公司费用报销和款项支付结算管理制度

公司费用报销和款项支付结算管理制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范费用报销和款项支付结算行为，提高资金使用效益，保障公司经济业务的顺利进行，根据国家有关法律法规及公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构。3.基本原则费用报销和款项支付结算应遵循以下原则：合法性原则：符合国家法律法规及公司相关规定。真实性原则：报销凭证及支付依据真实、有效。合理性原则：费用支出应与公司经营活动相关且合理必要。及时性原则：及时办理报销和支付手续，不得拖延。

二、费用报销管理1.费用报销范围办公费：包括办公用品、文具、纸张、墨盒、硒鼓等。差旅费：员工因公务出差发生的交通、住宿、餐饮等费用。业务招待费：因业务需要发生的招待客户的费用。通讯费：员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等。运输费：公司运输货物发生的运费等。水电费：公司办公场所发生的水电费用。租赁费：公司租赁办公场地、设备等发生的费用。折旧费：公司固定资产计提的折旧费用。其他费用：与公司经营活动相关的其他合理费用。2.费用报销审批流程费用报销人填写费用报销单，详细注明费用发生日期、事由、金额等，并附上相关原始凭证。部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核，签署意见。财务部门对报销凭证的合法性、合规性及金额准确性进行审核。分管领导根据审批权限进行审批。总经理审批（超过一定金额的费用）。财务部门根据审批后的报销单进行报销支付。3.费用报销凭证要求报销凭证应是合法有效的发票或财政监制的收据等。发票应具备发票联、付款方名称、开票日期、经济业务内容、数量、单价、金额、开票单位等要素，且加盖发票专用章。原始凭证不得涂改、挖补，如有错误，应由出具单位重开或更正，更正处应加盖出具单位印章。除车票、机票等特殊情况外，报销凭证必须是原件。4.费用报销标准办公费：根据实际需求和预算进行控制，定期统计分析。差旅费：按照公司制定的差旅费标准执行，包括交通、住宿、餐饮补贴等标准（具体标准另行制定）。业务招待费：严格控制，不得超过公司规定的年度业务招待费预算总额。招待费用应遵循必要、合理、适度的原则，报销时应注明招待对象、事由等。通讯费：按照公司规定的标准给予补贴（具体标准另行制定），凭发票报销。其他费用：按照相关规定和公司实际情况执行相应标准。

三、款项支付结算管理1.支付结算方式支票：适用于同城范围内的款项支付。汇票：包括银行汇票和商业汇票，适用于同城或异地的款项支付。本票：适用于同城范围内的款项支付。汇兑：适用于异地款项的支付。委托收款：适用于同城或异地款项的收取。托收承付：适用于异地国有企业、供销合作社以及经营管理较好，并经开户银行审查同意的城乡集体所有制工业企业之间的款项结算。网上银行支付：方便快捷，适用于符合条件的各类款项支付。2.款项支付审批流程业务部门根据合同或业务需要填写付款申请单，注明付款事由、金额、收款单位等信息，并附上相关合同、协议等依据。部门负责人对付款申请的真实性、必要性进行审核，签署意见。财务部门对付款申请的合法性、合规性及金额准确性进行审核，核实资金来源及支付条件。分管领导根据审批权限进行审批。总经理审批（超过一定金额的付款）。财务部门根据审批后的付款申请办理支付手续。3.款项支付结算注意事项支票支付：支票应填写规范，字迹清晰，不得涂改。支票有效期为出票日起10天，应在有效期内使用。汇票支付：银行汇票的出票金额、出票日期、收款人名称不得更改，更改的票据无效。商业汇票的承兑期限由交易双方商定，但最长不得超过6个月。网上银行支付：严格按照网上银行操作规程进行操作，确保支付安全。设置合理的支付限额和授权流程。所有款项支付应通过公司指定的银行账户进行，不得通过个人账户或其他非正规渠道支付。对于预付款项，应在合同中明确约定预付款的比例、支付条件及后续结算方式等，并跟踪款项使用情况，确保预付款的安全和有效使用。

四、特殊情况处理1.预付款项管理因业务需要支付预付款的，必须签订正式合同或协议，并在合同中明确预付款的金额、支付时间、结算方式、违约责任等条款。预付款支付后，业务部门应及时跟踪合同执行情况，确保预付款项的合理使用，并按合同约定及时办理结算手续。如因特殊原因需要变更预付款金额或支付时间的，应经相关部门和领导审批同意，并签订补充协议。2.备用金管理公司根据业务需要设立备用金，用于满足日常小额零星支出。备用金申请人填写备用金申请单，注明备用金用途、金额等，经部门负责人、财务部门审核，分管领导、总经理审批后领取备用金。备用金使用人应在规定时间内凭有效凭证到财务部门报销，冲减备用金。如备用金使用完毕需要续借的，应重新办理申请手续。财务部门定期对备用金进行清查盘点，确保备用金的安全和规范使用。3.临时借款管理因临时性业务需要借款的，借款人填写借款申请单，注明借款事由、金额、还款时间等，并附上相关证明材料。按照费用报销审批流程进行审批，审批通过后财务部门办理借款手续。借款人应在规定的还款时间内归还借款，如需延期还款的，应提前办理延期申请手续。

五、监督与检查1.财务部门定期对费用报销和款项支付结算情况进行检查，重点检查报销凭证的真实性、合法性、合规性，审批流程的执行情况，款项支付的准确性和及时性等。2.审计部门不定期对费用报销和款项支付结算进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.对于违反本制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于责令改正、追回违规报销或支付的款项、对相关责任人进行批评教育或经济处罚等；情节严重的，依法