总账管理系统的初始化设置与日常业务处理

会计信息化总账管理系统的初始化设置与日常业务处理一、总账管理系统的初始化设置（一）参数设置

控制参数一般包括是否对凭证日期进行序时控制，是否对支票进行控制，是否进行赤字控制，是否允许修改或作废他人填制的凭证，是否对制单权限进行细化，是否允许在总账管理系统中使用其他子系统的受控科目进行制单，出纳凭证是否必须由出纳签字，凭证是否必须由主管签字，凭证审核是否控制到操作员，记账汇率方式等。一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置1.定义外币及汇率5.录入期初数据2.建立会计科目4.设置常用凭证的摘要3.设置凭证类别一、总账管理系统的初始化设置1.定义外币及汇率

汇率管理是专为外币核算服务的。企业有外币业务，因而要进行外币及汇率的设置。其作用是既可减少录入汇率的次数和差错，又可以避免在汇率发生变化时出错。（二）基础数据设置一、总账管理系统的初始化设置2.建立会计科目

（1）会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据均需从系统中获取，系统中必须设立相应的会计科目。（2）会计科目必须保持科目间的协调性和体系的完整性，不能只有下级而无上级；既要设置总账科目，又要设置明细科目，以提供详细的会计核算资料。（二）基础数据设置一、总账管理系统的初始化设置2.建立会计科目（二）基础数据设置图4-5“会计科目”窗口一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置3.设置凭证类别

（1）会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据均需从系统中获取，系统中必须设立相应的会计科目。（2）会计科目必须保持科目间的协调性和体系的完整性，不能只有下级而无上级；既要设置总账科目，又要设置明细科目，以提供详细的会计核算资料。一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置4.设置常用凭证的摘要

在企业应用平台“基础设置”选项卡中，单击“基础设置”选项，然后再单击“其他常用凭证摘要”命令，打开“常用摘要”对话框，将经常出现的凭证摘要进行预先设置，以便日后填制凭证时随时调用，简化凭证的填制过程，如图4-6所示。一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置4.设置常用凭证的摘要图4-6“常用摘要”对话框一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置4.设置常用凭证的摘要图4-7录入凭证摘要和编码一、总账管理系统的初始化设置（二）基础数据设置5.录入期初数据

（1）资产类合计是否等于负债类加所有者权益类合计。（2）上级科目值与所属下级科目对应值的合计是否相等，以及辅助账的合计是否与其上级科目对应值相等。（3）所有科目的借方发生额合计是否等于所有科目的贷方发生额合计。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理（二）出纳管理（三）账簿查询二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理图4-8凭证管理流程二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理

1.凭证录入

2.填制凭证

3.复核凭证

4.记账凭证二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证6.整理凭证7.冲销凭证8.查询凭证二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理1.凭证录入

凭证录入是总账管理系统的数据入口，是会计信息化系统中重要的日常工作。凭证录入后，其他许多工作如记账、报表编制及银行对账等几乎由计算机自动完成。因此，凭证录入对整个会计信息化系统起着至关重要的作用。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理2.填制凭证

在总账单个模块运行的会计信息化系统中，编制和输入记账凭证主要有两种方式:后台处理方式，即先由手工编制好记账凭证，经过审核确认无误以后，再集中输入计算机的方式；前台处理方式，即根据已经批准报销的原始单据直接在计算机上填制凭证的方式。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理2.填制凭证图4-9打开“填制凭证”窗口二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理2.填制凭证图4-10增加凭证二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理2.填制凭证图4-11“辅助项”对话框二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理2.填制凭证图4-12辅助项目凭证的填制完成二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理3.复核凭证（3）审核凭证（2）主管签字（1）出纳签字二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理3.复核凭证图4-13执行“审核凭证”命令二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理3.复核凭证图4-14“凭证审核”对话框二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理3.复核凭证图4-15成批审核凭证二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理4.记账凭证

编制生成的记账凭证经过复核后，便可以记账了。如果期初余额试算不平衡，那么将不能记账；如果上月未结账，那么本月不能记账。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证

（1）如果发现凭证填制有误，那么应在已经填制完整的凭证窗口中先查找到需要删除的凭证，将其打开，然后执行“制单”→“作废/恢复”命令，如图4-16所示。该凭证将被系统标上“作废”字样，数据内容不变，不能修改，不能审核。作废盖章凭证如图4-17所示。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证图4-16作废/恢复凭证二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证图4-17作废盖章凭证二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证

（2）如果再次执行“作废/恢复”命令，用鼠标直接单击制单界面中的“恢复”项，则系统将会恢复对该张凭证的作废界面。（3）在执行作废凭证之前，先要将作废的凭证进行整理，如图4-18所示。（4）选择自己需要作废凭证的时间，如图4-19所示。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证图4-18整理凭证图4-19“凭证期间选择”对话框二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证

（5）直接单击“确定”按钮，系统就会弹出如图4-20所示的“作废凭证表”对话框。在图4-20所示的对话框中用户直接单击“Y”，然后单击“确定”按钮，系统将会直接删除该凭证。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证图4-20“作废凭证表”对话框二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证

如果要彻底删除标有“作废”字样的凭证，就执行“制单”→“整理凭证”命令，选择要整理的月份，单击“确定”按钮后，系统显示作废凭证整理列表。当选择好要删除的作废凭证之后，单击“确定”按钮，系统将这些凭证从数据中删除掉，并对剩下的凭证重新进行排号，如图4-21所示。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理5.作废/恢复凭证图4-21删除作废凭证后的排号二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理6.整理凭证

凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账的凭证重新编号。如果本月已有凭证记账，那么本月的最后一张记账凭证之前的凭证将不能作废整理，只能对其后面未记账的凭证进行整理。若想进行凭证整理，应先用恢复记账前状态功能，使其恢复到本月初的记账前状态，再做凭证处理。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理7.冲销凭证

对于已经记账的凭证，如果发现错误，那么可执行“制单”→“冲销凭证”命令，制作红字冲销凭证。通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存与管理。二、总账管理系统的日常业务处理（一）凭证管理8.查询凭证

总账管理系统的填制凭证功能不仅是各个账簿数据的输入口，还提供了强大的信息查询功能。通过填制凭证功能，既可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看当前科目的最新余额、外部系统制单信息与明细账等。二、总账管理系统的日常业务处理（二）出纳管理

（1）在企业应用平台中执行左上角的“重注册”命令，打开“登录”对话框，以“003张出纳”的身份注册进入企业应用平台，再进入总账管理系统，执行“业务工作”→“总账”→“凭证”→“出纳签字”命令，打开“出纳签字”对话框，如图4-22与图4-23所示。二、总账管理系统的日常业务处理（二）出纳管理图4-22执行“出纳签字”命令图4-23“出纳签字”对话框二、总账管理系统的日常业务处理（二）出纳管理图4-24显示出纳凭证一览表（2）在“出纳签字”对话框里设定需要签字凭证的选择条件，单击“确定”按钮，就会显示凭证一览表，如图4-24所示。二、总账管理系统的日常业务处理（二）出纳管理图4-25成批出纳签字（3）单击“确定”按钮