物业采购管理制度

物业采购管理制度一、总则（一）目的为了规范物业采购行为，加强采购管理，确保采购工作的规范化、制度化、科学化，保证物业项目所需物资和服务的及时供应，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司各物业项目及职能部门的所有采购活动，包括但不限于各类物资采购、设备采购、服务采购等。

（三）采购原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.效益性原则：在满足物业项目需求的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。3.质量优先原则：确保所采购的物资和服务符合规定的质量标准和要求。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，防止不正当竞争。5.诚实守信原则：与供应商建立诚信合作关系，严格履行采购合同。

二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层领导、财务部门负责人、相关业务部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目、采购预算、采购政策等，对采购工作进行宏观指导和决策。

（二）采购执行部门1.采购部门负责制定采购计划，组织实施采购活动，包括供应商的选择、采购合同的签订与执行等。建立和维护供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。收集市场信息，分析物资和服务价格走势，为采购决策提供参考。协调与其他部门的关系，解决采购过程中的问题。2.需求部门根据物业项目实际需求，提出物资和服务采购申请，明确采购规格、数量、质量要求等。参与采购过程中的技术谈判、验收等工作，对采购物资和服务的质量负责。协助采购部门进行供应商管理，提供供应商评价意见。

（三）相关部门职责1.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。对采购成本进行核算和分析，提供财务建议。2.质量控制部门制定物资和服务的质量验收标准和流程。参与采购物资和服务的到货验收工作，对质量问题提出处理意见。3.法务部门审核采购合同，确保合同的合法性和有效性。为采购活动提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷。

三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据物业项目实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的合理性和必要性，签字后提交采购部门。

（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请后，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的具体内容、采购时间、采购方式等。2.采购计划经采购部门负责人审核后，报采购决策委员会审批。对于重大采购项目，采购决策委员会应组织相关部门进行论证，确保采购计划的科学性和合理性。

（三）供应商选择与管理1.供应商选择采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、生产能力、产品质量、信誉等方面的考察。组织相关人员对符合资格的供应商进行实地考察或样品测试，评估其供应能力和产品质量。根据考察和评估结果，选择合适的供应商，并建立《供应商档案》，记录供应商的基本信息、联系方式、合作历史、评价等内容。2.供应商管理采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估为优秀的供应商，可给予一定的奖励或优先合作机会；对于评估为不合格的供应商，应及时终止合作，并在供应商档案中注明。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。

（四）采购实施1.采购方式选择根据采购物资或服务的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。对于达到一定金额标准的采购项目，应按照公司规定的招标程序进行招标采购，确保采购过程的公平、公正、公开。2.采购谈判在采购实施过程中，采购部门应与选定的供应商进行采购谈判，就采购合同条款进行协商，争取最有利的采购条件。谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情和供应商情况，合理运用谈判技巧，维护公司利益。3.采购合同签订采购谈判达成一致后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应经法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。采购合同签订后，采购部门应将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好相应的准备工作。

（五）采购验收1.物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量控制部门做好验收准备。2.物资到货时，采购部门、需求部门和质量控制部门共同对物资进行验收。验收内容包括物资的规格、型号、数量、质量、外观等方面。3.对于验收合格的物资，验收人员应在《验收单》上签字确认；对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商更换或处理，直至验收合格。4.采购部门应及时将验收情况反馈给财务部门，以便财务部门办理付款手续。

（六）采购付款1.采购物资和服务验收合格后，需求部门应根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，提交财务部门审核。2.财务部门对《付款申请表》进行审核，确认采购事项的真实性、合法性和准确性，审核通过后报公司领导审批。3.公司领导审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。

四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度经营计划和物业项目需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购物资和服务的种类、数量、金额等信息。2.采购预算编制过程中，采购部门应与需求部门、财务部门等相关部门进行沟通协调，确保预算的合理性和准确性。3.年度采购预算经采购决策委员会审批后，下达给各部门执行。

（二）预算执行与控制1.各部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如有特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申请和审批。2.采购部门应定期对采购预算执行情况进行分析和监控，及时发现预算执行过程中的问题，并采取相应的措施进行解决。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，对超预算采购的项目不予付款，并及时向公司领导报告。

五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.针对识别出的风险，采购部门应分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。

（二）风险应对措施1.市场风险应对关注市场动态，及时收集市场信息，分析市场价格走势和供应情况，合理安排采购时间和数量，降低市场风险。与多个供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商，分散供应风险。2.供应商风险应对加强对供应商的管理和评估，定期对供应商进行实地考察和评价，确保供应商的供应能力和产品质量。在采购合同中明确供应商的违约责任，对供应商的违约行为进行约束和惩罚。3.质量风险应对严格制定物资和服务的质量标准和验收流程，加强对采购物资和服务的质量检验。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对质量问题及时进行处理。4.合同风险应对采购合同应经法务部门审核，确保合同条款的合法性和有效性。加强对采购合同的执行和监督，及时发现和解决合同履行过程中的问题。5.付款风险应对严格按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续，避免逾期付款。对供应商的付款情况进行跟踪和监控，确保付款安全。

六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应及时发现采购过程中存在的问题，并提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。

（二）外部监督1.接受