建筑工程公司档案管理制度

建筑工程公司档案管理制度1.目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，根据国家有关档案管理的法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及下属各项目部在各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3.管理职责公司档案管理工作由综合办公室统一负责，各部门及项目部设兼职档案员，负责本部门及项目档案的收集、整理、归档工作，并接受公司综合办公室的指导和监督。二、档案的收集与整理1.收集范围公司设立、变更的文件材料，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。公司各项管理制度、规定、办法等文件。工程建设项目从立项到竣工验收全过程形成的文件材料，如可行性研究报告、项目批复、设计文件、施工图纸、施工组织设计、技术交底、工程变更通知、施工日志、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、竣工验收报告等。公司与外部单位签订的各类合同、协议，如工程承包合同、物资采购合同、租赁合同、劳务分包合同等。公司各类会议记录、纪要、决议等文件。公司员工的人事档案、培训记录、考核记录等。公司财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。公司宣传资料、荣誉证书、照片、录像等资料。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门及项目部应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。对重要的电子文件，应同时收集其纸质版本及相关的元数据信息。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。分类科学、编号统一、排列有序、编目规范。4.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为行政管理类、工程建设类、经营管理类、财务类、人事类、声像类等类别。编号：为每个类别档案编制唯一的编号，编号应简洁明了，便于记忆和查询。排列：按照档案的重要程度、时间顺序等进行排列，确保档案排列有序。编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。三、档案的归档与保管1.归档时间各部门及项目部应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理归档。工程建设项目档案应在项目竣工验收后[具体时间]内归档。2.归档程序各部门及项目部兼职档案员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案材料齐全、完整、准确。将审核后的档案移交公司综合办公室，综合办公室档案管理人员进行再次审核，并办理交接手续。综合办公室档案管理人员按照档案分类标准对档案进行分类、编号、排列、编目，装入档案盒或档案柜，并填写档案存放位置索引。3.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，将档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括公司设立、变更的文件材料，重要的合同协议，财务审计报告等。长期保管的档案保管期限为[具体年限]，主要包括工程建设项目档案、一般性合同协议等。短期保管的档案保管期限为[具体年限]，主要包括一般性文件材料、员工短期培训记录等。4.保管要求公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。四、档案的利用与借阅1.利用原则档案利用应遵循保密、高效、便捷的原则，确保档案信息的安全和合理利用。严格执行档案查阅审批制度，未经批准，任何人不得查阅、借阅档案。2.利用方式本公司员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合办公室查阅。外单位人员因工作需要查阅公司档案，应持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，由公司综合办公室安排专人陪同查阅。查阅档案时，应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换和擅自复制。3.借阅规定本公司员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合办公室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。外单位人员原则上不得借阅公司档案，如因特殊情况确需借阅，应经公司总经理批准，并严格按照借阅期限归还。借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换和擅自复制。如发现档案丢失或损坏，应及时报告公司综合办公室，并承担相应的赔偿责任。五、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案的真实性、完整性和准确性。根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行定期鉴定。2.鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合办公室、财务部、法务部等相关部门人员组成，负责对档案进行鉴定。3.鉴定内容审查档案的保管期限是否准确，是否符合国家有关规定和公司实际情况。评估档案的实际利用价值，确定档案是否仍有保存必要。检查档案的完整性和准确性，对破损、褪色、字迹不清等档案进行修复或复制。4.销毁程序档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。《档案销毁申请表》经公司分管领导签字同意后，报公司总经理批准。档案销毁应在指定的地点进行，由公司综合办公室安排专人监销。监销人员应认真核对销毁档案的名称、数量、编号等信息，确保销毁档案的准确性。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。六、档案信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.数字化扫描对公司重要的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[具体分辨率]，确保扫描图像清晰可读。扫描后的电子文件应进行分类、命名、存储，建立电子档案数据库。3.信息系统功能档案管理信息系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案管理人员操作和利用。系统应设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。4.数据备份与安全定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，