工程项目合同管理制度

工程项目合同管理制度一、总则1.目的为加强公司工程项目合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，提高经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目合同的管理，包括但不限于工程建设、设备采购、安装调试、技术服务等合同。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等应符合国家法律法规和政策的要求。平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，不得强迫或欺诈对方。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得显失公平，损害一方利益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。

二、合同管理机构及职责1.合同管理领导小组组成：由公司领导班子成员组成。职责：负责审议合同管理制度、重大合同及合同管理中的重大事项。协调解决合同管理工作中的重大问题。2.合同管理部门组成：公司设立专门的合同管理部门，负责合同的统一归口管理。职责：制定和完善合同管理制度，并组织实施。参与合同的谈判、起草、审查、签订等工作。负责合同的登记、归档、保管等日常管理工作。跟踪合同的履行情况，协调解决合同履行中的问题。负责合同纠纷的处理和诉讼工作。3.项目部门组成：各工程项目的具体实施部门。职责：负责本部门工程项目合同的起草、谈判、签订等工作，并及时提交合同管理部门审查。按照合同约定组织项目实施，履行合同义务。定期向合同管理部门报告合同履行情况，及时反馈合同履行中出现的问题。4.财务部门组成：公司财务部门。职责：参与合同的审查，重点审查合同的付款方式、结算方式等财务条款。按照合同约定办理款项收付，监督合同款项的使用情况。协助合同管理部门进行合同的财务审计和风险评估。

三、合同签订管理1.合同签订流程项目发起：项目部门根据项目需求，提出签订合同的申请，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的基本情况、对方当事人情况、合同标的、价款、履行期限、质量要求等内容，并附上相关项目资料。合同起草：项目部门负责合同的起草工作，合同文本应符合法律法规和公司规定的格式要求，明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等条款。合同起草完成后，提交合同管理部门审查。合同审查：合同管理部门对合同文本进行合法性、合规性、完整性审查，重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在风险漏洞，是否维护公司利益等。对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，合同管理部门应组织法律专业人员进行会审，并出具法律意见。合同审查通过后，由合同管理部门在《合同签订申请表》上签署意见。合同审批：经合同管理部门审查通过的合同，按照公司审批流程提交审批。合同审批应根据合同金额大小、重要程度等确定审批层级，一般合同由项目部门负责人、合同管理部门负责人、分管领导审批；重大合同还需提交合同管理领导小组审议。审批通过后，在《合同签订申请表》上签署审批意见。合同签订：合同审批通过后，由项目部门负责人或其授权代表与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，加盖公司合同专用章或公章。合同签订后，合同管理部门应及时进行编号、登记，并将合同副本分发给相关部门。2.合同签订注意事项合同对方当事人应具备合法的主体资格，具有相应的民事权利能力和民事行为能力。在签订合同前，应要求对方提供营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关证明文件，并进行核实。合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或产生歧义。对于合同标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任、争议解决方式等主要条款，应详细约定，确保双方权利义务清晰。合同中的质量条款应明确质量标准、验收方式、验收期限等内容，确保产品或服务质量符合要求。合同中的价款条款应明确价款金额、付款方式、付款期限、结算方式等内容，避免因价款约定不明产生纠纷。合同中的违约责任条款应明确违约情形、违约赔偿方式等内容，确保对违约行为有明确的约束和赔偿规定。合同中的争议解决方式应明确，一般可选择协商、仲裁或诉讼等方式。在选择仲裁方式时，应明确仲裁机构名称；在选择诉讼方式时，应明确管辖法院。

四、合同履行管理1.合同履行跟踪合同签订后，项目部门应按照合同约定组织项目实施，严格履行合同义务。合同管理部门应定期跟踪合同履行情况，建立合同履行台账，记录合同的执行进度、付款情况、质量验收情况等信息。项目部门应每月向合同管理部门报送合同履行情况报告，详细说明合同履行过程中出现的问题及解决方案。对于合同履行中出现的重大问题，项目部门应及时向分管领导汇报，并会同合同管理部门共同研究解决措施。2.合同款项支付财务部门应按照合同约定的付款方式、付款期限和结算方式办理款项收付。在支付款项前，财务部门应审核相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。对于不符合合同约定或审批程序的付款申请，财务部门有权拒绝支付。项目部门应根据合同履行情况，及时向财务部门提交付款申请，并提供相关证明材料。付款申请应注明合同编号、付款金额、付款理由、收款单位等信息，并经项目部门负责人、合同管理部门负责人审核签字后，报分管领导审批。3.合同变更管理在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同变更申请由项目部门提出，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并附上相关证明材料。合同变更申请经项目部门负责人、合同管理部门负责人审核签字后，报分管领导审批。重大合同变更还需提交合同管理领导小组审议。合同管理部门应对合同变更协议进行审查，确保变更内容符合法律法规要求，不损害公司利益。合同变更协议签订后，合同管理部门应及时更新合同履行台账，并将变更情况通知相关部门。4.合同终止管理合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同自然终止。合同终止后，合同双方应按照合同约定或法律法规要求办理相关手续，如验收、结算、清理等。在合同终止前，项目部门应及时清理合同履行过程中的文件资料，将相关资料移交合同管理部门归档保管。合同管理部门应对合同终止情况进行登记，并对合同履行情况进行总结评价。

五、合同风险管理1.风险识别与评估合同管理部门应定期对合同进行风险识别和评估，重点关注合同的合法性、合规性、信用风险、市场风险、质量风险、价款风险等。对于识别出的风险，应进行详细分析和评估，确定风险等级。合同管理部门可采用问卷调查、专家咨询、案例分析等方法进行风险识别和评估，并建立合同风险数据库，对风险信息进行分类整理和动态管理。2.风险应对措施根据合同风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于低风险合同，可采取常规管理措施，加强合同履行跟踪和监督；对于中等风险合同，应采取重点监控措施，及时发现和解决风险问题；对于高风险合同，应采取特殊防范措施，如要求对方提供担保、增加风险条款等。在合同签订前，应充分了解对方当事人的信用状况、经营情况等，采取必要的信用调查和风险防范措施。对于信用状况不佳或存在重大风险的客户，应谨慎签订合同或采取其他风险控制措施。在合同履行过程中，应密切关注市场动态和对方当事人的经营状况，及时调整合同履行策略，防范市场风险和信用风险。对于出现的风险问题，应及时采取措施进行处理，避免风险扩大。

六、合同纠纷处理1.纠纷预防加强合同管理，严格按照合同管理制度和流程签订、履行合同，确保合同条款明确、合法、有效，避免因合同本身问题引发纠纷。加强合同履行过程中的沟通协调，及时解决合同履行中出现的问题，避免矛盾激化。项目部门与对方当事人之间应建立良好的合作关系，保持信息畅通，定期进行沟通交流。2.纠纷处理流程合同履行过程中如发生纠纷，项目部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。合同管理部门应会同项目部门分析纠纷原因，制定纠纷处理方案。对于一般性纠纷，合同管理部门可组织双方进行协商解决。协商应遵循平等、自愿、公平、合法的原则，寻求双方都能接受的解决方案。协商达成一致后，应签订书面协议，明确双方的权利义务。如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式选择仲裁或诉讼。选择仲裁方式的，应按照仲裁程序向仲裁机构申请仲裁；选择诉讼方式的，应向有管辖权的人民法院提起诉讼。在纠纷处理过程中，合同管理部门应及时收集、整理相关证据材料，配合公司法律专业人员进行诉讼或仲裁活动。3.纠纷处理结果跟踪合同纠纷处理完毕后，合同管理部门应及时跟踪纠纷处理结果的执行情况，确保生效法律文书得到有效执行。对于执行过程中出现的问题，应及时协调解决，维护公司合法权益。合同管理部门应总结合同纠纷处理经验教训，分析纠纷产生的原因，提出改进措施和建议，完善合同管理制度和流程，避免类似纠纷再次发生。

七、合同档案管理1.档案收集合同签订后，项目部门应及时将合同文本及相关附件、审批文件、履行过程中的文件资料等移交合同管理部门归档保管。合同管理部门应对接收的档案资料进行认真核对，确保档案资料完整、准确。2.档案整理合同管理部门应按照档案管理的要求，对合同档案进行分类整理、编号装订。合同档案应按照合同类别、年度、编号等顺序排列，便于查阅和管理。3.档案保管合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设施，确保合同档案的安全保管。合同档案应妥善保管，防止丢失、损坏、泄密等情况发生。合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司规定执行。一般合同档案的保管期限为[X]年，重大合同档案的保管期限为[X]年。保管期限届满后，经公司领导批准，可按照规定进行销毁。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等信