样品管理制度

样品管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司样品的管理流程，确保样品的有效收集、妥善保管、合理使用及安全处置，保证样品信息的准确性和完整性，为公司的产品研发、质量控制、市场推广以及客户服务等活动提供有力支持。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及样品管理的部门和人员，包括但不限于研发部门、生产部门、质量控制部门、销售部门、市场部门以及客户服务部门等。涵盖公司生产或经营的各类产品及其相关的原材料、零部件样品。3.职责分工样品管理部门负责制定和完善样品管理制度，并监督制度的执行情况。统筹样品的整体管理工作，包括样品的接收、登记、存储、分发、回收、处置等环节的协调与管理。建立样品管理台账，记录样品的详细信息，确保账物相符。定期对样品管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。使用部门根据工作需要，提出样品使用申请，明确使用目的、用途、数量、使用期限等信息。按照规定的流程使用样品，并妥善保管样品，确保样品在使用过程中的完好和安全。在使用完毕后，及时将样品归还样品管理部门，并反馈使用情况。研发部门负责研发过程中样品的制备、测试、分析等工作，确保研发样品的质量和性能符合要求。对研发样品的相关数据和信息进行记录和整理，为产品改进和新产品研发提供依据。在研发项目结束后，及时将研发样品移交样品管理部门进行妥善保管或处置。质量控制部门负责对样品进行质量检验和检测，确保样品质量符合相关标准和规范要求。对检验检测结果进行记录和分析，及时反馈质量问题，并跟踪整改情况。参与样品的验收工作，对样品的质量状况进行评估。销售部门和市场部门根据市场推广和销售活动的需要，向样品管理部门申请样品用于客户展示、市场调研、产品试用等。负责向客户介绍样品的特点、性能和优势，收集客户对样品的反馈意见，并及时反馈给样品管理部门。在样品使用过程中，确保样品的安全和完整，避免样品丢失或损坏。客户服务部门负责处理客户对样品的咨询和需求，根据客户要求向样品管理部门申请样品提供给客户。跟踪客户对样品的使用情况，及时协调解决客户在使用过程中遇到的问题。收集客户对样品的评价和建议，并反馈给相关部门。

二、样品的分类与标识1.样品分类按产品类型分类：将公司生产或经营的各类产品及其相关的原材料、零部件样品进行分类，如成品样品、半成品样品、原材料样品、零部件样品等。按用途分类：分为研发样品、质量控制样品、市场推广样品、客户服务样品等。按来源分类：包括自制样品、外购样品、客户提供样品等。2.样品标识每个样品应具有唯一的标识，标识内容应包括样品编号、样品名称、规格型号、批次、生产日期、来源等信息。样品标识应清晰、牢固，易于识别和追溯。标识方式可采用标签粘贴、挂牌、刻印等方式。对于一些特殊样品，如易燃易爆、有毒有害等样品，应在标识上注明相应的警示标识和安全注意事项。

三、样品的接收1.接收流程样品管理部门收到样品后，应及时填写《样品接收登记表》，详细记录样品的名称、规格型号、数量、来源、接收日期、送样人等信息。对样品的外观、包装等进行检查，确保样品完好无损，包装符合要求。如发现样品存在问题，应及时与送样人沟通，并做好记录。将样品与《样品接收登记表》进行核对，确认无误后，在《样品接收登记表》上签字确认，并将样品妥善存放。2.特殊样品接收对于易燃易爆、有毒有害等特殊样品，应按照相关安全规定进行接收和存储。接收时，送样人应提供样品的安全技术说明书、MSDS（化学品安全技术说明书）等资料。样品管理部门应安排专人负责特殊样品的接收和管理，确保接收过程安全可靠。接收后，应将特殊样品存放在专门的安全区域，并设置明显的警示标识。

四、样品的存储1.存储环境根据样品的特性和要求，选择合适的存储环境，确保样品质量不受影响。存储环境应满足温度、湿度、通风、防火、防盗、防虫等条件。对于不同类型的样品，应分类存放。例如，成品样品、半成品样品、原材料样品、零部件样品等应分别存放，避免混淆。对于一些易受潮、易氧化、易变质的样品，应采取相应的防潮、抗氧化、防腐等措施，如密封包装、使用干燥剂、充入惰性气体等。2.存储设施配备必要的存储设施，如样品柜、货架、仓库等。存储设施应保持清洁、整齐，定期进行检查和维护，确保其正常使用。根据样品的存储要求，对存储设施进行合理布局。例如，将易燃易爆样品存放在专门的防爆仓库中，将贵重样品存放在保险柜中。在存储设施内设置明显的标识牌，标明样品的类别、存放位置等信息，便于查找和管理。3.库存管理建立样品库存管理制度，定期对样品进行盘点，确保账物相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次。对盘点中发现的问题，如样品丢失、损坏、账物不符等，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。根据样品的使用情况和库存数量，合理控制样品库存水平，避免积压或缺货。对于长期未使用的样品，应进行定期清理和处置。

五、样品的分发1.分发流程使用部门如需使用样品，应填写《样品使用申请表》，详细说明使用目的、用途、数量、使用期限等信息，并经部门负责人审批后提交给样品管理部门。样品管理部门收到《样品使用申请表》后，对申请内容进行审核。审核通过后，根据申请要求准备样品，并填写《样品分发登记表》，记录样品的编号、名称、规格型号、数量、分发日期、领取人等信息。样品管理部门将样品及《样品分发登记表》一并交给领取人，领取人在《样品分发登记表》上签字确认后领取样品。2.分发原则样品分发应遵循按需分配的原则，确保样品用于正当的工作目的，避免浪费和滥用。对于贵重样品、限量样品等，应严格控制分发数量和使用范围，确保样品得到合理利用。在分发样品时，应告知领取人样品的使用注意事项和归还要求，确保领取人正确使用和妥善保管样品。

六、样品的使用1.使用要求使用部门应按照《样品使用申请表》中规定的使用目的和用途使用样品，不得擅自更改样品的用途。在使用样品过程中，应严格遵守相关操作规程和安全规定，确保使用过程安全可靠。如涉及特殊操作或安全风险，应提前采取相应的防护措施。使用部门应妥善保管样品，防止样品丢失、损坏、变质等情况发生。如发现样品存在问题，应及时与样品管理部门沟通，并采取相应的措施进行处理。2.使用记录使用部门应建立样品使用记录，详细记录样品的使用过程、使用时间、使用人员、使用结果等信息。使用记录应真实、准确、完整，便于追溯和查询。在使用样品进行测试、分析等工作后，应及时整理和保存相关数据和报告，并将其反馈给样品管理部门。

七、样品的回收1.回收流程使用完毕后，使用部门应及时将样品归还样品管理部门，并填写《样品归还登记表》，记录样品的编号、名称、规格型号、数量、归还日期、归还人等信息。样品管理部门收到归还的样品后，对样品的外观、数量、完整性等进行检查，确保样品完好无损，数量相符。如发现样品存在问题，应及时与使用部门沟通，并做好记录。将归还的样品与《样品归还登记表》进行核对，确认无误后，在《样品归还登记表》上签字确认，并将样品重新存放。2.特殊情况处理如因特殊原因无法按时归还样品，使用部门应提前向样品管理部门申请延期归还，并说明原因。经样品管理部门批准后，方可延期归还。对于在使用过程中损坏或丢失的样品，使用部门应及时向样品管理部门报告，并说明原因。样品管理部门应根据实际情况进行调查和处理，如要求使用部门赔偿、补充样品等。

八、样品的处置1.处置原则样品处置应遵循环保、安全、经济的原则，确保样品得到合理处置，避免对环境造成污染和资源浪费。根据样品的性质和使用情况，选择合适的处置方式，如销毁、报废、回收利用、捐赠等。2.处置流程对于需要处置的样品，使用部门或样品管理部门应填写《样品处置申请表》，详细说明样品的名称、规格型号、数量、处置原因、处置方式等信息，并经部门负责人审批后提交给样品管理部门。样品管理部门收到《样品处置申请表》后，对申请内容进行审核。审核通过后，根据样品的处置方式进行相应的处理。对于销毁的样品，应选择合适的销毁方式，如焚烧、粉碎、化学处理等，确保样品彻底销毁，无法再被使用或流通。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、操作人员等信息。对于报废的样品，如已无使用价值但仍有一定回收价值的，可以进行回收利用。回收利用应按照相关规定进行，确保回收过程安全环保。对于一些可捐赠的样品，应选择合适的捐赠对象，并办理相关捐赠手续。捐赠过程应进行记录，包括捐赠时间、捐赠对象、捐赠物品等信息。3.处置记录样品管理部门应建立样品处置记录，详细记录样品的处置过程、处置时间、处置方式、处置结果等信息。处置记录应真实、准确、完整，便于追溯和查询。

九、样品的信息化管理1.建立样品管理系统公司应建立样品管理信息化系统，将样品的基本信息、接收记录、存储记录、分发记录、使用记录、回收记录、处置记录等纳入系统管理，实现样品信息的实时查询、统计分析和动态管理。样品管理系统应具备权限管理功能，不同部门和人员根据其职责和权限访问相应的样品信息，确保样品信息的安全和保密。2.数据维护与更新样品管理部门应指定专人负责样品管理系统的数据维护和更新工作，确保系统中的样品信息与实际情况保持一致。定期对样品管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失或损坏。备份数据应妥善保存，保存期限根据相关规定执行。

十、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对样品管理工作进行审计，检查样品管理制度的执行情况、样品管理流程的合规性、样品库存的准确性等。审计人员应通过查阅文件、记录、实地盘点等方式进行审计，并出具审计报告，提出改进意见和建议。2.日常检查样品管理部门应定期对样品的存储、使用、回收、处置等情况进行检查，及时发现和解决存在的问题。使用部门应配合样品管理部门的检查工作，如实提供样品使用和管理情况的相关信息。3.整改措施对于监督检查中发现的问题，责任部门应及时制定整改措施，并限期整改。整改措施应明确整改目标、整改内容、整改责任人、整改期限等。样品管理部门应对整改情况