人事档案管理制度98735

人事档案管理制度987351.目的为了规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥人事档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。3.职责分工人力资源部负责公司人事档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等工作。各部门负责人负责本部门员工档案材料的及时收集、整理，并移交至人力资源部。公司档案管理人员负责具体的档案管理操作，确保档案管理工作的规范化和标准化。二、人事档案内容1.员工基本信息个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。身份证复印件：清晰的身份证正反两面复印件。学历学位证书复印件：最高学历及学位证书复印件。专业技术资格证书复印件：如有专业技术资格，提供相应证书复印件。职业资格证书复印件：如有相关职业资格，提供相应证书复印件。2.入职相关材料入职登记表：详细记录员工入职时填写的各项信息。劳动合同：员工与公司签订的劳动合同原件。入职体检报告：员工入职时的体检报告。3.培训与发展材料培训记录：包括参加公司内部培训、外部培训的记录，培训课程名称、时间、培训单位等信息。学习成绩单：员工参加各类学习培训取得的成绩单。职业发展规划：员工个人的职业发展规划书。4.考核与奖惩材料绩效考核记录：月度、季度、年度绩效考核结果及相关评价材料。奖惩决定：公司对员工的奖励、处罚决定文件。5.薪酬福利材料工资调整记录：员工工资调整的相关文件和记录。福利申请与审批材料：员工福利申请及公司审批的相关材料。6.岗位变动材料岗位调动申请表：员工岗位调动时填写的申请表。岗位变动审批文件：公司对员工岗位变动的审批文件。7.离职材料离职申请表：员工离职时填写的申请表。离职审批文件：公司对员工离职的审批文件。工作交接清单：员工离职时与接手人员的工作交接清单。三、人事档案收集1.新员工档案收集新员工入职时，人力资源部负责发放《员工档案材料清单》，明确告知员工应提交的档案材料内容和要求。员工应在入职后的[X]个工作日内，将完整的档案材料提交至人力资源部。人力资源部对提交的材料进行初步审核，确保材料齐全、真实、有效。2.日常档案材料收集各部门负责人应及时关注本部门员工的各类信息变动情况，如岗位变动、绩效考核结果、奖惩情况等，并在信息发生变动后的[X]个工作日内，将相关材料整理后移交至人力资源部。人力资源部定期对各部门提交的档案材料进行汇总和整理，确保档案内容的及时更新。四、人事档案整理1.分类整理档案管理人员按照档案内容的类别，将收集到的档案材料进行分类，如基本信息类、入职材料类、培训与发展类、考核与奖惩类、薪酬福利类、岗位变动类、离职材料类等。每一类档案材料按照时间顺序进行排列，确保档案材料的连贯性和完整性。2.编号装订对每一份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。将整理好的档案材料按照编号顺序依次装订成册，确保装订牢固、整齐美观。同时，在每册档案的封面和脊背处标注档案编号、员工姓名、档案类别等信息。3.建立电子档案为提高档案管理效率，方便查阅和利用，人力资源部应同时建立员工人事档案的电子档案。电子档案应与纸质档案内容保持一致，包括扫描或拍照等方式将纸质档案材料转换为电子文档，并进行分类存储。定期对电子档案进行备份，确保档案数据的安全性和可靠性。备份存储介质应妥善保管，异地存放一份，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。五、人事档案保管1.档案库房管理公司设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保存。档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、空调、灭火器等，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案存放方式档案应按照员工类别和档案编号顺序存放在档案柜中，每个档案柜应标明存放档案的类别和范围，便于查找和管理。对于重要的档案材料，如劳动合同、绩效考核结果等，应进行单独存放，并做好标识和登记。3.档案保管期限人事档案的保管期限分为长期和短期。长期保管的档案包括员工的基本信息、劳动合同、培训与发展材料、考核与奖惩材料等，保管期限为员工离职后[X]年。短期保管的档案包括员工的薪酬福利材料、岗位变动材料、离职材料等，保管期限为员工离职后[X]年。超过保管期限的档案，由档案管理人员提出销毁申请，经人力资源部负责人审核、公司领导批准后，按照规定进行销毁处理。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、档案名称、数量等信息。六、人事档案查阅1.查阅权限公司内部人员查阅人事档案，应遵循以下权限规定：人力资源部工作人员因工作需要查阅人事档案，可直接查阅。其他部门负责人因工作需要查阅本部门员工人事档案，需经人力资源部负责人批准后，方可查阅。公司领导因工作需要查阅人事档案，可直接查阅。外部单位或个人查阅人事档案，需持有单位介绍信，并经公司领导批准后，由人力资源部安排专人陪同查阅。查阅内容仅限于与单位介绍信中明确事项相关的档案材料。2.查阅流程查阅人事档案时，查阅人员应填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并提交相应的审批文件。档案管理人员根据查阅申请表和审批文件，对查阅人员的身份和查阅权限进行核实，核实无误后，为查阅人员提供相应的档案材料。查阅人员应在指定的档案查阅室进行查阅，不得将档案材料带出查阅室。查阅过程中，应保持档案材料的整洁和完整，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案材料归还档案管理人员，并在《人事档案查阅登记表》上签字确认。七、人事档案借阅1.借阅权限公司内部人员借阅人事档案，应遵循以下权限规定：人力资源部工作人员因工作需要借阅人事档案，可直接借阅。其他部门负责人因工作需要借阅本部门员工人事档案，需经人力资源部负责人批准后，方可借阅。公司领导因工作需要借阅人事档案，可直接借阅。外部单位或个人借阅人事档案，原则上不予批准。如因特殊情况确需借阅的，需持有单位介绍信，并经公司领导批准后，由人力资源部安排专人陪同借阅。借阅期限不得超过[X]个工作日。2.借阅流程借阅人事档案时，借阅人员应填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅时间等信息，并提交相应的审批文件。档案管理人员根据借阅申请表和审批文件，对借阅人员的身份和借阅权限进行核实，核实无误后，为借阅人员办理档案借阅手续。借阅人员应在借阅期限内归还档案，如需延长借阅期限，应提前向人力资源部提出申请，经批准后方可延长。借阅人员归还档案时，档案管理人员应对档案材料进行认真核对，确保档案材料齐全、完整、无损。如发现档案材料有缺失、涂改等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。八、人事档案保密1.保密责任公司全体员工应严格遵守人事档案保密制度，对涉及员工个人隐私和公司机密的档案内容予以保密。档案管理人员应妥善保管人事档案，不得泄露档案内容，不得擅自复制、传播档案材料。人力资源部工作人员在查阅、整理、保管人事档案过程中，应严格遵守操作规程，防止档案信息泄露。2.保密措施档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙，不得随意转借他人。档案查阅室应与档案库房分开设置，查阅人员在查阅档案时，应在查阅室内进行，不得将档案带出查阅室。查阅室内应安装监控设备，对查阅过程进行全程监控。电子档案应设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问。对电子档案的操作应进行记录，包括访问时间、访问人员、操作内容等信息。涉及人事档案的文件、资料等应妥善保管，不得随意丢弃或出售。如需销毁，应按照规定进行处理，确保档案信息不被泄露。九、人事档案信息化管理1.系统建设公司应建立人事档案信息化管理系统，实现人事档案的电子化存储、检索、查询、统计等功能。人事档案信息化管理系统应与公司其他人力资源管理系统进行集成，实现数据的共享和交互，提高人力资源管理工作的效率和准确性。2.数据录入与维护档案管理人员应定期将新收集的档案材料录入人事档案信息化管理系统，确保系统数据与纸质档案内容一致。对系统中的人事档案数据进行定期维护，包括数据更新、数据备份、数据清理等工作，确保系统数据的准确性和完整性。3.信息安全管理加强人事档案信息化管理系统的信息安全管理，设置不同的用户角色和权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关数据。定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复系统安全隐患。同时，安装防病毒软件和防火墙，防止外部网络攻击和病毒入侵。对系统操作人员进行安全培训，提高操作人员的安全意识和操作技能，防止因操作失误导致信息泄露。十、人事档案审核与更新1.定期审核人力资源部应定期对人事档案进行审核，审核周期为[X]年。审核内容包括档案材料的完整性、真实性、准确性等方面。在审核过程中，如发现档案材料存在问题，应及时与相关部门或人员进行沟通核实，并要求其补充或更正相关材料。2.动态更新随着员工个人信息的变动和公司人力资源管理工作的需要，人事档案应及时进行更新。如员工岗位变动、绩效考核结果调整、薪酬福利变化等信息，应在信息发生变动后的[X]个工作日内更新至人事档案中。档案管理人员应定期对人事档案进行梳理，将过期或无效的档案材料进行清理，确保档案内容的时效性和有效性。十一、违反人事档案管理制度的处理1.责任追究对于违反人事档案管理制度的行为，公司将视情节轻重，追究相关人员的责任。如因档案管理人员失职导致档案材料丢失、损坏或泄露