工程采购管理制度

工程采购管理制度一、总则1.目的为规范工程采购行为，加强采购管理，控制采购成本，保证工程质量和进度，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工程建设项目的采购活动，包括但不限于建筑材料、设备、构配件、工程服务等的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。公平公正原则：遵循公开、公平、公正的原则，选择合格的供应商，确保采购过程透明。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保工程质量。成本控制原则：在保证质量和满足工程需求的前提下，合理控制采购成本。廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，杜绝不正当交易。

二、采购组织与职责1.采购决策机构成立工程采购领导小组，由公司领导、相关部门负责人组成。负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购预算、采购合同等重要事项。2.采购执行部门设立采购部，负责具体的采购工作实施。其职责包括：编制采购计划和预算，报采购领导小组审批。组织供应商的选择、评估和管理。负责采购合同的起草、签订、执行和监督。协调采购过程中的各项事宜，确保采购任务按时完成。建立采购档案，记录采购活动的相关信息。3.需求部门工程建设项目的使用部门或项目管理部门为需求部门。其职责包括：根据工程建设要求，提出准确、详细的采购需求。参与供应商的评估和选择。配合采购部进行采购合同的签订和验收工作。对采购产品的质量和使用情况进行跟踪反馈。4.其他部门财务部门负责审核采购预算、监督采购资金的使用；法务部门负责审核采购合同的合法性；审计部门负责对采购活动进行审计监督。

三、采购计划与预算管理1.采购计划编制需求部门应根据工程建设进度计划，提前向采购部提交采购需求清单。采购需求清单应包括产品名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间等详细信息。采购部结合需求清单和库存情况，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购时间、采购数量、采购预算等内容。采购计划需经需求部门、采购部负责人审核后，报采购领导小组审批。2.采购预算管理采购部应根据采购计划编制采购预算，采购预算应包括采购成本、运输费用、税费、验收费用等所有相关费用。财务部门负责对采购预算进行审核，确保预算的合理性和准确性。采购预算经采购领导小组审批后，作为采购活动的控制依据。在采购过程中，严格控制预算执行，如遇特殊情况需要调整预算，应按规定程序进行审批。

四、供应商管理1.供应商选择采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括供应商基本情况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等内容。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并向其发送询价函或招标邀请书。组织对潜在供应商进行实地考察和评估，评估内容包括企业资质、生产设备、质量管理体系、人员素质、信誉等方面。综合考虑供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，选择合格的供应商。重要采购项目应采用招标、竞争性谈判等方式确定供应商。2.供应商评估与考核采购部定期对供应商进行评估和考核，评估周期一般为每年一次。评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。建立供应商评估指标体系，采用定量和定性相结合的方式对供应商进行评分。根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估结果为优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于评估结果为不合格的供应商，及时进行整改或淘汰。3.供应商关系管理采购部与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和产品供应情况。对于供应商提出的问题和困难，积极协调解决。定期与供应商召开座谈会，共同探讨合作中存在的问题和改进措施，加强双方的合作与信任。建立供应商激励机制，对于在产品质量、交货期、价格等方面表现突出的供应商，给予一定的物质奖励或其他优惠政策。

五、采购方式与流程1.采购方式招标采购：适用于金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标或邀请招标的方式，选择最优供应商。竞争性谈判采购：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用竞争性谈判采购方式。询价采购：适用于规格标准统一、货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向多家供应商发出询价函，比较报价后选择供应商。单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购流程采购申请：需求部门根据工程建设需要，填写采购申请表，详细说明采购项目、采购数量、采购预算、技术要求、交货时间等内容，并提交给采购部。采购审批：采购部对采购申请进行审核，审核通过后报采购领导小组审批。对于重大采购项目，需经公司领导班子集体决策。采购实施招标采购：采购部编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。竞争性谈判采购：采购部确定谈判供应商名单，组织谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。询价采购：采购部向供应商发出询价函，收集报价，比较后确定供应商。单一来源采购：采购部与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。合同签订：采购部根据采购结果，起草采购合同，经法务部门审核后，与供应商签订合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购验收：需求部门和质量检验部门按照合同要求对采购产品进行验收。验收合格后，出具验收报告。对于验收不合格的产品，采购部应及时与供应商协商解决，要求供应商更换产品或采取其他补救措施。付款结算：财务部门根据采购合同和验收报告，审核无误后办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，确保资金支付的安全和准确。

六、采购合同管理1.合同签订采购合同必须采用书面形式，由采购部负责人与供应商法定代表人或其授权代表签订。签订合同前，采购部应将合同草本提交法务部门审核，确保合同内容合法合规。合同签订过程中，应明确双方的权利和义务，避免出现模糊不清或歧义的条款。2.合同执行采购部负责合同的执行跟踪，及时了解供应商的供货进度和质量情况。供应商应按照合同约定的时间、地点、数量、质量等要求履行交货义务。如遇特殊情况需要变更合同条款，应提前与采购部协商，并签订书面补充协议。需求部门应配合采购部做好合同执行过程中的协调工作，确保采购产品能够及时投入使用。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除后，采购部应及时通知相关部门，如财务部门、需求部门等，并做好相关的账务处理和工作衔接。4.合同归档采购合同签订后，采购部应及时将合同副本及相关资料整理归档，建立合同档案。合同档案应包括合同文本、招标或谈判文件、采购申请、验收报告、付款凭证等资料，以便日后查阅和审计。

七、采购风险管理1.风险识别与评估采购部定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律纠纷等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行等级划分，确定重点关注的风险领域。2.风险应对措施针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。例如，对于供应商违约风险，加强对供应商的管理和考核，签订详细的合同条款，约定违约责任；对于质量问题风险，加强采购产品的检验和验收，要求供应商提供质量保证文件；对于价格波动风险，采用套期保值、签订长期合同等方式进行应对；对于法律纠纷风险，加强合同审核，聘请法律顾问提供专业支持。3.风险监控与预警建立风险监控机制，定期对采购风险进行监测和分析。当风险指标出现异常时，及时发出预警信号。采购部根据风险预警情况，及时调整采购策略和风险应对措施，确保采购活动的顺利进行。

八、监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否合法、采购资金使用是否合理等。采购部应主动接受内部审计监督，积极配合审计工作，及时提供相关资料和信息。对于审计发现的问题，应及时整改，并将整改