招标代理技术档案管理制度

招标代理技术档案管理制度一、总则1.目的为加强招标代理技术档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高招标代理工作质量和效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司在招标代理业务活动中形成的各类技术档案的管理，包括但不限于招标文件编制、资格预审文件编制、评标报告、招标过程记录、合同文件等相关资料。3.档案管理原则遵循集中统一管理、分类归档、安全保密、方便利用的原则，确保档案管理工作规范、有序、高效。

二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司招标代理技术档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司招标代理业务的各类技术档案，确保档案的完整性和系统性。对档案进行分类、编号、装订、存储等日常管理工作，定期对档案进行清查和盘点。负责档案的借阅、查阅登记和归还工作，严格按照规定程序办理档案利用手续，确保档案安全。按照国家有关规定和公司要求，定期对档案进行整理、鉴定、销毁等工作，确保档案的时效性和有效性。2.业务部门职责负责本部门在招标代理业务过程中形成的各类文件材料的收集、整理和初步分类，并及时移交档案管理部门。协助档案管理部门做好档案的整理、鉴定、利用等工作，提供必要的业务支持和信息。在档案管理部门的指导下，做好本部门业务档案的日常保管和安全保密工作。3.档案管理人员职责负责档案的具体管理工作，严格遵守档案管理制度，确保档案管理工作的规范和严谨。熟练掌握档案管理业务知识和技能，认真做好档案的收集、整理、分类、编号、装订、存储等工作，保证档案质量。负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，及时为利用者提供档案资料，做好服务工作。定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并采取相应措施解决。保守档案机密，维护档案安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。

三、档案的收集与整理1.收集范围招标代理业务前期资料，包括项目委托代理合同、招标人提供的项目需求文件、相关法律法规及政策文件等。招标文件编制过程中形成的各类文件，如招标公告、资格预审文件、招标文件初稿、修改稿、答疑文件、澄清文件等。资格预审及开标、评标过程中形成的文件，包括资格预审申请文件、投标文件、开标记录、评标报告、评标委员会意见等。招标代理过程中与招标人、投标人、评标专家等相关方的往来函件、会议纪要、电话记录等。合同签订及履行过程中形成的文件，如中标通知书、合同草稿、合同正式文本、补充协议、合同变更记录、付款凭证等。其他与招标代理业务相关的文件资料，如项目总结报告、业绩证明材料、客户反馈意见等。2.收集要求业务部门应在招标代理业务活动结束后[X]个工作日内，将本部门形成的各类文件材料收集齐全，并进行初步整理，确保文件的完整性和准确性。收集的文件材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，纸质文件应使用耐久性强的书写材料，电子文件应采用通用格式存储，并确保其可读性和可编辑性。对于同一项目的相关文件材料，应按照形成时间顺序或业务流程顺序进行整理，确保材料之间的关联性和逻辑性。3.整理方法档案管理部门对接收的文件材料进行进一步整理，按照档案分类方案进行分类。分类应科学合理，便于查找和利用。对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号可采用"年份+项目编号+类别代码+顺序号"的格式，如"2023001ZB001"，其中"2023"表示年份，"001"表示项目编号，"ZB"表示招标文件类别，"001"表示该类别文件的顺序号。去除文件材料中的金属物，如订书钉、回形针等，对纸张较大的文件进行折叠，使其尺寸符合档案盒的要求。按照文件材料的类别和编号顺序，依次进行装订，装订应牢固整齐，不掉页、不压字，保持文件的原貌。编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、页数、备注等信息，目录应打印清晰、准确，便于查阅。

四、档案的分类与编号1.分类方案项目前期文件类：包括项目委托代理合同、项目需求文件、法律法规及政策文件等。招标文件类：涵盖招标公告、资格预审文件、招标文件、答疑文件、澄清文件等。资格预审文件类：包含资格预审申请文件、资格预审评审记录等。投标文件类：包括投标文件正本、副本、电子文档等。开标、评标文件类：有开标记录、评标报告、评标委员会意见等。合同文件类：涉及中标通知书、合同草稿、合同正式文本、补充协议、合同变更记录、付款凭证等。其他文件类：如项目总结报告、业绩证明材料、客户反馈意见等。2.编号规则档案编号采用分段编号法，由年份、项目编号、类别代码和顺序号组成。年份：采用公元纪年，取四位数字表示，如"2023"。项目编号：根据公司项目编号规则编制，一般为三位数字，如"001"。类别代码：根据档案分类方案，用大写字母表示各类别，如"ZB"表示招标文件类，"ZYS"表示资格预审文件类等。顺序号：按照各类文件材料的形成顺序，依次编写，为三位数字，如"001"。例如，一份2023年第001个项目的招标文件，其编号为"2023001ZB001"。

五、档案的存储与保管1.存储方式档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。电子档案应存储在专用的存储设备上，如硬盘、光盘等，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。档案库房应设置不同的区域，分别存放不同类别的档案，如项目前期文件区、招标文件区、投标文件区等，每个区域应设置明显的标识。2.保管要求档案管理人员应定期对档案进行清查和盘点，检查档案的存储状况，发现问题及时处理。清查和盘点应每年至少进行一次，并做好记录。对纸质档案应注意防潮，避免档案受潮发霉。可在档案库房放置干燥剂，并定期更换。同时，要注意防虫，可在档案柜内放置防虫药。对电子档案应定期进行杀毒和维护，确保数据的安全性和完整性。同时，要定期检查存储设备的运行状况，发现问题及时更换存储设备。严格控制档案库房的温度和湿度，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，湿度应保持在[X]%[X]%之间。档案库房应配备必要的消防设备和安全设施，如灭火器、消火栓、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.档案保管期限招标代理技术档案的保管期限根据国家相关规定和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案：保管期限为[X]年，主要包括一般性的招标代理业务文件，如招标公告、资格预审文件初稿等。中期档案：保管期限为[X]年，涵盖重要的招标代理业务文件，如招标文件正式文本、评标报告等。长期档案：保管期限为[X]年以上，包括具有长期保存价值的文件，如项目委托代理合同、合同正式文本等。档案保管期限届满后，档案管理部门应按照规定程序进行鉴定和销毁。

六、档案的借阅与查阅1.借阅范围因工作需要，公司内部人员可借阅与本人工作相关的招标代理技术档案。外部单位因特殊原因需要查阅或借阅档案的，须经公司相关领导批准，并办理相关手续。2.借阅程序借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息。《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人根据借阅申请进行审核，批准后，由档案管理人员办理档案借阅手续，向借阅人提供档案，并在《档案借阅登记簿》上进行登记。借阅人应按照规定的时间归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.查阅程序查阅人应填写《档案查阅申请表》，说明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员在档案管理部门指定的地点提供档案供查阅人查阅，并进行现场监督。查阅人不得擅自将档案带出指定地点。查阅人查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案内容。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记簿》上签字确认。4.借阅与查阅限制涉及公司商业秘密、技术秘密、招标人或投标人隐私等敏感信息的档案，未经公司相关领导批准，不得借阅和查阅。借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如因工作需要确需复制档案的，须经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。档案管理人员应严格按照规定程序办理档案借阅和查阅手续，对不符合规定的借阅和查阅申请应予以拒绝。

七、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括业务部门负责人、档案管理人员等。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。2.鉴定内容审查档案的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。检查档案的完整性和准确性，是否存在缺页、损坏、字迹模糊等情况。评估档案所涉及的业务活动是否已结束，是否还有利用需求。3.鉴定程序档案管理部门定期清理到期档案，编制《档案鉴定清册》，详细列出档案的名称、编号、形成时间、保管期限等信息。将《档案鉴定清册》提交档案鉴定工作小组进行鉴定。鉴定工作小组对档案进行逐一审查，根据档案的实际情况，提出继续保存、延长保管期限或销毁的意见。对鉴定工作小组提出销毁意见的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。《档案销毁清册》经公司相关领导批准后，方可进行销毁。4.销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等。销毁过程应进行现场监督，并由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。销毁后的《档案销毁清册》应长期保存，以备查考。

八、档案的信息化管理1.信息化建设目标建立完善的招标代理技术档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司招标代理业务提供更加便捷、高效的信息支持。2.信息化管理内容将纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。扫描分辨率应不低于[X]dpi，存储格式应采用通用的图像格式，如PDF等。建立档案信息化管理系统，将电子档案录入系统，实现档案的分类存储、编号管理、检索查询、借阅登记等功能。系统应具备权限管理功能，不同人员根据其工作职责和权限，可对档案进行相应的操作。定期对电子档案进行备份，备份存储设备应异地存放。同时，要做好电子档案的安全防护工作，防止数据丢失、损坏、泄露等情况发生。3.信息化管理要求档案管理人员应熟练掌握档案