公司印章办法企业公章管理制度

公司印章办法企业公章管理制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的所有印章，包括但不限于企业公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。3.印章管理原则印章使用必须严格遵循审批程序，确保用印事项合法合规。印章保管人员应妥善保管印章，防止印章丢失、被盗用或滥用。印章使用应建立登记制度，详细记录用印时间、事由、用印人等信息，以便追溯和查询。

二、印章的刻制、启用与废止1.印章刻制公司各类印章的刻制由行政部门统一负责。根据工作需要，由相关部门或个人提出刻章申请，填写《印章刻制申请表》，注明印章名称、规格、使用范围等信息。申请经部门负责人、分管领导审核，报法定代表人批准后，由行政部门到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制完成的印章应及时进行备案，并将印章印模留档保存。2.印章启用新印章启用前，行政部门应发布印章启用通知，明确印章启用日期、使用范围、保管人员等信息。印章启用时，应在《印章使用登记表》上进行首次登记，记录印章启用时间、启用人等信息。原印章停用后，应及时收回并妥善保管，如需销毁，应按照规定程序进行销毁。3.印章废止因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要废止印章的，由行政部门填写《印章废止申请表》，注明废止原因、印章名称等信息。申请经部门负责人、分管领导审核，报法定代表人批准后，将废止印章交行政部门统一保管。废止印章如需销毁，应由行政部门会同相关部门进行销毁，并做好销毁记录。

三、印章的保管1.保管原则公司印章应指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得在空白纸张、文件上加盖印章。印章保管人员应妥善保管印章存放设施，确保印章安全。2.保管职责企业公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应由行政部门或财务部门负责人保管，法定代表人章应由法定代表人或其授权人员保管。部门章由各部门负责人指定专人保管，并报行政部门备案。印章保管人员应严格按照规定程序使用印章，对印章使用的真实性、合法性负责。3.印章存放公司印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。印章存放处应保持整洁，不得存放其他无关物品。印章保管人员应定期对印章存放设施进行检查，确保印章安全。

四、印章的使用1.使用范围企业公章适用于公司对外签订合同、协议、文件等重要事项。合同专用章适用于公司签订各类经济合同。财务专用章适用于公司财务收支、结算等相关业务。法定代表人章适用于公司法定代表人授权的相关业务。部门章适用于各部门内部的文件、通知、报表等。2.使用流程用印人填写《印章使用申请表》，注明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并签字确认。用印事项涉及多个部门的，应由主办部门负责人协调相关部门意见，并在《印章使用申请表》上签署意见。《印章使用申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。如用印事项涉及重大决策、重要合同等，还需报法定代表人批准。印章保管人员根据审批后的《印章使用申请表》进行用印，并在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、事由、用印人、审批人等信息。用印完毕后，印章保管人员应及时将印章归位保管，并将用印文件归档保存。3.特殊情况用印如遇紧急情况，无法按照正常审批流程用印时，用印人应电话请示分管领导或法定代表人同意后，先进行用印，并在事后及时补办审批手续。对于涉及金额较大、风险较高的合同或协议，如因特殊原因无法当面签署的，可采用传真签署或邮寄签署的方式。用印人应在传真件或邮寄件上加盖印章，并确保传真号码或邮寄地址准确无误。同时，用印人应在《印章使用申请表》上注明传真签署或邮寄签署的情况，并报分管领导审批。

五、印章的借用1.借用原则公司印章一般不得外借，如因特殊情况确需外借的，应严格履行审批手续。印章借用期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借用期限，应重新办理审批手续。印章借用期间，借用人员应妥善保管印章，不得擅自将印章交他人使用或带出借用单位。2.借用流程借用人员填写《印章借用申请表》，注明借用原因、借用期限、借用印章名称等信息，并签字确认。《印章借用申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。如借用印章涉及重要事项，还需报法定代表人批准。印章保管人员根据审批后的《印章借用申请表》，将印章借给借用人员，并要求借用人员在《印章借用登记表》上签字确认。借用人员借用印章完毕后，应及时将印章归还印章保管人员，并在《印章借用登记表》上注明归还时间。印章保管人员应对归还的印章进行检查，如发现印章有损坏或遗失等情况，应及时报告并追究借用人员的责任。

六、印章的检查与监督1.定期检查行政部门应定期对公司印章的保管和使用情况进行检查，检查内容包括印章存放是否安全、使用流程是否规范、登记记录是否完整等。检查人员应填写《印章检查记录表》，对检查中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.不定期抽查公司领导或审计部门可根据工作需要，对公司印章的保管和使用情况进行不定期抽查。抽查可采取现场查看、查阅资料、询问相关人员等方式进行，对抽查中发现的问题应及时进行处理，并将处理结果进行通报。3.监督举报公司鼓励员工对印章保管和使用过程中的违规行为进行监督举报。对于举报属实的，公司将给予举报人一定的奖励。行政部门应设立举报邮箱或电话，并向公司员工公布。对举报信息应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给举报人。

七、印章管理的责任追究1.违规责任印章保管人员如违反本制度规定，擅自使用印章、将印章转借他人、未按规定程序用印等，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、辞退等处理。如因保管不善导致印章丢失、被盗用或滥用，给公司造成经济损失或不良影响的，保管人员应承担相应的赔偿责任，并依法追究法律责任。用印人如提供虚假用印信息、未经审批擅自用印等，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。如因用印行为给公司造成经济损失或法律纠纷的，用印人应承担相应的赔偿责任，并依法追究法律责任。2.赔偿责任因印章使用不当给公司造成经济损失的，相关责任人应按照损失金额的一定比例承担赔偿责任。具体赔偿比例由公司根据实际情况确定。如因印章被盗用或滥用