长沙华远信息科技有限公司费用报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1长沙华远信息科技有限公司简介.....................................1

1.1公司简介....................................................1

1.2公司组织框架................................................1

2长沙华远信息科技有限公司费用报销控制存在的问题...................2

2.1费用报销内部控制监督机制不完善...............................2

2.1.1监督机构设置不完善.....................................2

2.1.2奖惩制度不全面.........................................2

2.2费用报销预算管理存在问题....................................2

2.2.1费用报销预算编制方法相对落后...........................2

2.2.2费用报销制度预算执行力不足.............................2

2.3费用报销报销项目不够严谨....................................3

3长沙华远信息科技有限公司费用报销制度优化设计.....................3

3.1加强费用报销内部控制监督....................................3

3.1.1加强费用报销内控制度体系...............................3

3.1.2明确奖惩措施...........................................4

3.2加强费用报销预算管理........................................4

3.2.1完善预算编制...........................................5

3.2.2加强预算执行力度.......................................5

3.3完善控制费用报销报销支出....................................5

3.3.1明确费用报销报销标准...................................5

3.3.2明确费用报销报销流程...................................6

4总结.............................................................7

参考资料...........................................................8

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长沙华远信息科技有限公司费用报销制度优化设计

1长沙华远信息科技有限公司简介

1.1公司简介

长沙华远信息科技有限公司，成立于2020-10-12，原始资本为100万人民

币，它位于湖南省长沙市天心区。

长沙华远信息科技有限公司主要经营方向为：软件开发；网络技术、网络

竞技球类、各种竞技棋牌游戏的研发，互联网信息服务、信息技术咨询，游戏

软件设计制作，公司管理战略策划，公司营销策划，软件服务。公司成立以来

发展迅速，业务不断发展壮大我公司主要经营便携式示波器，我们始终为客户

提供好的产品和服务，让产品在近几年内迅速赢得了市场的青睐。

1.2公司组织框架

图1-1公司基本组织框架

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2长沙华远信息科技有限公司费用报销制度存在的问题

2.1费用报销内部控制监督机制不完善

2.1.1监督机构设置不完善

长沙华远信息科技有限公司对于自身情况从而并没有设置专门的监督机构。

公司的费用报销内部控制很难做到独立、客观、准确，因为目前的内控是由财

务部进行审核和监督的。其自身职责范围本来就较为繁琐，现阶段能做到严格、

细致地对控制活动进行监督已经有一定的难度了，在费用报销内部控制的监督

活动中更是难上加难。

2.1.2奖罚制度不全面

长沙华远信息科技有限公司没有明确规定对费用报销管理执行情况考核实

行奖罚制度，费用报销管理工作的过程中容易与个人的利益挂钩，员工很难做

到尽职尽责。由于公司在进行费用的内部控制管理上，缺乏相应的监督以及奖

惩制度，进而使得公司员工在一定程度上会失去对内部控制的重视程度，同时

也会降低自身进行内控的积极性以及热情。从员工的角度出发，公司员工进行

费用报销的管理以及控制实际上并不能与其自身产生很大的关联性，进而导致

公司员工会存在着忽视对费用控制以及管理的重视程度。

2.2费用报销预算管理存在问题

2.2.1费用报销预算编制方法相对落后

费用报销预算需要分解到企业的多个维度，例如各个责任部门、费用项目、

月度等。年度的费用预算涉及的时间较长，涉及费用预算编制的部门人员比较

庞大。导致公司在费用预算编制方面依旧存在一些问题。在公司当中费用预算

编制人员大多是财务部门的人员，对实际发生情况并没有深入的了解，只是对

一些直接相关的数据进行测算，并不能精准的算出费用报销预算的各个项目的

开支经费，导致编制出的费用报销预算不能反映费用报销项目的真实需求。

2.2.2缺乏健全的管理机制

现阶段，长沙华远科技信息有限公司将财务报销工作作为财务部门的本职

工作之一，因此没有加强管理财务报销，也没有意识其对整个公司发展的影响，

仅仅只是制定一些相关管理规范及报销制度，而没有真正落实日常监督管理。

因此，很多员工为了个人利益会报销一些虚假费用。还有一些公司财务人员并

没有仔细核实报销人提供的原始凭证，最后出现严重的虚假报销情况，导致公

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司损失大量资金。

目前，我国社会市场环境复杂，公司生存压力加大，公司必须要认识到费

用报销管理的重要性，分析其存在的问题，并根据实际情况采取相应解决措施，

以有效提高成本控制质量。

2.3费用报销报销项目不够严谨

长沙华远科技信息有限公司对费用报销报销项目不够严谨，从而使公司费

用报销管理工作没有及时展开和运营，公司在填报报销凭证的过程中，费用报

销单据填写不规范不统一，记载不准确。在财务人员进行报销之后，如果报销

的发票出现虚假情况，那么后期不能及时落实相应的人员，给公司成本带来一

定的增加。

3长沙华远信息科技有限公司费用报销制度优化设计

长沙华远信息科技有限公司对虽然有制定相关的费用报销制度，但是从公

司的现状和情况来看，公司的费用报销内部控制监督和费用报销预算管理还存

在着很多不足，针对以上的问题，将做出以下优化：

3.1加强费用报销内部控制监督

3.1.1加强费用报销内控制度体系

根据公司的实际情况，提出公司费用报销内部控制制度体系，为公司费用

报销实际的内部控制建设提供参考。公司费用报销内部控制组织结构分为四个

层面：决策、管理、执行、监督。决策层面包括：总经理董事会；管理层面包

括：内控工作小组、制度制定小组；执行层面包括：公司内各职能部门；监督

层面是公司财务审计小组。

表3-1公司费用报销内部控制制度列表

制度名称内容控制范围

《公司岗位职责和授权(1)明确划分不相容的岗不相容岗位费用报销的

审批制度大纲》位，并明确各岗位职责。审核。

(2)落实到负责人。

(3)明确审批流程范围。

《公司内部各部门费用（1）规定各部门预算编参加费用报销预算编制

报销预算算编制制度》制的依据。的人员及各部门负责人。

（2）明确预算方法和详

细内容。

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（3）制定预算编制流程

和图示。

《公司差旅费报销标准（1）差旅费的具体标准，公司员工和负责申请审

的定额》预算外支出的审批流程批的负责人。

《公司费用报销预算执等。

行制度》（2）预算执行的流程。

《公司内部控制制度建（1）明确费用报销内部公司全体成员，对费用报

设及监督规定》控制的概念，和对内部控销内部控制执行情况的

制执行的保证措施。监督和考核过程

（2）建立奖惩制度来对

费用报销各项控制过程

中的各项指标进行考评。

（3）建立严格的监机制，

通过独立小组，进行实践

实时或随机的审查费用

内部控制过程的控制点。

通过公司内部控制的组织架构的建设，使公司管理层及决策层能够及时获

得合适的信息；全体员工能够共同参与公司费用报销内部控制制度建设，共同

承担内部控制责任；各管理层级、各部门、各岗位都应明确在费用报销内部控

制中的职责。

3.1.2明确奖惩措施

为了规范长沙华远信息科技有限公司费用报销管理工作，公司将对不按照财

务制度规定的行为作出适当的惩戒，对认真作出贡献的人进行奖励，具体情况

如下：

(1)在单位经济活动中，采取积极的措施，完成业务的活动，节约的费用将作为

奖金奖励给对应的业务人员；

(2)在经营过程中，对能够提出推广使用的节约费用的措施的员工进行奖励，按

照节约费用的程度来区分奖励，相应的奖励有通报奖励、物质奖励、现金奖励

等。

(3)对铺张浪费，不据实填写费用报销单据，有意从公司费用报销中谋取超出大

量预算的个人利益的人员进行惩戒，视情节轻重，惩戒方式有口头警告、通报

批评、降薪、辞退等。

3.2加强费用报销预算管理

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3.2.1完善预算编制

确定重点控制项目预算编制方法，做到专项预算编制有据可依，职务消费从

严抓紧。各业务、职能部门编制的专项经费细化至明细项目，业务核销是逐项

比对，分析差异原因，及时调整。由于公务消费所具有较大的伸缩性，采取5%

的递减率压降指标，财务部向费用报销下达总指标，依据费用报销上报的预算，

结合实际合理分配指标，同时要求严格按照预算执行。

3.2.2加强预算执行力度

完善费用报销预算管理制度，细化审批的流程，让报销人有规可循可以在制

度中明确规定；预算内的一般事项，例如部门行政经费由本部门部级领导进行

审批；专项费用公司级主管领导审批：金额在5万元以上财务主管签字，10万

以上总经理签字。如果某领导因公出差等原因不在单位，预先授权同级别第二

责任人，由他执行审批职责。在执行过程中，可以在办公系统中进行授权审批。

在经办人员上交报销申请时，系统中会出现相应的审批人。审批人的设置按照

费用报销预算制度的规定具体到相应的人。

图3-1费用报销预算执行流程图

3.3完善控制费用报销报销支出

3.3.1明确费用报销报销标准

公司要严格把控费用的使用与报销，由上述公司问题与现状我们可知，该公

司的费用报销超支严重，需对费用支出严格把控，完善公司费用支出的报销程

序，规范费用支出的明细，提高对报销流程的速度和精确度。员工进行相关支

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出的时候有据可依、有理可循，可以更加准确的进行费用的支配和安排，避免

因为过度消费而增加公司的费用开支，进而合理控制公司的经营成本。以公司

的差旅费为例，长沙华远信息科技有限公司费用报销报销标准如表3-2、3-3、3-4

所示。

表3-2长沙华远信息科技有限公司出差交通及出差补助标准单位：元

职务交通工具出差补助

火车船飞机其他

总经理按实按实按实按实按实

总经理助理软卧商务舱头等舱按实200/天

部门经理硬卧三等舱经济舱按实180/天

一般员工硬座经济舱经济舱按实150/天

表3-3长沙华远信息科技有限公司出差员工住宿报销标准单位：元

职位一线城市二线城市三线城市四线城市

总经理按实按实按实按实

总经理助理300元/天250元/天200元/天150元/天

部门经理250元/天200元/天150元/天100元/天

其他员工200元/天150元/天100元/天100元/天

表3-4长沙华远信息科技有限公司员工出差乘用交通工具对照表单位：元

序号交通距离（千米）可选用交通工具

10-200汽车、火车硬座

2200-500汽车、火车硬座、火车卧铺、动车组二等座

3500-1000汽车、火车硬座、火车卧铺、动车组二等座、轮船、

高铁二等座、高铁商务座

41000以上汽车、火车硬座、火车卧铺、动车组二等座、轮船、

高铁二等座、高铁商务座、飞机经济舱、飞机商务舱

3.3.2明确费用报销报销流程

公司要严格的规定员工差旅费的报销流程，对员工申请报销的项目和金额要

进行严格的审核，并要对有关审核人员和报销流程进行严格的监督，提高工作

效率，为规范各部门费用审批及报销程序，结合本公司的具体情况，特制定了

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差旅费报销流程，要求公司员工必须严格按照公司制定的报销流程去实施报销

手续。

差旅费报销流程如下：

图3-2长沙华远信息科技有限公司差旅费报销流程图

4小结

通过本设计可以了解到，目前长沙华远信息科技有限公司在进行费用报销制

度中存在着一定的问题，例如：公司费用报销