高速公路资料员岗前培训高速公路竣工文件编制管理

主讲人：郑长安湖南省交通科学研究院二○○九年八月湖南省高速公路

竣工文件编制管理培训内容前言概述组织与管理准备工作文件的编制管理监督与检查工程档案的整理工程档案的移交案例前言《细则》是在《范本》及有关规定的基础上编写的；细则适用于该高速公路建设全过程中形成的文件材料的编制、收集、整理、归档及其管理工作；《细则》与《范本》应配套使用，若有矛盾，以细则为准，并及时告知管理组。概述公路工程竣工档案的定义指新建和改建公路工程从建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交工和竣工验收的全过程中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等各种载体形式的历史记录。概述公路工程竣工档案的特点原始性、真实性专业性成套性综合性、内容繁多全过程、周期长涉及面广（单位、人）概述竣工档案整理的意义和目的竣工档案是公路建设项目不可缺少的重要组成部分建设活动成果反映的一种形式法规性文件规定质量追踪、追查质量责任的依据管理、营运、养护、维修、改造的依据是工程项目竣工验收的必备条件之一利用概述管理不严概述实施对策

制定标准管理人员的统一培训严格执行制度参与单位与建设单位的协调合作管理不严概述过程：建档、归档、用档目的：利用公路工程竣工档案整理的内容竣工文件的编制整理：形成——积累——收集——鉴定——分类——组卷——排列——编目——装订——临时归档，由参建单位完成；竣工档案的整理：将整理成册的工程管理文件进行系统化，包括案卷分类——排列——编目——装盒——排架——移交验收；要想保证竣工档案的质量，实现竣工档案完整、准确、系统的基本要求，首先要做好文件材料的形成、积累和管理工作。组织与管理---组织机构业主公司由合约部/工程部负责文件材料的编制、整理和归档的领导工作，并设立专职档案人员负责业主方的文件材料的编制、整理和归档的管理工作。管理组由专业人员组成，根据工作实际，在保证正常开展的前提下，设立成员若干名。监理单位设立主管领导（驻地或副驻地监理工程师担任）、文件材料负责人和专职资料员。施工单位设立主管领导（项目总工、经理或副经理担任）、文件材料负责人和专职资料员。施工、监理单位专职资料员一经确定，不得随意更换，如特殊原因需要更换需上报中心试验室和管理组批准。组织与管理---机构图

业主及总监办档案管理分管部门业主及总监办档案人员试验测量人员各承包人文件材料主管领导各承包人资料员各驻地监理处文件材料主管领导图1高速公路文件材料编制组织机构图驻地监理处资料员第三方档案管理咨询服务机构（管理组）业主及总监办档案管理主管领导计划进度人员安全环保人员质量管理人员合同管理人员办公室人员施工质检人员试验测量人员安全环保人员计划进度人员合同管理人员组织与管理交通行业主管部门实行统一领导和业务管理档案行政管理机关实行监督和业务指导项目建设公司对竣工文件材料的形成、积累和整理归档实行具体领导和监督，并负责接收整理归档和档案室的建设监理单位对施工单位竣工文件的形成、积累和整理的检查、监督和审查设计、施工、监理等单位负责各自竣工文件材料的形成、积累和整理、移交组织与管理管理不严组织与管理管理组职责（1）全过程中培训、指导，检查、督促档案管理工作。（2）协助业主制定本项目工程档案编制管理办法。（3）编写本项目文件材料编制管理的实施细则。（4）对文件材料进行完整性和规范性审查，并把审查结果提交给合约部/工程部，及时反馈资料审查情况，并提出处理措施。（5）统一表格形式，并指导表格的填写和运用。（6）对递交的文件材料进行整理、汇总和最终的归档，协助业主进行竣工档案的移交。（7）协助业主完成工程档案专项验收。管理不严组织与管理监理单位的职责（1）明确分管领导，配备专职人员，建立临时档案室，积极协调施工单位与管理组的关系。（2）及时完成与监理工作有关的文件材料（监理文件）的收集、整理、归档、保护和送交工作。（3）及时全面审查承包人上报的文件材料，认真行使个人签字权，对已签认文件的原始性、准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和业主、承包人之间交叉的文件材料。（4）监理单位除完成自身的文件材料编制管理工作外，还应负责对承包人的文件材料编制管理工作进行检查和督促。管理不严组织与管理承包人的职责（1）明确分管领导,配备专职管理人员,建立临时档案室。（2）及时完成与工程施工有关的文件材料（施工文件）的收集、整理、归档、保护和送交工作。（3）对上报的文件材料的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到监理、管理组和业主的签认，承包人仍不能免除在该方面的责任。（4）在每期计量前必须将监理已签认的质量保证资料送交管理组，只有得到管理组的签认，方可进行当期的工程计量与支付。管理不严管理流程编制管理的步骤

形成收集初步鉴定立卷归档档案的整理档案的移交管理不严管理不严文件的形成文件的收集文件的初步鉴定档案的移交文件的归档档案的整理文件的立卷封面、卷内文件目录、卷内排列、页码、备考表的编制和案卷的装订编制案卷目录、装盒、贴签、档号、排列、上架等范围、时间、份数、要求建设单位和各养护参与单位的文件公路工程档案形成流程图

管理不严管理流程图

统一标准，制定制度确定文件管理人员人员培训立卷建设单位档案管理员初步鉴定档案整理监理审核、初步鉴定建设单位文件收集检测科研机构文件收集承包商文件收集设计单位文件收集监理单位文件收集文件报送至建设单位第三方档案管理咨询服务机构管理不严准备工作管理机构和人员要求人员培训单位、分部、分项工程的划分表格编号规定拟定试验计划建立沟通平台：建立管理组QQ群、网站、邮箱、办公室电话、传真。第一次送交资料内容管理不严文件的编制管理质量要求文件的形成文件的积累文件的收集文件的初步鉴定文件的审查文件的立卷文件的装订管理不严文件编制管理质量要求基本要求内在质量：真实、准确、规范、完整外观质量使用质量：查找利用方便管理不严文件编制管理质量要求具体质量要求书写材料和工具：耐久性文件的规格：一律采用A3、A4两种尺寸文件的装订版本的要求：保证其中一套均为原件笔迹要求填表要求管理不严文件编制管理文件的形成前期准备阶段产生的文件材料建设周期内产生的管理性文件材料施工阶段产生的文件材料：施工、监理、科研交工验收产生的文件材料竣工图的编制管理不严文件编制管理编制原则内容完整、数据准确、条理清晰、填写规范、查阅方便、逻辑合理（不是越多越好）编制内容及思路准备工作：单位、分部、分项工程划分熟悉工序：开工报告及准备资料→放样→开钻→验孔→钢筋加工及安装→混凝土浇筑→验桩→评定→交工文件编制管理选择表格：与工序有关的表格，施工记录及质检表格（SJ、ZJ、JY、ZR）和试验检测表格（CS、CY）规范填写：各种表格的正确填写合理组卷：原则是内容完整、数据准确、条理清晰、填写规范、查阅方便、合理逻辑（不是越多越好）。（宏观和微观）文件编制管理管理不严文件编制管理文件的积累—措施以公路施工程序和有关标准、规范为依据，实行建设项目全过程的检查监督；抓住薄弱环节，做好公路工程文件形成、积累的管理工作；实行“三纳入”（建设计划、工作程序、岗位职责），形成制度化；运用经济原则，加强监督管理；认真贯彻《档案法》和档案工作的法规性文件，以法律手段进行督促和检查，做好形成和积累工作。管理不严文件编制管理文件的收集

收集是指把分散形成的具有保存价值的工程管理文件材料，通过接收、征集，采取有效的措施集中起来，统一保存的工作。收集方式：典型形式、补充形式收集措施：以法律法规为指导、遵循文件自然形成规律、把好质量关、查漏补遗所有文件材料的成文部门或个人按要求定期送交给各单位的资料管理员；各单位的资料管理员按要求定期向各成文部门或个人收集文件材料；各单位的资料管理员按要求定期向管理组送交本单位某一周期内形成的文件材料；管理不严文件编制管理管理不严文件编制管理管理不严文件编制管理文件的初步鉴定文件的质量鉴定原始性鉴定：文件本身是原件，真实完整性鉴定：整个施工周期的文件完整性，单项文件完整性，单份文件的鉴定准确性鉴定：文件内容与实际情况一致，文件相互之间在内容上协调一致规范性鉴定：周期内的文件归档规范性，案卷立卷的规范性，单份文件的规范性管理不严文件编制管理文件的初步鉴定保存期限的鉴定为永久（50年以上）长期（16~49年）短期（15年以下）临时（5年以下）管理不严文件编制管理文件的立卷立卷是将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用立卷的要求准确反映施工周期内的公路工程管理的真实情况内容必须真实、准确、完整齐全的审批签章手续材料必须符合耐久性要求，利于长期保存一律使用有装订线的稿纸或专用打印纸已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制管理不严文件编制管理文件的立卷立卷措施各单位管理员应将收集的资料按范本要求进行立卷，通常以一个或若干个分项工程为某一立卷单位，案卷厚度不宜超过25mm（250张纸左右），；管理组分别对各单位可能成为某一案卷单位的文件材料各设置一个标准档案盒，分别对每次的送交资料根据要求投放到相应的档案盒中；立卷的首页应有清单，对本卷中已经收录的文件做记录，以确保立卷的完整性和成套性；管理不严文件编制管理文件的立卷立卷措施在日常质量保证资料的送交过程中，承包人或监理处不一定按完整的立卷单位送交，而是根据当期计量的某工程的部分资料；管理组将对每个档案盒内的案卷资料进行卷内排列；待某一案卷中所要收录的资料完整后，承包人和监理单位应根据不同的案卷做好封面、副页、卷内目录、页码和备考表等；按《范本》要求进行装订，此项工作由管理组完成。管理不严文件编制管理文件的立卷立卷的方法按时间按公路工程管理的内容：管理性文件按公路工程内容：质量文件按合同段或单位