少年宫档案管理制度

少年宫档案管理制度一、总则1.目的为加强少年宫档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在少年宫各项工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于少年宫各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。3.档案定义本制度所称档案是指少年宫在开展教学、培训、活动组织、行政管理等工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理机构及职责1.档案管理部门设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责少年宫档案的集中统一管理。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定和销毁等工作。制定和完善档案管理制度，指导各部门兼职档案员开展工作。开发档案信息资源，为少年宫各项工作提供档案查阅、借阅等服务。做好档案库房的安全管理工作，确保档案的安全与完整。3.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，定期向档案管理室移交。协助档案管理室开展档案整理、编目、鉴定等工作。遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全与保密。

三、档案收集1.收集范围教学档案：包括教学计划、教案、教学总结、学生成绩记录、教学研究成果等。培训档案：培训方案、学员名单、培训教材、培训记录、考核资料等。活动档案：活动策划方案、活动通知、活动照片、视频、活动总结等。行政管理档案：上级文件、少年宫发文、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。师资队伍建设档案：教师个人资料、培训记录、教学成果、考核评价等。设施设备档案：设备购置合同、使用说明书、维修记录、资产清单等。其他具有保存价值的档案资料。2.收集要求各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。档案形成部门应在工作结束后[X]个工作日内，将整理好的档案移交至档案管理室。对于重要的、临时性的活动或项目，应在活动结束后及时将相关档案资料收集齐全。

四、档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类方法采用年度机构保管期限分类法，即先按年度分类，再按机构（部门）分类，最后按保管期限分类。3.整理步骤对收集到的档案进行分类，确定档案的类别和保管期限。去除档案中的金属物、订书钉等，对破损或褪色的档案进行修复。按照一定的顺序对档案进行排列，编写页码。填写卷内目录和备考表，制作档案封面和脊背标签。将整理好的档案装入档案盒，上架排列。

五、档案归档1.归档时间每年[X]月底前，各部门应将上一年度形成的档案整理归档完毕，并移交至档案管理室。2.归档要求归档的档案应符合整理要求，内容完整、准确、字迹清晰、签字盖章齐全。档案应按照分类方案进行归档，不得随意打乱或混淆。电子档案应与纸质档案同步归档，确保内容一致。电子档案应存储在脱机载体上，并进行异地备份。

六、档案保管1.保管期限档案保管期限分为永久、定期（[X]年、[X]年、[X]年）三种。具体保管期限根据档案的重要性和利用价值确定。2.库房管理档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案安全。档案应分类存放，排列整齐，便于查找。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.档案保护对重要的档案应进行备份，以防原件损坏或丢失。对于易褪色、易破损的档案，应采取特殊的保护措施，如复印、数字化等。严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案在利用过程中受到损坏。

七、档案统计1.统计内容档案统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等。2.统计方法档案管理人员应定期对档案进行统计，填写档案统计报表，并于每年[X]月底前将上一年度的档案统计情况报主管领导。3.统计分析根据档案统计数据，进行分析研究，总结档案管理工作中的经验教训，为改进档案管理工作提供依据。

八、档案鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理室定期对保管期满的档案进行鉴定，成立由档案管理人员、业务部门人员和主管领导组成的鉴定小组。鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。对经过鉴定确定销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.销毁程序档案销毁清册经主管领导批准后，由档案管理人员和监销人员共同到指定地点进行销毁。销毁过程中，应确保档案彻底销毁，不得将档案出售或转让给其他单位或个人。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告主管领导。

九、档案查阅与借阅1.查阅制度少年宫内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员只能在档案查阅室查阅档案，不得将档案带出室外。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理室，档案管理人员应认真核对档案，确保档案完整无损。2.借阅制度外单位人员因工作需要借阅档案，应持有单位介绍信，经少年宫主管领导批准后，到档案管理室办理借阅手续。借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、用途等。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、转让或擅自复制档案。如因特殊情况需要复制档案，应经档案管理室同意，并按照规定办理复制手续。借阅人员应按时归还档案，如档案出现损坏、丢失等情况，应承担相应的赔偿责任。

十、档案保密1.保密措施档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。档案查阅室应设置在相对独立的区域，与其他区域进行有效隔离，防止档案信息泄露。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施，如单独存放、限制查阅范围等。2.保密教育加强对档案管理人员和全体员工的保密教育，提高保密意识，确保档案信息安全。定期组织保密培训和考核，使员工熟悉保密制度和要求，掌握保密技能。

十一、档案信息化管理1.信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平，为少年宫各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。2.信息化管理措施建立档案管理信息系统，对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等业务进行信息化管理。对纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。加强档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，防止档案信息被非