设备档案管理制度

设备档案管理制度一、总则1.目的为了加强公司设备档案的科学管理，确保设备档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥设备档案在公司生产、经营、管理及设备维护、改造、更新等工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有设备从规划、选型、购置、安装调试、使用、维护、改造、更新直至报废全过程中形成的各类文件材料的管理。3.职责分工设备管理部门负责制定和完善设备档案管理制度，并组织实施。归口管理设备档案，负责设备档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架及日常保管等工作。指导和监督各部门设备档案的形成、积累和整理工作。负责设备档案的借阅、查阅、归还等管理工作，确保设备档案的安全和有效利用。参与设备的验收、交接、报废等工作，负责提供相关设备档案资料。各使用部门负责本部门设备档案的形成、积累和初步整理工作，指定专人负责收集、整理本部门设备在运行、维护、检修等过程中产生的文件材料，并定期移交设备管理部门。配合设备管理部门做好设备档案的整理、鉴定、销毁等工作。在设备档案管理部门的指导下，做好本部门设备档案的查阅、借阅等工作。档案管理部门负责对设备档案管理工作进行监督和指导，参与设备档案的鉴定、销毁等工作。按照国家有关档案管理的规定，对设备档案进行统一管理，确保设备档案的规范存放和安全保管。

二、设备档案的归档范围1.设备前期管理文件设备规划书、可行性研究报告、技术经济论证报告等。设备选型的技术资料，包括设备样本、技术协议、说明书、操作手册、维修手册等。设备购置合同、订货协议、运输文件、开箱验收记录等。设备安装调试方案、安装调试记录、验收报告等。2.设备运行与维护文件设备操作规程、维护保养规程、安全操作规程等。设备运行记录，如运行日志、运行参数记录、故障记录等。设备维护保养记录，包括定期保养记录、日常维护记录、润滑记录、检修记录等。设备维修计划、维修申请单、维修工单、维修总结等。设备的技术改造方案、改造记录、改造验收报告等。设备的润滑图表、油质化验报告等。3.设备技术资料设备的设计图纸、装配图、零件图、电气原理图、液压系统图、气动系统图等。设备的技术文件，如设备的技术说明书、使用说明书、维修说明书、安装图册等。设备的技术性能参数、精度指标、生产能力等资料。设备的易损件清单、备件图纸等。4.设备管理文件设备台账、设备卡片、设备履历表等。设备的购置计划、更新计划、报废计划等。设备的事故报告、事故分析处理记录等。设备的评优、奖励等文件。

三、设备档案的收集与整理1.收集要求设备管理部门及各使用部门应明确设备档案收集责任人，按照归档范围及时收集设备在各个阶段形成的文件材料，确保设备档案的完整性。对设备档案收集过程中发现的短缺、不完整或不准确的文件材料，应及时进行补充、修正或完善。设备档案收集责任人应定期对收集到的文件材料进行核对，防止丢失或损坏。2.整理原则遵循设备档案的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，按照设备的种类、型号、台套等进行分类整理。分类应科学合理，便于查找和利用，同一设备的档案应集中整理，不得分散。对设备档案中的文件材料应进行系统排列，按照文件的重要程度、时间顺序等进行编号、装订。3.整理方法分类：根据设备档案的内容和性质，将其分为设备前期管理、运行与维护、技术资料、管理文件等几大类，每大类再细分为若干小类。编号：采用统一的编号规则对设备档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号可采用设备编码+档案类别代码+顺序号的形式，如"SB001QM001"，其中"SB001"为设备编码，"QM"为前期管理档案类别代码，"001"为顺序号。装订：对纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一后再进行装订。装订应牢固、整齐，不得有漏页、掉页等现象。编目：编制设备档案目录，目录应包括设备名称、编号、档案类别、文件题名、日期、页号等信息，以便于查找和利用。

四、设备档案的保管1.保管环境设备档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合档案保管要求，便于档案的存放和查阅。2.保管方式设备档案应按照分类编号顺序进行上架保管，做到排列有序、存放整齐，便于查找和利用。对重要的设备档案应进行备份，备份可采用电子文档或纸质文档的形式，分别存放在不同的地点，以防止档案丢失或损坏。定期对设备档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保设备档案的安全和完整。3.保管期限设备档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为永久、长期和短期三种。永久保管的设备档案主要包括设备的重要技术资料、设备的购置合同、设备的验收报告、设备的事故报告等。长期保管的设备档案主要包括设备的运行记录、维护保养记录、维修记录等，保管期限一般为10年30年。短期保管的设备档案主要包括设备的一般性文件材料，保管期限一般为3年5年。设备档案保管期限届满后，应按照公司档案鉴定销毁制度进行鉴定和销毁。

五、设备档案的利用1.借阅管理因工作需要借阅设备档案的，应填写《设备档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到设备管理部门办理借阅手续。设备管理部门应对借阅申请进行审核，对符合借阅条件的，予以批准，并将设备档案借给借阅人。借阅人应在规定的期限内归还设备档案，如需延期借阅，应重新办理借阅手续。借阅人应妥善保管设备档案，不得转借、涂改、污损、丢失，如发现设备档案有损坏或丢失情况，应及时报告设备管理部门，并承担相应的责任。设备档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，应经设备管理部门负责人批准，但最长不得超过[X]个工作日。2.查阅管理因工作需要查阅设备档案的，应填写《设备档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到设备管理部门办理查阅手续。设备管理部门应对查阅申请进行审核，对符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并提供必要的查阅场所和设备。查阅人应在规定的场所内查阅设备档案，不得擅自将设备档案带出查阅场所。查阅人应遵守查阅纪律，不得在设备档案上进行标记、涂改、撕毁等行为，如需复印或摘录设备档案内容，应经设备管理部门同意，并按照规定进行登记。3.利用登记设备管理部门应建立设备档案利用登记制度，对设备档案的借阅、查阅情况进行详细登记，登记内容包括借阅（查阅）日期、借阅（查阅）人姓名、所在部门、借阅（查阅）原因、借阅（查阅）期限、归还日期等。定期对设备档案利用登记情况进行统计分析，及时掌握设备档案的利用动态，为设备档案管理工作提供参考依据。

六、设备档案的鉴定与销毁1.鉴定组织成立设备档案鉴定小组，由设备管理部门、档案管理部门及相关技术人员组成，负责对设备档案进行鉴定。2.鉴定内容对设备档案的完整性、准确性、系统性进行审查，检查设备档案是否齐全、完整，文件材料是否准确、规范，分类编号是否合理。对设备档案的保管期限进行审查，根据设备档案的重要程度、利用价值等，确定其保管期限是否合理。对设备档案的密级进行审查，检查设备档案是否涉及公司机密，是否需要保密。3.销毁程序经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的设备档案，应填写《设备档案销毁申请表》，注明销毁设备档案的名称、编号、数量、销毁原因等，经设备管理部门负责人、档案管理部门负责人及公司分管领导签字同意后，进行销毁。设备档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保设备档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、销毁方式、销毁执行人等。对已销毁的设备档案，应在设备档案目录及相关检索工具中注明销毁情况，以保证设备档案信息的准确性。

七、设备档案的信息化管理1.信息化建设目标建立设备档案信息管理系统，实现设备档案的电子化管理，提高设备档案管理的效率和水平。通过设备档案信息管理系统，实现设备档案的在线查阅、借阅、检索等功能，方便公司员工利用设备档案。利用设备档案信息管理系统，对设备档案的收集、整理、保管、利用等过程进行全程监控，确保设备档案管理工作的规范化和标准化。2.信息化建设内容数据录入：将设备档案的纸质文件材料进行扫描或录入，形成电子文档，并按照设备档案的分类编号规则进行分类存储。系统功能开发：开发设备档案信息管理系统，实现设备档案的录入、查询、修改、删除、借阅、查阅、统计分析等功能。安全管理：建立设备档案信息管理系统的安全防护体系，采取身份认证、访问控制、数据加密等措施，确保设备档案信息的安全。3.信息化管理要求设备管理部门及各使用部门应指定专人负责设备档案信息管理系统的操作和维护，确保系统的正常运行。设备档案信息管理系统的操作人员应严格遵守系统操作规程，不得擅自修改系统数据，如发现系统故障或数据异常情况，应