合同管理手册第一版

合同管理手册

（第一版）

2016年2月

目录

总则..............................................................3

1.目的.......................................................3

2.适用范围..................................................3

3.原则.......................................................3

4.相关文件..................................................3

5.手册使用与修订............................................4

第一章招投标阶段合同管理........................................5

1.资信管理...................................................5

2.招标文件评审..............................................5

3.投标商务策划..............................................5

4.投标文件评审..............................................6

第二章合同签订管理..............................................7

1.合同评审...................................................7

2.合同谈判..................................................7

3.合同签署与用印管理........................................7

第三章合同履行管理..............................................8

1.合同交底...................................................8

2.项目商务（法务）策划......................................8

3.合同变更与解除............................................8

4.签证索赔..................................................8

5.结算管理..................................................9

5.1中间结算..............................................9

6.合同履行监控..............................................9

6.1分级监控管理.........................................9

6.2识别监控指标.........................................9

6.3防控措施.............................................10

6.4月度经济活动分析会..................................10

6.5监控考核.............................................10

第四章分包分供合同管理.........................................II

1.合格分包分供商名录........................................H

2.分包分供招标管理.........................................11

3.合同起草..................................................12

4.合同评审.................................................12

5.合同签署..................................................13

6.合同备案.................................................13

7.分包分供结算管理.........................................14

第五章合同资料管理.............................................15

1.合同资料内容..............................................15

2.合同资料收发.............................................15

3.合I可资料传递.............................................15

4.合同资料保管.............................................16

第六章合同总结.................................................16

1.合同总结评价..............................................16

2.合同总结内容.............................................16

2.1合同签订情况.........................................16

2.2合同执行情况........................................17

2.3合同管理工作........................................17

2.4合同条款分析........................................17

第七章合同信息化管理...........................................18

1.合同信息化管理基本要求...................................18

2.数据应用与考评...........................................18

总则

1.目的

2.适用范围

3.原则

4.相关文件

5.手册使用与修订

第一章招投标阶段合同管理

1.资信管理

2.招标文件评审

3.投标商务策划

4.投标文件评审

第二章合同签订管理

1.合同评审

2.合同谈判

3.合同签署与用印管理

第三章合同履行管理

1.合同交底

2.项目商务（法务）策划

3.合同变更与解除

4.签证索赔

5.结算管理

5.1中间结算

5.2竣工结算

6.合同履行监控

6.1分级监控管理

6.2识别监控指标

6.3防控措施

6.4月度经济活动分析会

6.5监控考核

第四章分包分供合同管理

1.合格分包分供商名录

1.1分包分供商的推荐

1.1.1根据各项目部合作过的分包分供商，由项目部推荐给分公司工程部；

1.1.2社会资源，与各项目部没有合作过的分包分供商，统一汇集到分公司

工程部；

1.2分包分供商的考察入库

1.2.1由分公司工程部牵头组织分公司各部门对各种形式推荐到工程部的分

供商进行考核、考察，考核合格的入围中铁建设集团华南分公司合格分供商名录;

1.3分包分供商的评价

1.3.1各项目部在使用分包分供商的过程中，按季度对分包分供商进行评价，

形成书面材料，对于评价分为优秀、良好、不及格三种状态，评价优秀的分供商

为公司下一步优先选用的供应商，评价良好的为公司下一步可以选用的供应商，

评价不及格的为公司禁用的供应商；

1.3.2分包分供商的评价设立以下否决项

1.3.2.1履约过程中分包分供商不按合同实质性条款履约

1.322工人工资发放不及时导致工人闹事、围堵办公室

1.323施工过程中发生严重安全、质量事故

1.4分包分供商名录的动态循环

1.4.1定期将评价不合格的分包分供商纳入项目使用黑名单

1.4.2定期将新的分包分供商纳入合格名录

2.分包分供招标管理

2.1分包分供招标的立项，由项目部工程技术室根据施工安排提前将拟需要

进场的分包分供计划提交至分公司工程部

2.2由工程部核实施工实际进展及施工拟进场分包分供计划的合理性，合理

的分包分供计划由工程部转交给分公司招标采购部，并泥交合格分包分供名录供

招标采购部进行公开招标或邀请招标

2.3招标采购部根据分包分供的要求，结合施工图纸、总包合同进行分包分

供招标文件的编制，并制定标底价

2.4由招标采购部组织各部门对分包分供所回的标书进行公开开标，并做好

开标记录

2.5由招标采购部、经济管理部、工程部、项目部组成联合议标小组，对第

一次开标符合要求的分包分供进行二次议标，并做好记录

2.6经过二次议标后，由招采部部长组织经管部部长、工程部部长、总经济

师、总经理召开定标会，由会议的形式确定中标单位，并留好书面记录

2.7招采部做好合同台账，并做好与项目部的合同交接及交底工作

3.合同起草

3.1项目部商务室根据分公司招采部移交的招标结果，组织项目部全体员工

进行合同起草的商讨会，主要探讨各个部门管理过程中遇到的问题需要在合同中

明确并解决的事情

3.2商务室根据各部门汇总的结果结合招标文件的要求进行合同的起草

3.3起草好的合同需经过项目部班子成员会签，然后上传造价子系统进行合

同评审

4.合同评审

4.1经过项目部会签的合同初稿上传造价子系统

4.2分公司对合同进行评审

4.2.1造价部负责对合同收支进行评审

4.2.2工程部负责对分包分供资质的评审

4.2.3招采部对合同与招标文件的一致性进行评审

4.2.4法务部对合同合规性、集团和分公司强制条款进行评审

425财务部对合同的付款条件和营改增约定进行评审

4.2.6总经济师对合同整体进行把控

43合同评审通过后，及时把合同评审表、会签表、效益分析打印出来，供

项目部各科室主管会签，最后由分公司总经理加批，效益分析显示亏损的合同，

需由项目经理当面向分公司总经理汇报亏损原因及扭亏措施，总经理方能加批意

见

5.合同签署

5.1合同审批通过后，由分包分供商先行签字盖章

5.2分包分供商签字完成后由商务室提交给项目经理签字

5.3项目经理签字同意后交由资料员按公司程序用印

6.合同备案

6.1双方签字盖章完成后，根据各地方不同的规定进行建设局的合同备案工

作

7.分包分供结算管理

7.1过程结算的管理

7.1.1分包分供单位每月20日之前上报上一个月截止到本月20日所施工的

产值，并提交结算审批表

7.1.2工程技术部根据施工现场的进度、安全、质量情况对会签表进行会签,

商务室对材料领用情况、罚款转扣情况进行会签

7.1.3商务室根据分包分供商提交的申请结合会签情况，给出本月结算金额

的意见，与分包分供商达成一致意见后双方签字盖章

7.1.4双方签字盖章后，上传造价系统进行审批

7.1.5审批通过后打印出来会签两份，一份商务室归档建立台账，一份交由

项目部财务室入账登记

7.2最终结算的管理

7.2.1分包分供商完工或者供货完成7天内提交完工结算申请，开提交会签

表

7.2.2工程技术部根据实