通 信 礼 仪教学课件

1商务礼仪目录2025年3月22日通信礼仪2025年3月22日在日常生活中，商务人士接触最多的通信手段主要有电话、电报、电传、传真、电子邮件，等等。通信礼仪，通常指在利用上述各种通信手段时所应遵守的礼仪规范。考虑到商务人士的实际需求，以下将着重介绍一下当今应用最多最广的电话、手机、传真机以及电子邮件的基本礼仪。小案例不良彩铃丢业务王先生给ABC公司的李经理打电话联系一项紧急业务，李经理手机里传来的是语音提示，王先生一听，语音提示是“对不起，你所拨打的电话已欠费停机”，王先生想，这李经理到底是怎么回事，给我的电话号码是没用的。因为联系不上李经理，业务又急，王先生赶紧联系另一家公司，刚联系好，李经理的电话就打进来了。原来李经理办了手机彩铃业务，刚才语音提示(“对不起，你所拨打的电话已欠费停机”)并不是真的欠费，而是一种新彩铃。但单子已经丢了，李经理后悔莫及。2025年3月22日一、电话礼仪（一）打电话礼仪（1）电话是否该打。（2）打电话的时间选择。（3）打电话的内容。（4）打电话的语言和声音。（5）打电话的规范。（6）打电话时应注意的问题。（7）挂电话的礼貌。2025年3月22日

（二）接电话礼仪

接电话也是一门艺术，亦有许多具体要求。是否合乎礼仪规范，不仅体现接听电话者的个人修养，而且体现公司形象。商界人士在接听电话时，须专心致志，彬彬有礼。2025年3月22日（三）代接电话的礼仪（1）能亲自接的电话，就不要麻烦别人。尤其是不要让自己的孩子奶里奶气地代替自己接电话。（2）代接电话时，讲话要有板有眼。被找的人如果就在身旁，应告诉打电话者：“请稍候”，然后立即转交电话，不要抱着恶作剧或不信任的态度，先对对方“调查一番”，尤其是不允许将这类通话扩音出来。（3）被打的人如果尚在别处，应迅速过去寻找。不要懒于行动，连这点“举手之劳”都不愿意做，蒙骗对方说“人不在”，或是大喊大叫“某人找某某人”，闹得“世人皆知”，让他人的隐私“公开化”。（4）倘若被找的人不在，应在接电话之初立即相告，并可以适当地表示自己可以“代为转告”的意思。不过应当先讲“某人不在”，然后再问“您是谁”或“您有什么事情”，切勿“本末倒置”。2025年3月22日（四）手机使用礼仪12345要保证畅通要置放到位要遵守公德要重视私密要注意安全2025年3月22日二、传真礼仪（一）办公室里使用传真机的礼仪14使用的先后问题在公司里一般不要发私人传真稿件。及时更换新传真纸。23不要忘记将原件拿走。2025年3月22日（二）使用传真设备应注意问题

规范操作注意保密明确信息行文礼貌2025年3月22日三、网络通信礼仪（一）电子邮件通信礼仪

1．书写、发送电子邮件礼仪2．接收和回复电子邮件的礼仪3．注意保存和删除电子邮件2025年3月22日

（二）实时通信软件的礼仪目前流行的QQ和MSN，此外还有类似于UC之类的新软件。这类软件都有一些共同的特点，所以也应该遵循共同的礼仪标准。（1）由于实时通信软件的特点，所以在现实生活中应该遵循的一些礼节，在这些软件中也应该被遵循。如不随便打听对方的收入状况和年龄等。如果不是必要，不要询问有关隐私的任何个人问题。聊天主题是此类的除外。（2）在聊天过程中，要尽量注意自己的语气，不要使用追问、盘问、讽刺等容易引起别人反感的语气。（3）如果您非常忙，那么您最好将同时聊天人数控制在您能够接受的范围之内。同时，如果您只想和特定的某人聊天，那您最好是隐身。2025年3月22日（4）请慎用自动回复之类的功能。如果您有事暂时离开的时候，您可以事先告诉对方，如果因为需要使用了自动回复功能，那么在您回来后，应该关闭此功能。（5）如果您下线，应该告诉这次聊天接触过的每一个人。（6）如果发现有病毒或者其他的恶意程序进入您的计算机，您应该马上断开网络或者关闭程序，不能让您的计算机成为新的传染源。没有经过自己验证的没有恶意的网址，不要传送给朋友。（7）请慎重使用幽默。因为文化等方面的不同和个人理解上的差异，您认为的幽默，可能是对别人的伤害或者侮辱。2025年3月22日发送短信息，也是商务人员经常使用的联系方式。在发短信时，也要注意一些基本礼仪。（1）发短信一定要署名。（2）短信祝福一来一往足矣。（3）有些重要电话可以先用短信预约。（4）及时删除自己不希望别人看到的