工程物资采购管理制度

工程物资采购管理制度一、总则1.目的为加强工程物资采购管理，规范采购行为，确保工程物资质量，控制采购成本，提高采购效率，保障工程顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目的物资采购活动，包括但不限于原材料、构配件、设备等。3.基本原则按需采购原则：根据工程实际需求进行采购，避免盲目采购和积压浪费。质量优先原则：确保采购物资符合工程质量要求，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商贿赂或不正当利益。

二、职责分工1.采购部门负责制定采购计划，选择供应商，签订采购合同，组织物资采购、运输、验收等工作。建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。收集市场信息，掌握物资价格动态，进行采购成本分析和控制。2.工程部门提供工程物资需求计划，明确物资规格、型号、数量等要求。参与物资采购合同的评审，协助采购部门进行物资验收。对采购物资的使用情况进行跟踪和反馈。3.质量部门制定物资检验标准和验收流程，负责采购物资的质量检验和验收工作。对不合格物资提出处理意见，并跟踪整改情况。4.财务部门审核采购计划和采购合同，安排采购资金。对采购成本进行核算和分析，监督采购资金的使用情况。5.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。对采购过程中的违规行为进行调查和处理。

三、采购计划管理1.采购计划的编制工程部门应根据工程进度计划，提前[X]天编制物资需求计划，明确物资名称、规格、型号、数量、交货时间等要求，并提交给采购部门。采购部门结合物资需求计划、库存情况、市场供应情况等因素，编制采购计划，经部门负责人审核后报分管领导审批。2.采购计划的调整因工程变更、设计调整等原因导致物资需求计划发生变化时，工程部门应及时通知采购部门，采购部门根据实际情况对采购计划进行调整，并重新履行审批手续。如遇紧急情况需要临时采购物资，采购部门应填写《紧急采购申请表》，说明采购原因、物资名称、规格、型号、数量等信息，经部门负责人审核、分管领导批准后实施采购。

四、供应商管理1.供应商的选择采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购物资的类别和要求，制定供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。采购人员按照供应商选择标准，对潜在供应商进行调查和评估，选择至少[X]家合格供应商，并填写《供应商评估表》。组织相关部门对合格供应商进行实地考察，考察内容包括企业规模、生产能力、质量管理体系、环保情况等。根据考察结果和综合评估情况，确定最终供应商，并签订《供应商合作协议》。2.供应商的考核与评价采购部门应定期对供应商进行考核与评价，考核周期为[X]个月。考核内容包括物资质量、交货期、价格、售后服务等方面，考核方式采用定量与定性相结合的方法，具体考核指标和权重由采购部门根据实际情况确定。根据考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，终止合作关系。3.供应商的动态管理采购部门应及时更新供应商数据库信息，包括供应商的基本情况、合作历史、考核评价结果等。关注供应商的经营状况和市场动态，对于出现重大变化或可能影响物资供应的供应商，及时进行评估和调整合作策略。

五、采购流程管理1.采购申请工程部门根据工程物资需求计划，填写《采购申请表》，详细说明物资名称、规格、型号、数量、需求时间、用途等信息，并提交给采购部门。采购申请表应经部门负责人审核签字，对于金额较大或重要物资的采购申请，还需分管领导审批。2.采购询价采购部门收到采购申请后，根据采购物资的特点和市场情况，选择至少[X]家供应商进行询价。询价内容包括物资价格、交货期、付款方式、售后服务等方面，并要求供应商提供详细的报价单。采购人员对各供应商的报价进行比较和分析，选择性价比最优的供应商作为谈判对象。3.采购谈判采购人员与选定的供应商进行采购谈判，明确物资规格、质量标准、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。谈判过程中，采购人员应坚持原则，维护公司利益，同时灵活运用谈判技巧，争取有利的采购条件。谈判达成一致后，形成《采购谈判纪要》，双方签字确认。4.采购合同签订采购部门根据采购谈判结果，起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务。采购合同经法律部门审核后，提交分管领导审批。采购人员与供应商签订采购合同，并确保合同的有效执行。5.采购执行采购部门按照采购合同要求，组织物资采购、运输、验收等工作。对于需要预付款的采购项目，采购部门应按照合同约定办理预付款手续，并跟踪物资生产进度和交货情况。在物资运输过程中，采购人员应及时了解运输情况，确保物资安全、按时到达。6.采购验收物资到货前，采购部门应通知质量部门和工程部门做好验收准备工作。物资到货后，质量部门按照检验标准和验收流程对物资进行质量检验，工程部门对物资的规格、型号、数量等进行核对。验收合格的物资，由质量部门和工程部门在《物资验收单》上签字确认；验收不合格的物资，质量部门应出具《不合格物资报告》，采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。7.采购付款采购部门根据采购合同和物资验收情况，填写《付款申请表》，附上采购合同、发票、物资验收单等相关资料，提交财务部门审核。财务部门审核无误后，按照公司财务管理制度办理付款手续。

六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险等。分析风险产生的原因和可能造成的影响，确定风险等级。2.风险应对措施针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。例如，对于市场风险，通过市场调研和价格分析，合理安排采购时机；对于质量风险，加强质量检验和供应商管理；对于供应商风险，建立供应商备用机制；对于合同风险，加强合同审核和执行监督。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，对风险应对措施的执行情况进行跟踪和监控。设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的措施进行处理，确保采购活动的顺利进行。

七、采购档案管理1.档案的收集与整理采购部门应负责采购档案的收集和整理工作，包括采购计划、采购申请、采购询价单、采购谈判纪要、采购合同、物资验收单、发票等相关资料。档案资料应按照时间顺序和类别进行分类整理，确保资料的完整性和准确性。2.档案的保管与查阅采购档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理制度执行。因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅，并做好查阅记录。

八、监督与检查1.内部监督审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的控制情况等。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，要求相关部门限期整改，并跟踪