长沙金信诺防务技术有限公司销售费用控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1长沙金信诺防务技术有限公司简介....................................1

2长沙金信诺防务技术有限公司销售费用控制制度现状....................1

3长沙金信诺防务技术有限公司销售费用控制制度存在的问题..............3

3.1销售费用预算与实际情况脱节....................................3

3.2费用审批制度不规范............................................3

3.3管理层缺乏与时俱进的管控意识与理念...............................4

4长沙金信诺防务技术有限公司销售费用控制制度优化设计................4

4.1改进预算管理..................................................4

4.2优化财务流程控制..............................................5

4.2.1完善报销流程..............................................5

4.2.2明确审批权限..............................................6

4.2.3健全监督和预警体系........................................7

4.3落实精细化培养................................................8

4.3.1实行奖惩制度..............................................8

4.3.2加强人员素质培养..........................................8

5总结.............................................................9

参考资料.........................................................10

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长沙金信诺防务技术有限公司销售费用控制制度优

化设计

1长沙金信诺防务技术有限公司简介

长沙金信诺防务技术有限公司，成立于2015年，金信诺成员，位于湖南

省长沙市，是一家以从事研究和试验发展为主的企业。企业注册资本5000万

人民币，超过了96%的湖南省同行，实缴资本5000万人民币。

经营范围：工程和技术研究和试验发展;电子、通信与自动控制技术研发;海洋

工程专用设备、导航、气象及海洋专用仪器的制造;销售本公司生产的产品(国

家法律法规禁止经营的项目除外;涉及许可经营的产品需取得许可证后方可经

营)。图1-1为该公司基本组织结构。

董事长

总经理

办公室财务部研发部采购部生产部品质部销售部

图1-1公司基本组织结构图

2长沙金信诺防务技术有限公司销售费用控制制度现状

销售费用是期间费用中的主要组成之一，它会对企业利润的分配产生一定

的影响，某种程度上，它对企业发展的作用十分关键。因此，可以通过对销售

费用进行合理控制，使企业在同行业的竞争中获得先机，从而逐步实现健康、

稳定和可持续发展。长沙金信诺防务技术有限公司销售费用为市场费用、运输

费用、工资及福利费用、仓储租赁费用以及差旅费等。

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长沙金信诺防务技术有限公司在近年来不断调整销售目标以及内部组织结

构，对销售部门各项费用都加以控制，但销售费用的控制并没有达到理想效

果。主要由于销售费用事前的预测、预算控制不及时；过程中，核销工作不够

细致导致控制环节松散；后期没有对销售费用控制效果进行及时评价，没有与

下一时期的销售目标、费用的预算形成循环的闭环管理，出现信息时效性降

低。此外公司在销售费用报销制度方面制定了合理的开支制度但费用包干的销

售费用预算编制不合理、销售费用预算执行与监督不严、销售费用管理的信息

化工具与手段不全、销售费用绩效考核体系不健全。要追求长期发展，就要打

击痛点，以最合理的销售费用来提高企业的经济效益。公司近两年来销售费用

构成如下图所示。

表2-1销售费用主要构成对比明细表

2021-2022年销售费用对比

90

80

70

60

50

40

30

20

10

0

员工薪资广告费用运输费用办公费用水电费仓储费差旅费业务招待费

2021年2022年

在2021年-2022年销售费用情况对比来看，2022年销售费用总体是呈上

升趋势，员工薪资跟广告费用金额变动较大，增长幅度最大的是员工薪资，因

为销售情况比21年有所增长，销售人员的提成也小幅提升。2022年的市场竞

争压力大，为了销售量能得到提高，投入的广告费也有所增加。其余费用由于

物价上涨，合作方要求涨价导致销售费用增长。公司还在发展期，客户也在培

养中，费用控制和审核制度还需进一步改善。

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3长沙金信诺防务有限公司销售费用控制制度存在的问题

3.1销售费用预算与实际情况脱节

随着人们对安全重视，防务及自动化市场的不断扩展等诸多的客观因素，

用户群体不断扩大，越来越多的的竞争对手参与到这场瓜分战争中来。许多企

业为在竞争中获取有利的地位，不断扩张市场，加大对销售费用的投入以抢占

市场份额，除此之外这些企业还对自身的产品以及市场做了清晰的规划，制定

了符合自身情况的市场战略，但他们并非随意加大费用投入，而是制定了灵活

的费用机制来应对市场变化，及时根据市场情况来对费用预算进行调整。

长沙金信诺防务技术有限公司在制定销售预算时主要考虑行业在整体市场

的企业战略和销售目标，即使会根据区域市场状况而进行差异化的费用配置策

略，但市场情况时刻在发生，其销售费用预算的制定没有根据市场变化而进

步，仍然按照原有的预算方式进行制定，预算依据单一。缺乏企业自身的判

断，只会沿用固有的制度。

3.2费用审批制度不规范

第一，违背先审批后支出原则，长沙金信诺的核报审批流程规定，在开展

销售活动前需事先进行申请，获得部门负责人和总经理批准同意后方可进行下

一步。然而，有关部门或人员在现实中却没有严格遵循先审批后行动的程序要

求，一些额度不大的销售费用未按要求事先申请，而是直接使用后再进行报

销，而很多时候相关审核和审批人员也不严格执行流程，仍然同意了这些报

销。公司具体报销审批流程如图3-1所示。

图3-1报销审批流程图

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根据上述流程，当各销售活动销售费用额超支时，财务部只会为其报销预

算范围内的额度。待追加费用申请通过后再按调整额填补差额。报销过程中，

并无系统的信息统计与管控，难免会因人工审核误差而很难发现销售费用超支

的情况。

3.3管理层缺乏与时俱进的管控意识与理念

管理层以追求扩大经营规模的经营理念，随着业务范围的拓展，销售人员

增加，极大地增加了销售费用开支，然而公司管理层还是采用传统的管理机

制，在市场进入成熟期呈现饱和状态下，不惜以价格战争取业务的情况下，这

就造成了销售部门人员为完成销售任务与企业效益背离的失控状况。而且没有

将销售费用率纳入到考核体系中，因此那些销售费用率偏高的部门及人员很难

得到有效的监督与处罚；并且企业未对销售人员的客户维护情况制定明确的

考核标准，随着近年来维护基金、客户维护的开支不断增加，企业却难以考究

其真实性，导致报销的销售费用大于实际的费用开支，同时由于未将客户情况

纳入销售人员绩效考核，有可能导致人工成本在一定程度上被夸大。随着市场

经济不断发展，行业竞争环境更加恶劣，面对激烈的市场竞争，公司如不能形

成科学有效的销售费用管控模式，将不利于企业长期发展。

4长沙金信诺防务技术有限公司销售费用控制制度优化设计

4.1改进预算管理

在编制销售费用预算时，相关人员不但要考虑上一会计期的销售费用实际

支出数据，分析上一会计期销售费用固定和变动的两个部分，还要根据每种产

品的销售费用实际额，结合公司五年以来各类产品应收账款周转情况和销售毛

利率的情况，来调整各项产品的销售费用额度。而对于一些销售情况优秀、回

款速度快、近年来毛利率增长趋势好的产品，公司在进行预算管理时可以适当

的加大对该产品变动性销售费用的投入。最重要的是要根据公司战略目标、市

场情况、产品类别、区域来整体衡量，确定变动销售费用的具体额度。对于固

定性销售费用则不但要参考上期数据，对年度、区域进行差异化管控，还要时

刻注意市场变动，不能固守成规，但是制度一旦实施就需要严格执行。销售费

用预算表见表4-1：

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表4-1销售费用预算表

在进行预算管控时，要对预算的调整严格把控。按照预算比例严格执行，

在面临变化时，公司要对其变化迅速反应，灵活的处理，尽快做出应对的方

案，来迅速的将外界变化给公司造成的影响降到最低。维护好公司利益

4.2优化财务流程控制

4.2.1完善报销流程

规范有效的报销制度能够提高工作效率，避免资源浪费。报销与审核都是

销售费用流程中重要的一环，而长沙金信诺仍然存在费用控制不合理的问题。

一、公司的差旅费、业务招待费和展览费等必须严格执行先申报后审批的原

则，不允许事后补申请的行为，申报人必须严格遵循事先申请原则，填写申报

单、提交相关材料通过审批才能进行下一步活动，并且在完成活动之后要与申

请信息相关联，对费用进行追踪。二、公司应该完善报销材料的填报要求，明

确报销时的注意事项。报销单的内容要明确、清晰、真实、完整，申请报销的

内容活动和费用额度要在规范范围，审批人要对报销单的信息多加留意，避免

有心之人钻空子，严格执行报销标准，同时也能够明确责任，确保报销工作有

效的进行。具体费用报销流程如下图所示。

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图4-1费用报销流程图

4.2.2明确审批权限

企业的费用控制制度能够得到有效反馈要在严格执行和明确规定下才能够

实现，也就是费用控制必须要由审批人员在实际执行中严格遵循，这就要求审

批人员在审批时认真细致，严格遵循审批流程，确保各个流程未被跳过或遗

漏，精神高度集中，严格审核申报材料，对于没有按照规定提交材料或者超出

费用标准额度的要及时发现并且驳回。为了保证费用控制严格执行，公司要明

确权限和标准，明确各个流程的责任，让报销者对报销材料的真实性负责，审

批者对审批行为负责，部门对部门费用负责，督促各部门严格按照预算来使

用，超出部分实行惩戒，一些处罚章程和不定期抽查也很有必要。公司审批具

体内容表如表4-2所示：

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表4-2具体审批内容表

事项终审人所需材料

单笔金额≤2万副总付款单、验

合同签订收单、已签

单笔金额＞2万总经理合同

单笔金额≤1万副总

销售退款

单笔金额＞1万总经理

单笔金额≤1000部门负责人

费用预借款借款单

单笔金额＞1000财务负责人

单笔金额≤1500副总业务招待费

招待费

单笔金额＞1500总经理审批单

单笔金额≤1000副总付款单、费

差旅费

单笔金额＞1000总经理用报销单

工资社保公积金年终奖全部金额总经理

广告费展览费全部金额总经理

严格规定每一个环节审批权限，明确每个销售活动的最终审理人，划分责

任，规定各活动需要材料，避免来回递交材料，浪费人力资源，可以提高效

率；划分活动的经济成本，根据规定找相关人员办理。

4.2.3健全监督和预警体系

在报销过程中，对销售费用支出环节的监督和控制十分重要，是确保工作

有效完成的重要环节，主要工作是财务人员对报销单据再审核，审核内容为：

审批手续是否完整，超额费用是否经过各领导签字同意，相关票据是否完整正

确；对不合规的票据要没收，审批人审批权限是否正确；明确各环节的责任

人，明确各负责人的责任范围；敦促销售部门全体员工按预算控制使用费用，

对于超出预算的费用报销，要严格请示上级，层层递交申请；对各部门进行定

期或者不定期的抽查与全面检查，对销售费用的审计，还有惩罚制度也不可缺

少。表4-3为监督预警体系的具体措施。

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表4-3健全监督预警体系措施表

在监督与预警环节中财务与业务相融合，提高财务人员和业务人员的控制

意识，同时拒绝徇私舞弊。

4.3落实精细化培养

4.3.1实行奖惩制度

首先对销售费用控制过程事前、事中、事后进行整体评价。分区域、分产

品的对比预算调整，对财务指标的实际值和预估值进行具体分析，找出存在的

问题为下一期费用控制提供数据支撑。

然后对整个费用控制过程中参与员工进行评价，将员工的绩效考核与激励

惩处政策相结合，并且将奖惩制度的落实细化到具体每一条规则中。在完成阶

段绩效考核后，给予有关部门或人员物质奖励，物资奖励方面，考核结果与员

工的薪酬奖金直接挂钩，优秀的员工还可以得到礼品、补贴或下一阶段更宽松

的预算额度等奖励，反之则是经济的损失或更加紧张的预算压力；并且企业可

以将考核结果与职务升降相挂钩，使其关系到员工日后的职级考评。对前三名

销售人员发放销售费用专项奖励金。对在销售费用控制环节发生虚假费用等违

规情况的销售人员进行通报与现金处罚。

4.3.2加强人员素质培养

企业要想长远发展，就必须注重员工素质的培养。要想在激烈的市场竞争

中取得一席之地，要注重人才队伍的培养。对长沙金信诺现有的人力资源制度

进行完善，引入更为精细化的ERP系统规范工作流程。

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表4-4人员精细化培养措施表

步骤具体培养方案

按照人才需求计划和招聘程序有效组织人才引进工作，严格要求

人才引进内控岗位的任职条件和职责权限，通过竞争上岗等方式选拔人才

。

选聘人员后对相关的内控人员进行岗前培训，通过定期组织业务

人才培养

培训，不断提高他们的业务水平和职业道德。

建立内控岗位的轮岗制度，明确轮岗条件、周期和范围的要求，

人才流动

形成人力资源的有序流动，全面提升员工素质。

定期对人力资源计划执行情况进行评估总结，分析存在的主要问

总结反馈题和制订相应的解决方案，不断完善人力资源政策，从而促进企

业内控团队的良性循环。

通过对人才精细化的培养，提高公司员工素质，能够对管理水平的提高有

直接作用，是公司销售费用控制更有效，使费用支出更加合理和可控，利于公

司长期发展。