集团档案管理工作规范

集团档案管理工作规范

第一章总则

第一条为规范公司档案管理工作，确保公司知识资产

和信息资源的完整与安全，切实有效地发挥档案的作用，根

据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施

办法》、《X集团档案管理工作规范》，结合公司实际情况,

制定本管理规范。

第二条本规范所称档案，是指公司在生产、经营、研

发、管理等活动过程中形成的文字、图表、声像、实物、电

子等不同载体形式的且对公司具有保存利用价值的历史记

录。

第三条本工作规范适用于济宁X水泥有限责任公司档

案管理工作。

第四条公司档案工作以满足公司各项活动在证据、责

任和信息等方面需求为导向，运用现代技术与管理方法，通

过资源整合和开发，为公司研发、生产、经营、管理和持续

发展提供有效服务。

第二章档案工作组织

第五条公司办公室是公司档案工作的归口管理部门，

各职能部门负责各自专业档案的立卷、整理、归档工作，并

妥善保管归档档案，具体业务由办公室负责监督、检查和指

导。

-1-

第六条公司下属各职能部门负责本部门档案的管理

工作，负责本部门各类文件资料的收集、整理和归档工作，

确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第七条公司办公室设档案管理员一名，各职能部门均

需设置专职（或兼职）档案管理员一名，日常工作相对保持

稳定。

1.档案管理员要求大专以上学历或同等知识水平，具有

专业知识。遵纪守法、忠于职守，有高度的责任心和奉献精

神。

2.认真贯彻执行公司下发的档案管理的各项规定，做好

本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。

3.加强业务学习，提高自身业务水平，不断更新知识，

接受新的档案管理技术，提高解决实际工作中出现问题的能

力。

4.做好档案库房内外的清洁卫生和安全防护工作，保持

库房的整洁，维护档案的完整、准确、系统和安全的工作。

第八条各职能部门档案管理员接受公司档案管理员

的业务指导。

第三章档案管理要求

第九条公司设置专用档案库房，配备必需的档案管理

器材，并对所有需归档档案实行集中保管。各部门需自行归

档的档案可暂时保管于本部门专用文件柜中，由档案管理员

或资料员保管。但公司办公室需加强日常管理措施，以便各

职能部门档案管理员对所有档案实施有效管控，确保档案的

-2-

完整与安全。

第十条公司在生产经营活动中形成的具有保存价值

的文件材料，公司所有员工均应配合档案管理部门做好收

集、归档工作，任何部门或个人不得擅自保管或处理。

第十一条公司工商行政类、专利（或专有技术）、商标、

重要经济合同及其他知识产权类文件材料均由公司档案馆

统一保管，确需由相关职能部门保管的权证类、材料，需报

请公司审批后方可自行存档。公司土地证、房产证、经营权

证、荣誉证书、牌匾、工商等证件均由办公室统一保管；税

务证件由财务处自行俣管。

第十二条公司员工岗位变动时，须做好该岗位文件材

料的交接工作，编制移交清单，并经公司人事档案管理员/

资料员签字确认后，方可办理离职手续。

第十三条公司档案管理员（资料员）应参加公司产品

鉴定、项目验收、工程验收、设备开箱验收等活动，并负责

检查、收集应归档的文件材料。其中，设备档案的随机资料

须坚持先收集归档、后利用的原则。

第十四条公司档案管理员名单，应于每年12月25日

报股份公司档案管理部门备案，人员发生变动时，应自变动

之日起一周内报备。

第四章附则

第十五条公司形成的对国家和社会具有保存价值的

或应当保密的档案，应执行国家、集团公司档案法律法规的

相关规定。

-3-

第十六条本规范由办公室负责修订并解释，自下发之

日起执行，本规范施行前下发的有关文件与本规范不一致

的，按照本规范执行。

附件：1.公司档案管理机构及岗位的主要职责

2.公司文件材料归档管理细则

3.公司档案利用管理细则

4.公司档案保密管理细则

5.公司档案统计管理细则

6.公司档案鉴定销毁管理细则

7.公司档案室管理细则

8.公司档案分类、编号试行细则

9.文书档案整理细则

10.其他门类档案整理细则

11.档案工作表单

附件1：

-4-

公司档案管理机构及岗位的主要职责

一、立档部门职责

公司档案管理部门

（一）贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，

建立健全档案工作规章制度。

（二）负责维护和确保档案的完整、准确、系统及安全。

（三）明确公司档案归口管理部门及管理职责。

（四）制订公司档案管理工作计划和实施细则。

（五）负责公司资产与产权变动时依据相关规定做好档

案的处置工作。

（六）负责公司档案管理违规行为的处理，重大损失的

需承担第一责任。

（七）负责组织落实公司档案管理工作的各项要求。

各二级部门

（一）负责确定本部门档案管理员，并明确其工作职责,

监督工作开展。

（二）负责本部门归档文件的收集、整理、移交等工作,

并对文件材料的完整、系统和质量、安全负责。

（三）严格执行档案管理工作制度，接受公司档案管理

员的业务指导，配合做好归口档案各项管理工作。

二、分管领导职责

公司档案分管领导职责

（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，

建立健全公司档案工作规章制度。

-5-

（二）负责组织制订公司档案工作的年度目标和管理要

求。

（三）负责审批公司档案管理工作规范。

（四）负责审批公司档案的鉴定和销毁方案。

（五）负责组织和领导公司各类档案管理活动。

三、档案归口管理部门职责

公司档案管理部门职责

（一）统筹规划公司档案工作，制订公司档案管理工作

规章制度。

（二）负责拟订公司档案工作的年度工作讨划和管理要

求。

（三）负责监督、指导、检查各部门档案管理工作。

（四）负责组织开展公司其他各项档案业务活动。

二级部门职责

（一）负责本部门档案工作的归口管理。

（二）负责落实公司档案管理要求和公可关于档案工作

的各项指令。

（三）配合公司档案管理部门开展其他各项档案管理活

动。

四、档案管理员职责

公司档案管理员职责

（一）负责拟订公司档案工作的业务操作规范。

（二）负责公司档案管理的业务监督与指导。

（三）负责组织开展各项档案管理活动。

（四）负责对各类档案管理违规问题或档案损失事件的

-6-

汇报和处理。

（五）负责公司档案管理的调研分析，拟定改进措施和

建议。

（六）负责公司档案资料的归档管理工作。

（七）负责公司档案鉴定、销毁方案的审核。

（A）负责公司档案的鉴定、销毁、统计工作。

二级部门管理员职责

（一）负责贯彻落实公司档案管理规定，接受公司档案

管理员的业务指导。

（二）负责本部门档案的收集、整理、保管、鉴定、销

毁、统计和利用等工作。

（三）负责本部门档案管理业务指导和监督。

（四）负责拟订本部门档案的鉴定和销毁方案提交公司

档案管理部门审定。

（五）负责本部门档案的日常管理工作。

（六）负责本部门档案室的日常管理，对档案室的安全

负第一责任。

（七）配合公司档案管理员开展其他各项档案活动。

附件2：

-7-

公司文件材料归档管理细则

第一条目的

为规范公司文件材料归档管理工作，结合公司实际，制

订本细则。

第二条文件归档范围

公司在筹备、建设、成立、生产、经营、管理等活动及

产权变动过程中形成的具有现实和长远查考价值的各种载

体形式的文件材料，都应纳入归档范围。

一、文件材料的形成

（一）公司筹备、建设、成立过程中的形成的文件材料:

包括公司成立的可行性研究、申请、批准文件；公司章

程；董事会、经理层构成等文件材料。

（-）公司生产、经营过程中形成的文件材料。

（三）公司合并、重组、分立、结算和破产等产权变动

过程中形成的文件材料。

包括清产核资文件材料、产权变动的法律依据、资产

处置等文件材料。

二、文件材料的主要来源

（一）公司内部各部门形成的文件材料。

（二）各部门应向公司报送的文件材料。

（三）公司引进项目、外购设备仪器等接收的文件材料。

（四）公司执行、办理的外来文件材料。

三、文件材料所属门类

行政管理类、经营管理类、技术管理类、党群工作类、

-8-

设备仪器类、声像档案类、荣誉实物档案等。

四、文件材料的载体

（一）纸质载体文件材料（文字、图纸、表格）。

（二）非纸质载体文件材料：照片、录像带、录音带、

光盘、实物等。

第三条文件材料归档时间

一、固定归档时间

（一）公司形成的管理性文件材料在办理完毕后在次年

一季度归档，归档截止时间为3月底。

（二）科技档案在其项目鉴定前归档；工程项目竣工档

案在项目交工后3个月内归档，周期长的可分阶段、单项归

档；产品档案应定期或按阶段归档。

（三）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收

或接收后由公司档案管理员或（资料员）即时登记归档。设

备仪器的事故报告在事故处理完毕后一个月内移交归档，每

年3月底归档上一年度设备运行记录等需要归档的设备文件

材料。

（四）公司员工外出参加公务活动形成的文件材料应在

活动结束后7天内及时移交归档。

（五）公司会计档案在会计年度终了后由财务部门整理

后自行归档。

（六）职工人事档案在办理完毕后由人事部门整理归

档。

（七）电子文件经确定后由形成部门及时保管，与相应

门类或内容的其他载体形式的文件材料同时移交归档。

-9-

（八）照片、录像、录音、光盘、实物等形式的文件材料

应在其对应的文件材料办毕后7天内及时归档。

二、随时归档时间

（一）对已归档文件材料的变更、修改、补充类的文件

材料。

（二）产品、设备更换的新零部件文件材料。

（三）设备仪器的维修文件材料。

（四）基建项目建设过程中变更、修改、补充的文件材

料。

（五）产权产籍、质量认证、资质信用、合同I办议、知

识产权等文件材料。

（六）公司内部机构变动和干部、员工调动、离岗时留

在个人或部门的应归档的文件材料。

（七）公司资产与产权变动过程中形成的文件材料。

（A）领导视察、重大活动仪式等其他临时活动中形成

的文件材料。

第四条归档要求

（一）归档文件材料必须准确反映公司生产、经营和管

理等各项活动的真实内容和历史过程，确保文件材料真实可

靠，不能随意更改和抽换。

（二）归档的文件材料应经过系统整理，且遵循文件材

料的形成规律，保持其有机联系。

（三）公司档案管理员、各部门档案管理员应按照档案

管理规定做好文件材料的收集、整理和归档工作。

（四）归档的文件材料应完整、准确、系统，其制成材

-10-

料应利于长久保存。归档的图文字迹不能使用铅笔、圆珠笔、

纯蓝墨水、红墨水、复写纸和热敏纸。归档的光盘应是不可

擦除型，录音、录影带、录像带、照片等介质应保证其质量。

（五）归档的文件材料应为原件，因故无原件的可将具

有凭证作用的复制件归档。

（六）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文

（或少数民族文字）材料若有汉译文的应一并归档，无译文

的要译出标题和目录后归档。

（七）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成

一份纸质文件与其一并归档。

（八）归档文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁

的和有专门需要的可适当增加份数。

（九）公司内部两个以上部门合作完成的项目，应由主

办部门的档案管理人员负责文件材料的整理归档。

（十）公司对需移交股份公司的归档文件，编制移交清

册，一式二份，经公司主要负责人审签后，与归档文件一并

移交股份公司一份，一份公司自行存档。

（十一）公司各部门档案管理员应检查本部门归档文件

材料的准确、完整情况，将部门需上交归档文件整理完毕

后，编制归档文件目录，经部门负责人审签后，与归档文

件一并移交公司办公室。

（十二）归档文件的交接双方应认真核发移交清册，并

履行移交手续，移交清册各留一份以备查考。同时，移交

清册纳入文件材料归档范围。

（十三）各部门档案管理人员应认真检查本部门人员提

-11-

交的归档文件，确保档案形成质量，明确档案保管责任。

（十四）科技档案在归档过程中因使用频繁等实际原因

无法即时移交公司归档的，可先由部门资料员先行保管，

但需向公司档案员提供归档清单，待项目结束或设备运行

正常后移交公司档案馆保管，原则上不超过一年。

附件3：

公司档案利用管理细则

-12-

第一条档案是公司宝贵的知识财产，每位员工因工作

的需要，档案管理人员均有义务向其提供档案利用服务。

第二条利用方式：阅览、借阅、复制和摘录。

第三条公司员工利用档案应登记《档案借阅登记簿》，

经审批后方可利用档案。

（一）秘密档案：调阅人办理登记，经调阅部门和档案

归口管理部门双方负责人签字审批后调阅；

（二）绝密档案：调阅人办理登记，经调阅部门、档案

归口管理部门负责人、档案分管领导审核，公司主要负责人

审批后调阅；

（三）无密级档案：调阅人办理登记，经调阅人、所在

部门负责人审批后调阅。

第四条借出档案应在利用期限内及时归还，超出期限

需办理续借手续。借阅人不得将借出档案转借他人。

第五条严禁档案利用人对档案进行划道、圈点、涂改、

折卷、裁剪、拆散、撕毁等损坏档案行为。公司档案管理员

应对归还的档案认真检查，确保档案安全、完整、无误后办

理归还登记手续。发现档案损坏或丢失的，应及时向借阅管

理部门汇报并做好相关记录，由借阅部门对责任者给予相应

处理。

第六条未经批准，任何人不得私自抄录、拍摄、描绘、

复制档案。

第七条绝密档案、珍贵的孤本档案一律不予外借。对

珍贵的孤本档案应进行复制并以复制件代为提供利用。绝密

-13-

档案原则上不予复制，确需复制的由公司档案员对复制件进

行编号控制和建帐管理，复制件使用完毕后应及时收回。

第八条公司档案管理员应对所存档案做到心中有数，

主动了解各部门对档案信息的需求，根据利住工作需要编制

各种检索工具，做好档案利用服务工作。对违反利用规定的

行为，公司档案管理员有权拒绝或当场制止利用，并报请公

司档案分管领导追究行为人的责任。

第九条员工离职或跨单位调动时，应及时归还办理借

阅的档案，经公司档案管理员签字后，人事部门方可办理相

关手续。

第十条公司档案管理员应及时对档案利用效果和典

型案例进行登记，做好利用统计工作。

附件4：

公司档案保密管理细则

-14-

第一条档案是公司宝贵的知识财产，具有机密性。所

涉人员必须遵守国家《保密法》和公司保密工作的各项规定,

坚守保密原则，严格履行保密手续，确保档案信息的安全。

第二条档案保密范围

（一）公司生产经营活动、重大决策中的秘密事项。

（二）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营

规划、经营项目及决策。

（三）公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报

告、重要会议纪要。

（四）公司财务预决算报告及各类财务报表、经营统计

报表。

（五）公司所掌握的尚未公开披露或进入市场的各类信

息。

（六）公司职工人事档案，工资性、劳务性收入及分配

资料。

（七）公司重大项目、科学技术研究中核心技术资料等

秘密事项。

（A）其他由公司或相关部门确定为应为保守的秘密事

项。

以上保密范围事项在一定时间内仅限于一定范围的人

员知悉利用。

第三条档案密级划分、确定原则

（一）公司档案密级分为“绝密”、“秘密”两级。绝

密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受特

-15-

别严重的损害；“秘密”是一般的公司秘密，泄露会使公司

的安全和利益遭受损害。

（二）密级确定

L公司在生产、经营发展过程中，直接影响公司安全和

利益的特别重要的文件资料为绝密级；

2.公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议纪要、

公司经营情况介绍、核心技术资料、人事档案、法律合同（协

议）、职工工资性收入、尚未进入市场或公开披露的各类信

息为秘密级。

第四条档案机密对负责该档案管理的档案管理员不

保密。公司档案管理员应恪守职业道德，严守档案工作中了

解到的机密信息。

第五条严禁传抄、自行翻印秘密、绝密的文件档案材

料。机密档案利用时须严格履行审批手续，未经批准的，严

禁提供利用。

第六条任何个人严禁将机密档案资料带回家中或携

带外出游览、参观、探亲、访友等，出入公共场所。

第七条发现档案泄密事件，发现人员应立即报告公司

档案管理部门，档案管理部门及时进行追查和补救。

第八条违反公司保密规定的，将追究相关人员责任，

情节严重的，将依法追究相关人员刑事责任。

附件5：

公司档案统计管理细则

-16-

第一条档案统计是档案管理工作的重要一环，档案管理

部门应及时、准确的做好本公司的档案统计工作。

第二条档案统计工作主要内容包括档案管理基本情况

统计和档案利用情况统计，具体为：

（-）对年度各类档案整理、归档立件数量的统计。

（二）对档案室各类载体档案数量、保管期限、密级等情

况的统计。

（三）对档案利用情况，包括利用人次、数量及利用效果

的统计。

（四）对档案鉴定销毁情况的统计。

（五）对档案管理体系人员情况的统计。

（六）对档案室设施、设备情况的统计。

第三条档案统计工作必须与档案管理各项工作同步进

行，实事求是地反映档案管理、利用等情况。

第四条档案统计工作应保持连续性。

第五条各部门噌案每年应做好本部门档案归档统计台

帐，并于次年3月底之前将本部门上年度档案归档统计报表报

送至公司办公室，对于公司布置和要求的其他各类档案统计任

务应准确及时完成。

附件6：

公司档案鉴定与销毁管理细则

-17-

第一条公司档案鉴定、销毁工作由公司档案管理部门

统一管理，任何部门、个人均不得私自销毁档案。

第二条档案的鉴定

（一）公司档案鉴定时应成立由专业技术人员、档案管

理人员、档案形成（或保管）部门负责人组成的档案鉴定小

组，负责确定文件保管期限和到期档案的鉴定。

（-）档案的鉴定应根据文件材料对公司所具有的现实

和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。

（三）每年4月份，公司组织对已到保管期限的档案进

行鉴定。经档案鉴定小组鉴定后（特殊的文件材料除外），

对仍需保存的档案重新划定保管期限继续保管，对保管期限

已满且无保存价值的档案登记造册，填写销毁清册，完善相

关审批手续后，缓存一2年实施销毁。

第三条档案的销毁

（一）办公室于每年4月份对库藏档案组织清理，并成

立各专业鉴定小组对到期档案进行逐件、逐页鉴定，拟定存

毁意见。参与档案鉴定的人员应:X备较高的专业水平和强烈

的责任心，熟悉鉴定原则和方法。

（二）办公室将鉴定意见报公司档案分管领导审批，对

经鉴定审批需继续保存的档案重新划定保管期限，其鉴定结

论写入备考表，档案管理员及时对变更项目予以调整。对经

初步鉴定拟销毁的档案编制档案销毁清册，填写《公司档案

销毁申请表》，并在《公司档案销毁申请表》上签署鉴定意

见，明确销毁方式，经公司档案管理部门负责人、分管领导

-18-

审核、总经理审批后组织销毁。

第四条公司档案销毁实行焚毁或粉碎两种方式。

第五条公司档案销毁时，办公室档案管理负责人、档

案员、档案保存部门各派一人参加，同时安排一人监销。监

销人员在销毁档案前，应仔细核对销毁清册所列内容与实物

档案是否一致。档案销毁完毕后，参加人员及监销人员在销

毁清册上注明“**年**月**日已销毁”并署名。

第六条档案销毁后，公司档案管理员应及时在归档文

件目录、备考表上登记注明“已销毁”，调整相关检索工具。

《公司档案资料销毁申请表》及《档案资料销毁清册》永久

保存。

附件7：

公司档案室管理细则

-19-

第一条档案室应设置在远离易燃、易爆物品和水、火

等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置的尽量不要设置在

地下或顶层。

第二条档案室的地面应满足档案及其装具的承重要

求。

第三条根据自身需要及条件设置档案收集、整理、调

阅场所。

第四条档案室内不得从事与档案管理工作无关的活

动，严谨堆放杂物，同时，做好防盗、防火、防尘、防潮、

防虫、防鼠、防光、防污染工作。

第五条档案室应配置温湿度计及灭火器材、防光窗

帘、防盗门窗等必要的设施，有条件的还可配置除尘器、除

湿机、空气净化器等设备。

第六条非档案管理人员原则上不得进入档案室，确因

工作需要进入的，须由档案管理员陪同。档案管理员离开档

案室时应关严门窗，档案室钥匙应由档案管理员专管。

第七条档案装具应符合档案盒、袋的规格、标准，档

案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。

第八条公司档案管理员应定期检查档案室内设备设

施，并按管理要求做好温湿度定期记录工作。发现设备损坏

或缺失情况应及时报告进行维修处理。

第九条档案室内应保持整洁有序，档案管理员应对档

-20-

案柜架进行编号标识，各类档案按顺序排架保管，并编制档

案存放区域示意图。

-21-

附件8：

公司档案分类、编号试行细则

四五

级级级圾三生级四级级级保管是否

五级类目档臬整理基本范围

类代类代类目代类目代代期限上交

目号目号号号号

重大事项1重大事项报告、台账等永久是

政府.集团，股份公司，都室来文收文目朵、处

公司收文2永久是

理悌券、办理情况跟踪表、办结情况等

文件会名.下发的文件、下发签收记录、目录相

公司发文3永久是

关材料

行政

1上投鬃团.股份部室、区域、政府部门请示、报

*信函语料4永久是

行行普

政政行政

A11

管*办公即章管理5公司印章用印申请表、用力材料.用W矍记表永久是

理务

情况通报6本公司违纪.途规等处理通报及相关附件材料永久是

营业执照.组织机构代码证、产品许可证等各项

权证管理7永久是

证件权证办理、年审资料等

活动办公会议题.卷到、记录.议题材料、会议纪荽.

2办公会1永久是

管理决议落实督办记录.传阅单、下发卷收单等

馀合

3企业文化1年度企业文化建设方案，企业文化实施计划等10年否

管理

-22-

人力费源规公司人力资源计划管理、定员定编方案、人力资

1永久是

划源分析等

干部管理2干部考评及任免方面的材料永久是

人事档案龄逸清单、人员谓配、萼动合同管理.

员工关系3高职于统.高职分析.易职报表、劳动纠扮处理永久是

等

高校毕业生跟踪培期记录.培养规划、培养计划、

岗也竞用.翎先争优、请先评优、职件评审方面

人员队伍建设4永久是

1

管理的材杵等方面相关材料

新道人员培训材料、专业培训（培训计划、培训

培训管理5管理制度、培训若到、过程材料、验证材料、活10年否

人动投道等）

力年度招聘计划、部门人员招聘需求计划、招跨过

招聘管理610年否

人事程等方面材杵，

21

行A滓管理主管以上管理人员工作写实卡材料及通报、月度

写实管理710年否

政管工作总结与计划

管理信息系统8新进员工信息表.人力炎源信息系统相关材料10年否

理目标责任制材料（目标责任书框架意见.签订、

清算.年薪考核兑现）、业绩考评材料（工资调

绩效管理1永久是

整报批.年终奖刷（季度奖）净楼发放材料》.

薪酬调环

对标考核管理体系（考帙通报.对标分析会纪委.

对标管理210年否

各部门对标考核材料）

2

考勤材料3考勤表永久是

工费表4工资表、薪酬保险月报表永久是

月度保险增减表.工伤.生育报箱材料.月度公

社保及福利5永久是

积金力漉表、年度保险公积金票数调整等材料

考核咨料6月度工资考核材料（公司级、二级部门考核）永久是

-23-

产值

报、

标月

济指

术羟

、技

产月报

报.生

生产日

、对

分析

统计

表、

费点

.物料

月报

消髭

生产

月投

永久

表

统计报

是

1

筑计

-r