora）

负责预订酒店的人员，提前通知酒店对房间进行精心布置，具有温馨明朗

的风格，给人一种别具一格的感受。提前打开窗户通风，保证房间内空气清新，

给客户一种更好的住房体验，可以在室内放置香薰，并根据要求适当摆放好鲜

花，备有红酒饮料，在冰箱里面提前准备好水果和酸奶，供客户选择，方便客

户，做好迎接客户入住前的准备。

2.4日程安排

4月5日，客户抵达长沙。接机后带领人员去往酒店以及放下随身物品。4

月6日，带客户参观我们的工厂，观看长龙式清洗消毒烘干洗碗机流水线制造

全过程，包括取材制造到出成品的讲解，操作机器，讲解各模块的操作和洗餐

具原理，以及其各模块功能和优势。按照客户初步需求提供相匹配的机器。再

带客户去展厅看包装机，热收缩机，筷子包装机的操作流程，解答客户的疑虑。

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带客户去其它区域考察探讨研究。接下来带客户去公司附近酒店共进晚宴。

4月7日，参观完工厂和展厅后进行相互交流探讨会议，根据客户厂房地址

面积确定，制作洗碗机摆放安装图纸，画图设计，和客户交流初期成本，水费

电费人工等一系列问题答疑解惑，并进行签单，让客户预付30%定金。

4月8日，推荐长沙打卡地点游玩，进行放松，带客户去橘子洲和毛主席合

照留影纪念，接着去文和友打卡美食小吃，带客户去五一那边逛街买一些当地

特产酱板鸭，糖油粑粑，臭豆腐等，去烈士公园感受我国的爱国情怀，去洗心

禅寺，开福寺感受一下佛教的熏陶，时间充足的话可以去爬一下岳麓山坐索道

欣赏长沙的美景（记得随时带走垃圾）。晚上邀请客户共进晚宴，并护送客户

回酒店休息。提前给客户订好返程飞机票，并告知客户航班时间，让客户提前

收拾好行李，做好准备。

4月9日，送客户到飞机场黄花机场，及时注意目的地的天气以及最后的欢

送仪式，目送客户离开再返回。

2.5接待小组

表3接待人员安排表

接待人员姓名性别职位年龄

肖年男董事长42

张继武男总经理35

刘楠女总监28

陈潇男技术经理26

张欣女销售经理23

刘想女销售21

刘楠带领行政部门以及秘书部来负责此次接待以及接待中的准备工作。

2.6商务礼仪

本公司董事长，总经理等全体接待人员应做到头发得体，穿着西装西裤，

皮鞋。女业务员在接待客户时应该打扮得体，由于车间工作中需要应该统一穿

着工作服，把头发盘起，不能披发，盘发显的更干净利索，可以微微画个淡妆，

不需要浓妆艳抹，裤子应该穿宽松休闲运动裤。男业务员和本公司技术人员统

一把头发梳理整齐，穿着工作服，休闲运动裤，以及颜色比较深的运动鞋。

见面握手根据客户美国人的握手礼仪，我们和客户握手应该有力强劲，等

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女性客户朱利安（Julian）若拉（Zora）先伸手，我们公司董事长肖年，总经

理张继武以及男性业务员才可以与其握手，若朱利安（Julian）若拉（Zora）

没有握手的意识，则点头或鞠躬致意，这时候就不能握手了，会显得不礼貌。

并且和朱利安（Julian）若拉（Zora）握手时，不能握的太紧。

乘车时，应先为客户拉车门，等客户上车，本公司员工才可上车，不能抢

先在客户上车前上车。坐车以右边为尊，右边位置应该留给朱利安（Julian）若

拉（Zora），董事长肖年或本公司男业务员坐在左边，下车之前负责给她们开车

门。

入座时，主位留给总经理博瑞（Baron），接待人员主动坐在靠门位置，方

便给客户上菜。接待人员在进餐时不要将碗碟端起来，喝汤时该用勺子取食。

等客户开始夹菜，接待人员才可以开始夹菜。客户夹菜时不能转动桌子，要注

意，等客户夹完菜才可以转动桌子夹菜。接待人员不能只吃自己喜欢吃的菜。

要时刻注意客户的状况，及时给予帮助。

3接待工作

3.1接机

4月5日，公司总监刘楠和销售经理张欣以及负责该客户的销售业务员刘想

一起去机场接机，准备好捧花，接机牌和横幅。接机前确认客户航班时间，飞

机是否延误，确认客户从哪个出站口出站，提前半个小时到机场，以及关注航

班动态，及时关注托运信息。根据天气情况温度给客户准备相关物品，长沙4

月份多雨备好伞和外套。可以在车上提前备好矿泉水或解渴饮料，以及一些晕

车药等，防止客户口渴以及晕车身体不适等问题。

14点到达黄花机场T2，由销售业务员刘响举接机牌，销售经理张欣举横幅，

总监拿捧花等待客户出接机口。接到客户后，引导客户上车入座，询问客户是

否口渴，是否需要矿泉水或解渴饮料，给客户递上水或饮料，观察客户是否存

在晕车的情况，及时递上晕车药物。在车上寒暄，介绍一下沿途风景，大致介

绍本次行程安排，了解客户吃饭口味有无忌口，有无宗教信仰，有无不吃的肉

食，和客户介绍长沙有趣的旅游景点和特色菜等，了解客户喜欢酒店的居住环

境的要求，住高楼以及是否有喝红酒的喜好，喜欢热闹还是安静环境，是否有

水土不服导致不舒服。

预计16点30到达酒店，把提前订好的酒店卡给到客户，告诉客户酒店已

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经提前安排人员消毒通风，并放有水果，酸奶等食物供客户选择，让客户放置

行李。客户在酒店休息片刻后，17点30由司机到酒店大堂接客户送往酒店用晚

宴。

本次晚宴定于长沙瑞吉酒店中餐厅，该酒店采用新中式风格，酒店外面看

是玻璃幕墙的简约风格，里面尽显奢华酒店的气质。酒店的大堂挑高很高，有

一处旋转楼梯，大堂的沙发都是宾利品牌的。电梯间的楼道里放了博古架，还

有山水挂画，房间床头的背景墙也是国画。菜品精致，摆盘讲究，服务细致。

各种特色菜一绝，尽显长沙美食。血腥玛丽鸡尾酒，瑞吉管家，马刀开香槟是

瑞吉酒店品牌的几大标志性传统元素。用完晚宴和客户介绍第二天行程，由司

机送客户回酒店休息。

3.2参观工厂

4月6日，由销售业务员刘想和销售经理张欣以及技术经理陈潇共同带客户

参观我们的工厂和展厅，观看设备的现场操作，介绍产品，解答客户的疑问。

通过参观本公司产品，实地考察该公司的具体工作环境，工作氛围，产品

的研发和制作现场，了解该公司产品工艺和品质，本公司产品优于其他公司产

品的方面，观察是否满足客户的产品质量需求，本公司的产品是否有售后保障

等问题，客户对于产品的满意度和产品是否达到客户公司的既定标准，决定是

否与本公司合作，购买本公司的产品，与本公司达成合作伙伴关系，进行长期

友好的合作。

参观工厂：由两个业务员共同接待客户前往工厂，带客户参观工厂。工厂

内摆放着设备样品且有工作人员在制作机器。可以直观看到设备制作流程和原

理以及制造设备所使用的原材料，本公司制造设备的原材料全是采用的304不

锈钢材料，本国内唯一一家经授权使用304食品级不锈钢制造设备的厂家，这

使本公司在行业竞争中具有绝对性优势。由工厂技术人员讲解各款设备的制作

原理和操作步骤以及使用原理。向客户介绍长龙式洗碗机流水线设备的各模块

制作及操作原理，该设备分为浸泡池，粗细机，精洗机，筷勺分离机，浸泡池，

高温浸泡池，消毒烘干一体机等各模块的制作原理，各模块的制作优点和设计

所带来的好处，以及该设备的操作方法，启动设备让客户进一步更直观的了解

设备的操作场景，便与客户提出疑问并进行一一解答。并且告诉客户该产品可

以随意组合与拆装，不需要一次性购买整个装置，尽量减少客户的初期设备成

本支出，后期有需要可以随时增加模块，避免设备浪费，有利于设备回收利用。

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注意回答客户的疑问和不解的地方，态度要耐心，要站在客户的角度思考问题，

时刻为客户着想。参观过程中由人力资源部负责记录修改意见，后期方便落实。

参观展厅：业务员带领客户参观完工厂以后，接下来带领客户到展厅进行

参观，展厅摆放有半自动小型餐具包装机设备，全自动大型餐具包装机设备，

酒杯包装机设备，全自动筷子包装机设备，半自动筷子包装机设备等设备。根

据客户需求带领客户参观包装机设备，由技术人员进行设备操作演示，和客户

讲解该设备操作原理，运用到的技术，包括远红外热收缩技术，自动调速技术，

自动切割技术等。对客户提出的疑问耐心解答，直到客户满意。

参观实地现场：业务员带领客户参观完展厅和工厂后，带领客户前往购买

过本公司设备的工厂进行实地考察与参观。来到客户现场，可以更直观的反映

该设备的使用情况和使用过程中具有哪些问题。反映前期所产生的问题，关于

餐具的购买和使用情况，破损情况，如何挑选餐具，以及前期所应投入的成本，

场地大小，员工的安排与薪资，送货车辆的数量和大小等，该设备使用过程中

的污水如何处理，排水系统，以及如何节省材料的开支，考虑后期运用电能还

是燃料发电等问题，运用矿泉水还是井水等。关于客户提出的疑问一一解答，

耐心反馈客户每一点建议，对于后期产品改进具有重要意义。

3.3商务会议

4月7日，由销售业务员刘想和销售经理张欣和技术经理陈潇带客户到公司

会议厅进行双方公司总经理发言，和客户交流，顺利签单，付定金，达成合作。

会前准备：公司行政部负责会场布置，确认投影设备是否完好，可以正常

投影，资料的发放以及记录，台签的名牌以及人物信息核实，身份牌，笔，本，

鲜花，也可以放置一些糖和零食。包括会场四周的装饰和坐席的分配都要有特

色。准备会议资料，提前准备好ppt导入电脑，以便演讲方便。提前检查投影仪

是否正常可用，指示笔是否充满电可以正常使用。

签到：会议现场的应有专有负责人负责签到事项。人数1到2人即可（可

附加两位礼仪小姐）。签到应当精致些，可以设计自己公司的logo，以便保存。

如果您需要分发资料，您应该礼貌的用双手交出信息。接待礼仪人员应随时向

会议组报告出席人数以备忘记重要顾客做出二方案。

秘书部门负责主持会议，主持人宣布此次会议的召开表示欢迎各位的到来，

有请长沙冲顶机械设备有限公司的董事长肖年先生以及戴姆勒餐具消毒有限公

司的总经理博瑞（Baron）发言。接着由公司市场部负责介绍本公司特色产品。

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签约：双方负责人分坐会议桌两侧，确认合同无误即可进行签约合同，签

约时提醒客户签约位置是否准确，阅读清楚合同再签约，避免客户填写错误，

以及盖公司的扣章，签约后交换文本，双方合影留念，签约完成。贵公司交付

总金额百分之30定金，剩余部分等客户验收机器完毕再付款。

3.4游玩娱乐

4月8日，由销售业务员刘想和销售经理刘欣两个人一起带客户去橘子洲，

五一广场，岳麓山游玩以及吃小吃。

带客户去橘子洲头走一走，作为长沙的打卡圣地，橘子洲头是必须游玩参

观的，来到橘子洲头，映入眼帘的就是毛主席的头像，屹立在橘子洲头，橘子

洲头两边缓缓流淌的就是湘江的水，游走在湘江大桥上，吹着迎面而来的江风，

会使人清爽舒服，心情愉悦，阳光明媚，生机勃勃。

领略了湘江橘子洲头美景，带客户去五一广场，五一广场人山人海，热闹

非凡，做为长沙第二打卡地，也是不可少的。可以给客户介绍长沙臭豆腐和糖

油粑粑，长沙大香肠等特色小吃，看客户意愿给客户购买小吃。去长沙特产店

购买几包酱板鸭和臭豆腐，黄桃干给客户带回家乡给亲朋好友品尝。下午带客

户去爬岳麓山，看客户意愿也可以坐缆车到达山顶。在缆车上独览长沙大好风

光，也可以带客户去麓山书院观光。

欢送晚宴安排在菜园子湘菜馆，既然来了长沙，必须吃一顿长沙特色菜，

馆内特色装修，多款店型任客户选择，装修风格独特