中小高新技术企业内控体系建设

1中小高新技术企业的发展现状中小企业是保持经济活力的源泉，是促进经济发展的动力，是国家经济发展的晴雨表。在它们中，又有一批以创新为使命的企业——中小高新技术企业，它们是以技术研发人员为主体、以技术开发为主要方向、以市场需求为导向的知识密集型实体，主要从事着高新技术产品的研究、开发、生产和销售工作。中小高新技术企业保持核心竞争力的方法之一就是保持创新能力，然而，它们作为我国一支重要的科技创新力量，或受限于没有合适的创新方法，或受限于没有提供创新服务的平台，从而无法保障持续的创新能力，同时，由于近些年受新冠疫情的持续影响，使得停工停产、市场萎缩、融资难等问题凸显，企业在当前愈演愈烈的竞争环境下，不仅要生存下去，更要发展壮大，做到保持创新能力并能够突破重围，所以仅依靠节约成本的方式是难以实现目标的，企业必须构建一套科学有效的内控体系，用科学的方法有效地管理和控制各项工作，作为中小高新技术企业，更应将互联网、云计算、大数据、人工智能等现代技术手段融入研究开发、生产制造、运营管理等环节，创新生产方式，提高经营效率，形成一种良好的企业文化[1]。对于中小高新技术企业而言，应以计算机信息系统为基础，实行全面预算体系，建立控制与效率并重的内部控制体系，推进业务流程的规范化，关注关键控制点[2]。2内部控制规范指引2008年5月，我国财政部、审计署、证监会、银监会、保监会联合印发了《企业内部控制基本规范》（以下简称“企业规范”），为企业内部控制的建立提供了可操作性的指引和依据，企业规范虽要求在上市公司范围内施行，但对中小高新技术企业而言也具有极强的指导意义。根据企业规范的要义，内部控制是指一个企业为了确保经营方针的一贯执行，实现经营战略目标，保障资产完整安全，保证生产经营活动的经济性、效率性和效果性，而在企业内部采取的自我约束、规划、控制和评价的一系列方法与措施的总称。3内部控制体系构建内部控制体系构建分为企业层面和业务层面的构建[3]。企业层面的内控设计属于内控体系的顶层设计，它是内控体系的运行环境，也是内控体系能够有效运行的前提条件；业务层面的内控设计属于内控体系的执行设计，是内控体系运行的实践过程，也是对企业层面内部控制设计的反馈与评价。3.1企业层面的内部控制3.1.1组织架构企业的组织架构决定了部门和人员的岗位设置、职责分工及关系模式，组织架构的有效性直接影响着内部控制体系的整体有效性。第一，组织架构的设计准则。组织架构应当从治理结构、内部机构及权责分配的角度进行筹划。治理结构通常要按照《公司法》的法规设置股东会、董事会、监事会等。内部机构的设置通常是指对内部部门、人员岗位、组织形式的设置，中小高新技术企业应当在内部机构设置上以加强部门协作、提升审批效率为原则，选择倾向于扁平化的组织形式，以提升审批效率、加快信息传递速度、加强部门协作以解决复杂问题。从权责分配的角度上，企业应该在整体风险可控的前提下，赋予研发部门更多的自主权力，以结果为导向，保持研发人员的创新能力。第二，组织架构的设计程序。①梳理现有制度文件及业务流程，重点关注有关组织架构方面的相关制度是否完善、执行是否有效，各业务流程环节是否能够有效控制组织架构风险，最后将组织架构及业务流程以图表的形式描绘出来；②确定业务流程目录，依据企业现有及预计的经营情况对组织架构的运行效果进行敏感性测试，即测试该组织架构在不同状况下的执行反馈情况，确保组织架构能够有效运行，并实现加强部门协作、提升审批效率的目标；③通过设计内部控制手册，使全体员工了解组织架构的设置，明确权责分配，正确行使职权。3.1.2会计核算会计核算是财务管理工作的重要组成部分，是对企业日常业务的记录与评价，强化会计核算能力可以有效提高企业内控管理工作水平。第一，会计核算的作用。会计核算工作通过对资产、负债、权益及现金流的核算，做到准确、及时地对企业经营状况及盈利能力进行反映，合理保证企业财务相关信息的真实、准确、完整，有助于提高经营效率和效果。会计核算工作为企业经营决策的制定提供了重要的科学依据，同时，会计核算工作也逐渐由记录、计量转向分析、预测的管理职能，成为内控管理工作中的重要一环。第二，会计核算能力的强化措施。中小高新技术企业应建立健全财务内控制度，科学、可操作的财务管理制度是会计核算工作的前提和保障。管理层应加强对财务工作的管理、监督和指导，督促各财务人员加强财务基础工作，从财务数据的生成、流转、复核入手，整顿财务基础工作中不规范、不严谨的情况。此外，应注重财务人员的业务素质提升，完善财务人员考核机制，不断提高会计核算工作水平，促进会计核算工作的管理职能转型。3.1.3全面预算全面预算是指以企业经营战略为目标，对企业的各类经营活动、各项资源及各个环节进行分配、考核、控制的过程，是企业全员参与、全过程控制的预算管理过程。第一，全面预算管理的意义。实行全面预算管理可以有效地加强企业内部组织之间的协调沟通，对预算执行偏差情况及时做出反馈，并为工作考核提供重要参考依据。①对企业而言，成功实行全面预算管理是企业综合能力的体现，是各部门协作的成果。实行全面预算管理要求各部门目标统一，因此有助于化解部门之间的矛盾及冲突，保障企业生产经营活动的有序进行。②全面预算管理能够及时监督各项预算的执行情况，对执行偏差进行及时的反馈与调整，合理安排经营活动，降低经营风险。③根据预算实际执行情况的对比分析，为企业进行工作考核提供了重要参考数据，达到全面监督管理的目的。第二，全面预算管理的实施办法。科学编制预算，企业应按照“上下结合”的原则进行预算编制，在预算编制环节将实际执行的反馈情况纳入参考范畴，以此为基础制定各类考核指标，提高预算指标的可执行性及可参考性。有效执行预算，中小高新技术企业应结合自身的经营特点，推行以“科研投入产出管理”为主导的预算理念，以“现金流管理”为基础，将科研投入产出比率纳入考核体系，企业应始终以研发创新为目标，同时兼顾成本效益原则。强化监督预算，企业应建立预算执行反馈机制，对预算的执行及变更情况进行监控，发现执行偏差及时反馈与调整，对具体偏差原因进行分析并制定控制办法。3.1.4计算机信息系统随着计算机信息系统的普及，中小高新技术企业的内部控制呈现出新的特征，即由传统的手工控制，转向了由手工和计算机相结合的控制方式，计算机信息系统的部署，不仅是内部控制系统能够顺利开展的关键前提，更是内部控制系统可以高效运行的重要保障。将计算机信息系统与内部控制相结合，主要是通过数据处理的输入控制、过程控制、输出控制来实现标准化数据输入、自动化程序处理及定制化结果输出的目标。在输入控制方面，可以通过搭建ERP供应链管理系统，将采购、生产、研发、仓储及销售等环节进行数据标准化的录入与存储；在过程控制方面，可以通过在系统中预设各种类型的业务分析及数据分析模型进行经营分析，如预算执行情况的汇总、研发投入产出效率的计算以及经营异常预警的统计等；在输出控制方面，可以将汇总、计算、统计的信息整理后，进行自动汇报，如预算执行偏差的提示、各项经营指标的反馈及经营异常预警的提醒等。3.2业务层面的内部控制业务层面的内部控制是指运用各种控制手段对具体的业务流程进行控制，包括现金流管理控制、研究与开发控制、采购与付款控制、销售与收款控制等，对于中小高新技术企业而言，应着重关注现金流管理控制及研究与开发控制。3.2.1现金流管理现金流是企业价值创造的根本，常常决定了一家公司经营的成败。加强现金流管理是企业生存和发展的内在要求。第一，现金流管理内部控制的设计要求。现金流管理内部控制设计主要包括筹资活动现金流、投资活动现金流和经营活动现金流3个方面。作为中小高新技术企业，首先应实现资金来源的可持续性，重点关注筹资活动现金流的内控设计。第二，筹资方式的选择。针对中小高新技术企业普遍存在轻资产、重发展的特点，在融资方式上应侧重于股权融资，基于股权资金的使用期限长、筹资方式灵活等特点，为企业的发展留足窗口期，同时，战略投资者具有的行业、资源优势，也有助于企业突破发展的瓶颈期。第三，筹资活动现金流的内控设计。筹资活动现金流的内控设计应当从筹资方案的提出及论证、筹资计划的审批及执行、筹资活动的监督与评价几个方面进行设计。①在筹资方案的提出及论证阶段，应以企业经营状况及资金状况为基础编制投资方案，并从战略性、经济性及风险性方面与其他生产经营部门开展充分沟通，对筹资方案进行多方面的可行性论证。②在筹资计划的审批及执行阶段，应做到筹资方案编制与审批的适当分离，贯彻集体决策及方案重大变动的再论证、再审批原则；执行筹资计划时，应制定详细的执行方案并积极推动，及时履行约定还款义务，保持良好的企业信用记录，促进企业再融资的顺利进行。③在筹资活动的监督与评价阶段，应严格监督是否按照预定用途使用资金，保障资金使用的合法性与安全性，对违规使用资金的情况严格追责。3.2.2研究与开发研究与开发的内部控制，是指企业为创造新的应用所开展的研发活动，运用各种技术和方法构建企业自身研发内控体系的动态过程[4]。第一，研究与开发内部控制的总体原则。企业应建立研发流程的全生命周期管理，包括立项、研发过程、成果验收及保护等。针对研究与开发全生命周期进行内控评估，据此确定研发过程的关键控制点，依据不同的控制点确定控制目标及控制措施。第二，研究与开发内部控制的具体流程。对于中小高新技术企业而言，研发活动是企业生存发展的基石，也是增强企业核心竞争力的重要源泉，但受限于资金、人员、设备等条件，企业在保持创新力的同时，还应考虑科研成本带来的影响，即在研发阶段就将采购环节、生产环节的情况纳入设计范畴，如采购非常昂贵或稀缺的材料、用不适合的工艺或设备制造产品等，最终可以突破研发、采购及制造环节的孤立状况，释放整个供应链的创新能力和效率。在立项环节，对新产品或新技术应进行充分的市场调研需求分析，开展可行性研究并编制可行性研究报告。在研发过程方面，搭建材料及器件种类的数据库，进行唯一编码，同时做到数据库中材料及器件是易于采购且成本可控的，研发工程师从数据库中根据工艺数据及客户需求选择材料及器件，从源头解决研发、采购及制造环节的孤立问题。在成果验收及保护方面，首先企业应由专人进行验收并形成报告；其次应及时办理专利申请手续以保护研发成果；最后应建立严格的研发人员管理制度，签署保密协议，保障各方权益。第三，研究与开发内部控制的控制效果。通过对研发流程的全生命周期管理[5]，以规范产品业务数据、缩短开发周期、保障知识产权，从而降低开发成本、提高产品开发效率、增强与采购生产环节的结合程度。3.2.3采购与付款第一，采购业务的内控流程。采购业务的内控流程主要有编制采购计划、筛选供应商、进行采购比价及签订合同、供货进度管理、到货及质检、按约定履行款项支付义务等。第二，采购业务的关键控制点。企业应当重点关注采购计划、采购比价、供货进度管理等关键控制环节，保障采购计划合理、采购成本可控以及采购实际供应可以满足研发生产要求，合理使用付款周期以降低资金成本，定期对采购计划、采购价格、采购质量、合同履行情况等进行复核，寻找采购业务的薄弱环节并优化流程，提升采购效能。3.2.4销售与收款第一，销售业务的内控流程。销售业务的内控流程主要有制定销售计划、客户开发、需求分析、客户沟通与谈判、签订销售合同、发货、应收账款管理、售后维护等。第二，销售业务的关键控制点。企业应重点关注客户开发及需求分析、应收账款管理等环节，将客户需求分析及变动情况及时传递给研发人员，同时应加强应收账款回款的管理工作，为应对中小高新技术企业面临的融资难及资金周转困难等问题，企业应将现金流的获取方式逐步由股权融资、债权融资等外部方式逐步转换为以销售收款为主的内生方