发票管理制度

发票管理制度目录1、主要内容与适用范围 12、发票取得行为管理 13、空白发票领购行为管理 34、发票开具行为管理 35、发票保管行为的管理 46、增值税专用发票管理特殊规定 56.1增值税专用发票开具行为管理 56.2增值税专用发票保存及传递行为管理 56.3增值税专用发票作废和冲红的具体要求 66.4已开具增值税专用发票丢失后的处理 76.5责任划分 86.6必须取得增值税专用发票的业务范围 81、主要内容与适用范围本办法依据《中华人民共和国税收征收管理办法》和《中华人民共和国发票管理办法》及《实施细则》，规定了**商场发票取得、开具和保存、传递行为，本办法适用于****各业务部门和各子公司、分公司。2、发票取得行为管理2.1定义发票取得行为是指公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票，并经过验审合格登记入账的行为。2.2审核内容2.2.1各部门需对接收到的发票认真审核，审核内容主要如下：2.2.1.1发票种类是否与所发生的经济业务性质相符合。发票种类只能在其适用范围内使用，以下是主要发票种类与适用范围举例（各地略有不同，可与各地财务部咨询）增值税专用发票：适用于购买商品货物、水电汽等和加工、修理、修配劳务；（此类发票可用于抵扣增值税）增值税普通发票：适用于零星采购日常消费物品；（此类发票不可抵扣公司增值税）各省市地方税务局发行的通用发票（通用机打发票、通用手工发票、通用定额发票）：适用于除按国家规定必须使用专用营业税发票外的大部分服务业务；机动车销售统一发票、二手车销售统一发票：适用于机动车采购业务；公路内河货物运输业统一发票：适用于在境内购买公路、内河货物运输劳务，并且我公司纳税人识别号前打印“+”号标记；（此类发票可用于抵扣公司增值税）建筑业统一发票：适用于建筑安装业务、装修业务；（业务发生地与发票所属地应一致）不动产销售统一发票：适用于房地产交易业务；航空运输电子客票行程单：适用于购买航空电子客票行为；行政事业性收据：适用于政府等国家机关团体行政事业性收费和基金（含专项资金、附加）项目；除以上全国统一规定的发票种类外，各地方税务局还现存在以下发票种类：服务业发票：适用于除广告业、旅馆业、建筑安装业、房屋租赁业、房地产业、技术贸易业、货运代理业、律师业、拍卖行业、全国联运业务、个体旅馆业、个体服务业、照相业、装卸搬运业务等业务外的营业税应税业务。广告业发票：适用广告代理业；房屋租赁业发票：适用于房屋租赁业务。技术贸易发票：适用于技术转让等技术服务业务。律师业、拍卖行业、全国联运业务、照相业发票：适用于律师行业、拍卖行业、全国联运业务、照相业。个体旅馆业和个体服务业发票：适用于个体从事旅馆业和服务业行为。餐饮住宿定额发票：适用于餐饮业、宾馆住宿服务行为。2.2.1.2发票是否印有“发票监制章”，联次是否齐全。多联次凭证，只能以其中的“发票联”作为报销凭证。多联次手写发票必须用双面复写纸套写；2.2.1.3发票客户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位（个人）名称（章）等项目是否填写齐全；是否盖有收款单位财务专用章或发票专用章；2.2.1.4发票注明的开票公司名称、加盖的发票章或财务章、合同签约方、收款方是否相符；2.2.1.5发票内容是否与经济业务相符；2.2.1.6是否有私自扩大开具范围的营业税专业发票或增值税专用发票；2.2.1.7发票各项目不得涂改；票据填写内容要齐全，所有字体出自一人之手。机打发票不得手写。2.2.1.8取得发票后应及时提交财务报账，5,000元以上费用性支出发票不得跨年列支。2.2.1.9是否有其他不符合规定的情况。2.3责任划分各部门在接受发票时应认真检查发票是否符合规定，对于不合规发票财务部拒绝接收。原报销人（发票第一接收人）承担一切责任。3、空白发票领购行为管理3.1定义发票领购行为是指公司办税人员凭发票领购簿、IC卡和税务登记证副本等有关证件到税务局购买合法发票的行为。3.2管理内容3.2.1发票的领购必须由公司专职办税人员办理。3.2.2办税人员对领购的发票应及时进行检查，如有残缺、少份、缺号、错号、上下联错位、未印防伪标记等印制问题，应整本退回。3.2.3严禁向税务机关以外的任何单位和个人购买发票；3.3责任追究处罚3.3.1对未按照规定领购发票导致税务机关罚款的，由直接责任人承担；3.3.2凡私自向税务机关以外的任何单位和个人购买发票或给本单位以外的其他任何单位和个人购买发票，使单位涉嫌虚开、代开发票导致单位被税务机关罚款的，将追究当事人的经济责任，触犯法律的由司法机关追究当事人的刑事责任；4、发票开具行为管理4.1定义发票开具是指当公司发生经济业务时，按经济业务内容向付款方开具合法收款凭证的行为。4.2管理内容所有发票须由财务部或财务部授权人员按发票号码顺序填开，其中增值税专用发票必须由财务部指定人员开具；填写项目必须齐全、准确，与实际交易相符；字迹清楚，不得压线、错格；内容真实，全部联次一次打印，内容完全一致；发票联和抵扣联必须加盖财务专用章或发票专用章；不得以任何理由转借、转让、代开发票；各开票点根据日常发票开具量，预先向财务发票管理人员申请领用，领用人需在“发票领用收回登记簿”上签收。各开票点发票需专人专用，不得相互借用。财部部负责监督各开票点发票使用行为，并不定期实地检查，每年各开票点抽查次数不低于2次。发票需根据完成的定单、合同或审批后的发票申请表开具；礼品卡消费、积分定单不得开具发票，未发生经营业务一律不准开具发票；红字发票的开具需以收到原正数发票为前提；发票开具时限按国家相关规定执行；5、发票保管行为的管理5.1定义发票保管是指对发票领、购、存环节中，对发票的交接、传递、保管行为进行控制，以保证发票安全完整的行为。5.2管理内容所有空白发票自印、领购、领用后，应设置专人和专门地点视为现金管理；各发票保管地点需指定专人负责发票进出，任何发票的领用、归还行为需严格登记“发票领用收回登记簿”，交接签收记录完整。各发票保管地点发票保管人每日必须清点库存发票与登记簿库存是否一致，发生不一致必须查明原因，发生遗失必须立上报公司财务部经理。各开票点已开具发票存根联由开票人按财务部规定顺序装订成册，加盖封面。除仓库开具的普通发票存根联在仓库存档备查外，其他各开票点的已开发票存根联装订后交财务部存档。各发票保管人应保证空白发票、已开具发票、作废发票、发票存根联的安全、有序、完整。否则由此造成的各项损失由各保管责任人承担。6、增值税专用发票管理特殊规定由于增值税专用发票较之普通发票有其特殊性，本部分仅就增值税发票管理中特殊的方面做出规定，其它方面比照上述相关规定执行。6.1增值税专用发票开具行为管理6.1.1定义增值税专用发票开具行为是指公司销售货物、提供加工、修理、修配劳务等增值税应税经济行为时，按规定时限和要求开具增值税专用发票的行为。6.1.2管理内容6.1.2.1增值税专用发票的开具范围6.1.2.1.1财务部应根据业务的经济内容和经济性质，确认确可开具增值税专用发票的才能开具增值税专用发票；6.1.2.1.2下列情形不得开具增值税专用发票向消费者销售应税项目；销售免税项目；销售报关出口的货物、在境外销售应税劳务；将货物用于非应税项目；将货物用于集体福利或个人消费；提供非应税劳务（应征增值税的除外）、转让无形资产或销售无形资产；向小规模纳税人销售应税项目；商业零售的烟、酒、食品、服装、鞋帽（不包括劳保专用的部分）化妆品等消费品；6.2增值税专用发票保存及传递行为管理6.2.1定义增值税专用发票保存行为是指公司按有关规定委派专人分别保存未开具的空白增值税专用发票、已开具的增值税专用发票存根联、购进货物的增值税专用发票抵扣联以及增值税专用发票传递过程发票携带、保存的行为。6.2.2管理内容6.2.2.1财务部及各公司财务部负责增值税专用发票（包括已开发票和空白发票）的保管；6.2.2.2财务部及各公司财务部按照税务机关要求，登记专用发票的领、购、存登记簿；6.2.2.3增值税专用发票抵扣联、销货清单及认证清单应顺序装订成册，由财务部或财务部专人保管，并在封面上写明起止时间、装订份数、进项税额。6.2.2.4增值税发票保存和传递对一项经济业务原则上实行专人管理，则该项业务所涉及的发票传递和保存职责由其个人负责；对确需多人管理的经济业务，其涉及的发票传递和保存职责由管理团队指定专人管理。相关业务人员应主动到财务部领取其办理业务开具的发票，核对一致后进行签收。业务部门在收到财务部开具的发票后，在不迟于发票开出之日后1日内将发票转交或邮寄给购货方，并请对方3日内核对发票内容。对购货方拒收的发票，业务部门应在不迟于接到拒收通知后3日内退还发票至财务，并在财务部门重新开具后1日内将发票交至购货方。业务人员收到供应商开具的增值税专用发票后，应审核发票内容是否清楚、准确，如发现发票代码、发票号码、金额、税额、密码区及纳税人识别号等无法辨认的情况，须先行和供货单位核实、更换。如无特殊情况均在3日内传递到财务部，原则上当月收到的发票必须在月底前传递至财务部。相关责任人必须确保取得的增值税发票完好保存，否则由此产生的一系列后续问题由其负责。6.2.2.5顾客基本信息新建、变更的处理对新开立的企业用户，必须提供如下复印件：增值税一般纳税人资格证书、税务登记证副本、营业执照和开户许可证或加盖公章的开票信息及一般纳税人资格证书。如以上证件变更，则需提供相应复印件以相应变更用户资料。6.3增值税专用发票作废和冲红的具体要求6.3.1作废：销货方在开具专用发票当月，发生开票有误、销货退回等情形，收到退回的发票联、抵扣联符合作废条件的，按作废处理；开具时发现有误的，应即时作废。作废专用发票须在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质专用发票（含未打印的专用发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。同时具有下列情形的，为本规定所称作废条件：（1）收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；（2）销售方未抄税并且未记账；（3）购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”或“专用发票代码、号码认证不符”的。6.3.2冲红：增值税专用发票开出后，发生销货退回、开票有误等情形但不符合作废条件的，或者因销货部分退回及发生销售折让的，销货方应根据税务机关出具的《开具红字增值税专用发票通知单》开具负数发票。6.3.2.1因专用发票抵扣联、发票联均无法认证的，由购买方填报《开具红字增值税专用发票申请单》（以下简称申请单），并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，主管税务机关审核后出具《开具红字增值税专用发票通知单》（以下简称通知单）。6.3.2.2因开票有误购买方拒收专用发票的，且在有效认证期限内的，购买方应提供拒收证明，说明导致开票错误原因、错误的具体项目（如发票开具时间、发票金额、税额等）以及正确内容，销货方须在专用发票认证期限内向主管税务机关填报《开具红字增值税专用发票申请单》（以下简称申请单），主管税务机关审核确认后开具《开具红字增值税专用发票通知单》（以下简称通知单）。销货方根据通知单开具红字专用发票。6.4已开具增值税专用发票丢失后的处理我公司为销货方的，增值税专用发票丢失且在有效认证期内的，相关部门人员应及时向财务部报告，并提供由购买方出具的未收到发票及发票未认证的证明。财务部准备资料到主管国家税务机关办理《丢失增值税专用发票已报税证明单》。我公司为购买方时，应在收到销货方主管税务机关受理的《丢失增值税专用发票已报税证明单》后，拿原发票复印件（加盖销货单位公章）和《丢失增值税专用发票已报税证明单》到主管税务机关认证。6.4.1如果发票联和抵扣联均丢失，无论是购货方还是销货方的原因，都必须由销货方在当地主管税务机关办理《丢失增值税专用发票已报税证明单》，购货方凭对方开具的证明单以及加盖公章的记账联复印件入账；6.4.2如果发票联和抵扣联其中一联丢失，则无须办理《丢失增值税已报税证明单》，可以以其中一联复印件入账或认证；6.5责任划分发票开具有误跨月将不能直接冲红，必须经过税务机关审批后才能够开红字发票。故如果发现发票内容有误，必须立即通知