项目部物资采购管理制度

项目部物资采购管理制度1.目的为加强项目部物资采购管理，规范采购行为，降低采购成本，保证物资质量，满足项目施工生产需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于项目部所有物资的采购活动，包括工程材料、构配件、设备、周转材料、低值易耗品等。3.基本原则按需采购原则：根据项目施工进度和实际需求，合理安排物资采购，避免盲目采购和积压浪费。质量第一原则：严格把控物资质量，确保所采购的物资符合工程设计要求和相关标准规范。成本效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高经济效益。阳光采购原则：采购过程应公开、公平、公正，接受监督，防止腐败行为发生。二、采购管理职责1.项目部物资采购领导小组负责制定项目部物资采购管理的相关制度和规定。审议物资采购计划和采购预算。对重大物资采购项目进行决策，协调解决采购过程中的重大问题。2.物资部门负责编制物资采购计划，经审批后组织实施采购。建立物资供应商档案，对供应商进行评价和管理。负责物资采购合同的起草、签订、执行和结算工作。组织物资的验收、入库、保管和发放工作。定期对物资采购情况进行统计分析，及时反馈采购过程中的问题。3.技术部门提供物资采购的技术要求和标准，参与物资选型和质量验收工作。对物资的技术性能进行评估，协助解决采购过程中的技术问题。4.财务部门负责审核物资采购计划和采购预算，提供资金保障。参与物资采购合同的评审，负责合同付款的审核和支付工作。对物资采购成本进行核算和分析，控制采购费用支出。5.使用部门根据项目施工进度和实际需求，提出物资采购申请。参与物资的验收工作，对物资的质量和数量进行确认。负责物资的现场管理和使用，及时反馈物资使用过程中的问题。三、采购计划管理1.采购计划的编制依据项目施工图纸、施工组织设计和施工进度计划。物资消耗定额和储备定额。库存物资数量和质量状况。市场供应情况和价格走势。2.采购计划的编制内容物资名称、规格型号、计量单位、数量、需求时间。物资技术要求和质量标准。预计采购价格和采购金额。物资的采购方式和供应商选择原则。3.采购计划的编制程序使用部门根据项目施工进度和实际需求，填写物资采购申请表，提交物资部门。物资部门结合库存物资情况，对采购申请表进行审核和汇总，编制物资采购计划草案。物资采购计划草案经技术部门审核技术要求、财务部门审核资金预算后，报项目部物资采购领导小组审批。经审批后的物资采购计划由物资部门组织实施采购。4.采购计划的调整在采购计划执行过程中，如因项目施工进度变化、设计变更、物资市场价格波动等原因需要调整采购计划，使用部门应及时填写物资采购计划调整申请表，提交物资部门。物资部门对采购计划调整申请表进行审核，提出调整意见，经技术部门、财务部门会签后，报项目部物资采购领导小组审批。经审批后的采购计划调整申请表作为物资部门调整采购计划的依据。四、供应商管理1.供应商的选择物资部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本情况、营业执照、资质证书、产品质量证明文件、业绩情况、联系方式等内容。根据采购物资的类别和特点，制定供应商选择标准，包括产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。对于重要物资和批量采购项目，应采用招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式选择供应商。在选择供应商过程中，应组织相关部门对供应商进行实地考察和评估，必要时可要求供应商提供样品进行检验。物资部门根据供应商选择标准和评估结果，确定合格供应商名单，经项目部物资采购领导小组审批后，录入供应商管理系统。2.供应商的评价与考核物资部门定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。评价和考核方式可采用实地考察、问卷调查、数据分析、用户反馈等。根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，应及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应取消其合格供应商资格。建立供应商淘汰机制，对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况的供应商，应及时淘汰，并在供应商管理系统中进行标注。3.供应商的动态管理物资部门应及时更新供应商档案信息，确保供应商信息的准确性和完整性。关注供应商的经营状况和市场动态，及时调整供应商选择策略，确保采购渠道的稳定和可靠。加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，了解供应商的需求和意见，共同解决采购过程中出现的问题。五、采购方式管理1.招标采购对于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的物资采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规和公司的招标管理规定进行操作。物资部门应编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容，并发布招标公告。组织潜在投标人进行现场踏勘和答疑，对投标人的投标文件进行评审，确定中标候选人，并报项目部物资采购领导小组审批。与中标人签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.邀请招标采购对于具有特定技术要求、供应商数量有限的物资采购项目，可采用邀请招标采购方式。物资部门根据采购项目的特点和需求，选择若干家具备相应资质和能力的供应商，向其发出投标邀请书。邀请招标采购的程序和要求与招标采购基本相同，但在投标人数量、评审过程等方面可适当简化。3.竞争性谈判采购对于采购时间紧迫、招标条件不具备或需要与供应商进行商务谈判的物资采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。物资部门制定谈判文件，明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序等内容，并邀请不少于三家供应商参加谈判。组织供应商进行谈判，在谈判过程中，应要求供应商进行多轮报价，并对其报价进行比较和分析。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。4.询价采购对于采购金额较小、规格型号单一、市场价格透明的物资采购项目，可采用询价采购方式。物资部门向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商成交，并签订采购合同。5.单一来源采购符合下列情形之一的物资采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，物资部门应填写单一来源采购申请表，说明采购理由和供应商情况，经项目部物资采购领导小组审批后，与供应商进行商务谈判，签订采购合同。六、采购合同管理1.合同的签订物资采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括物资名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同由物资部门起草，经技术部门审核技术条款、财务部门审核资金条款后，报项目部物资采购领导小组审批。采购合同审批通过后，由物资部门与供应商签订合同。签订合同前，应确保双方当事人具备相应的民事行为能力和合同履行能力，合同条款符合法律法规和公司的规定。2.合同的执行物资部门应按照采购合同约定，及时向供应商支付预付款或定金。预付款或定金的支付比例和方式应符合合同约定和公司的财务规定。跟踪供应商的生产进度和交货情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，要求其承担违约责任。按照采购合同约定，组织物资的验收工作。验收合格后，办理入库手续，并及时支付货款。3.合同的变更与解除在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除采购合同的申请由物资部门提出，经技术部门、财务部门会签后，报项目部物资采购领导小组审批。变更或解除采购合同后，双方应按照协议约定办理相关手续，如退还预付款、支付违约金等。4.合同的归档与保管物资采购合同签订后，物资部门应及时将合同副本提交给技术部门、财务部门等相关部门，并按照公司档案管理规定进行归档保管。合同档案应包括合同文本、审批文件、补充协议、往来信函、验收报告、付款凭证等资料。合同档案的保管期限应符合公司的规定。七、物资验收管理1.验收准备物资到货前，物资部门应通知使用部门、技术部门等相关人员做好验收准备工作。验收人员应熟悉物资的技术要求、质量标准和验收方法，准备好验收所需的工具和量具。2.验收程序物资到货后，物资部门应及时组织验收人员进行验收。验收人员应按照合同约定和相关标准规范，对物资的数量、规格型号、质量、外观等进行检查。对于重要物资和关键设备，应邀请技术部门的专业人员参与验收，并进行技术性能测试和检验。验收合格的物资，应填写物资验收单，办理入库手续。验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求其更换或退货，并做好记录。3.验收记录与报告验收人员应认真填写物资验收记录，详细记录物资的验收情况，包括物资名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。物资验收完成后，物资部门应编制物资验收报告，总结验收情况，分析存在的问题，并提出改进措施和建议。物资验收报告应报项目部物资采购领导小组审批。八、物资保管与发放管理1.物资保管物资入库后，应按照物资的类别、规格型号、性能特点等进行分类存放，并做好标识。建立物资保管台账，详细记录物资的入库时间、数量、规格型号、存放位置等信息。加强物资仓库的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保物资的安全完好。定期对物资进行盘点，做到账物相符。如发现账物不符，应及时查明原因，并进行处理。2.物资发放使用部门应根据施工进度和实际需求，填写物资领用申请表，提交物资部门。物资部门对物资领用申请表进行审核，按照"先进先出、限额领料"的原则发放物资，并填写物资发放单。物资发放单应包括物资名称、规格型号、数量、领用部门、领用人等信息。物资发放单经领用人签字确认后，作为物资出库的依据。加强对物资发放过程的管理，严格控制物资的发放数量，防止浪费和丢失。九、采购成本控制1.成本预算编制物资部门应根据采购计划和市场价格走势，编制物资采购成本预算。采购成本预算应包括物资采购价格、运输费用、装卸费用、仓储费用、检验检测费用等内容。采购成本预算经财务部门审核后，报项目部物资采购领导小组审批。2.成本控制措施采购人员应通过市场调研、招标采购、谈判协商等方式，降低物资采购价格。在采购过程中，应充分了解市场行情，掌握供应商的价格动态，争取最优惠的采购价格。合理选择运输方式和运输路线，降低运输费用。对于批量较大的物资采购项目，可采用集中运输、联合运输等方式，降低运输成本。优化物资库存管理，合理控制物资储备数量，减少仓储费用。定期对库存物资进行盘点，及时清理积压物资，提高物资周转率。严格控制物资检验检测费用，按照合同约定和相关标准规范进行检验检测，避免不必要的检验检测支出。3.成本分析与考核定期对物资采购成本进行分析，比较实际采购成本与预算成本的差异，分析差异产生的原因，并提出改进措施和建议。建立物资采购成本考核制度，对物资部门和采购人员的采购成本控制情况进行考核。考核指标可包括采购成本降低率、采购资金节约额等。对于采购成本控制成绩突出的部门和个人，给予奖励；对于采购成本超支的部门和个人，进行相应的处罚。十、监督与检查1.内部监督项目部应建立健全物资采购内部监督机制，加强对物资采购全过程的监督检查。物资采购领导小组应定期对物资采购管理制度的执行情况、采购计划的落实情况、采购合同