物资采购管理制度25728

物资采购管理制度257281.目的为规范公司物资采购管理工作，确保物资采购活动的公开、公平、公正，降低采购成本，保证物资质量，满足公司生产经营需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门物资采购活动，包括生产物资、办公物资、工程物资等各类物资的采购。3.职责分工采购部门：负责制定采购计划、组织采购活动、签订采购合同、跟踪采购进度及到货验收等工作。需求部门：提出物资需求申请，参与采购过程中的技术标准确定、质量验收等工作。财务部门：负责审核采购预算、支付货款、监督采购资金使用等工作。质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，确保物资符合相关标准和要求。二、采购计划管理1.需求预测各需求部门应定期对物资需求进行预测，结合生产计划、销售计划、库存状况等因素，填写《物资需求预测表》，提交给采购部门。2.采购计划制定采购部门根据各需求部门提交的《物资需求预测表》，结合库存情况，制定月度采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。3.采购计划审批月度采购计划经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。重大采购计划需经总经理审批。三、供应商管理1.供应商选择供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据物资采购需求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并进行初步调查和评估。实地考察：对于重要物资的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产能力、质量控制体系、管理水平、信誉状况等。供应商评估：采购部门会同质量部门、需求部门等对潜在供应商进行综合评估，填写《供应商评估表》。评估指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务等。合格供应商确定：根据供应商评估结果，确定合格供应商名单，并报分管领导审批。合格供应商名单应定期更新。2.供应商档案管理采购部门负责建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史、联系方式等内容。供应商档案应妥善保管，以便查询和管理。3.供应商考核采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行考核，填写《供应商考核表》。根据考核结果，对供应商进行相应的奖惩。对于考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应取消其合格供应商资格。四、采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营需要，填写《物资采购申请表》，详细说明物资名称、规格型号、数量、用途、需求时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交给采购部门。2.采购审批采购部门收到《物资采购申请表》后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、库存情况等。对于符合采购条件的申请，采购部门负责人签字后报分管领导审批。重大采购申请需经总经理审批。3.采购实施采购方式选择：采购部门根据物资特点、采购金额、市场情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。招标采购：对于金额较大、技术复杂、竞争充分的物资采购项目，应采用招标采购方式。采购部门应编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。询价采购：对于规格标准统一、市场货源充足、价格变化幅度小的物资采购项目，可采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价单，比较各供应商的报价，选择报价合理、信誉良好的供应商进行采购。竞争性谈判采购：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的物资采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。采购部门与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：符合下列情形之一的物资采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和交货条件等。签订采购合同：采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，应及时将合同副本分送财务部门、需求部门等相关部门。4.采购跟踪与到货验收采购跟踪：采购部门应建立采购跟踪机制，及时了解采购合同的执行情况。定期与供应商沟通，掌握物资生产进度、运输情况等，确保物资按时、按质、按量供应。到货验收：物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。物资到货时，采购部门、需求部门和质量部门共同对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量状况等。对于验收合格的物资，填写《物资验收单》；对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商联系，办理退换货等事宜。五、采购价格管理1.价格调查采购部门应定期对市场物资价格进行调查，收集同类物资的价格信息，了解价格变动趋势。价格调查可通过市场调研、供应商报价、行业协会信息等方式进行。2.价格谈判采购部门在采购过程中，应与供应商进行价格谈判，争取合理的采购价格。价格谈判应根据市场价格情况、物资质量、交货期等因素进行综合考虑。3.价格审批采购合同中的采购价格应经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。对于重大采购项目的价格，需经总经理审批。4.价格调整如市场价格发生重大变化，采购部门应及时与供应商协商调整采购价格。采购价格调整应签订补充协议，并按原采购价格审批程序进行审批。六、采购合同管理1.合同签订采购部门应按照本制度规定的采购流程，与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.合同执行采购部门和供应商应严格按照采购合同的约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。3.合同变更如因特殊原因需要变更采购合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应按原采购合同审批程序进行审批。4.合同终止采购合同履行完毕或因其他原因需要终止时，采购部门应及时与供应商办理合同终止手续。合同终止后，采购部门应将合同执行情况进行总结和分析。七、采购付款管理1.付款申请采购部门在物资到货验收合格后，根据采购合同约定，填写《付款申请表》，详细说明物资名称、规格型号、数量、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并附上采购合同、验收单、发票等相关凭证。《付款申请表》经采购部门负责人签字后提交给财务部门。2.付款审批财务部门收到《付款申请表》后，对付款申请进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性、付款金额的准确性等。对于审核通过的付款申请，财务部门负责人签字后报分管领导审批。重大付款申请需经总经理审批。3.付款执行财务部门根据审批后的付款申请，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款方式包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。八、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、交货期风险等。2.风险评估采购部门会同相关部门对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。3.风险应对措施针对不同的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。如对于市场价格波动风险，可采用套期保值、签订长期合同等方式进行应对；对于供应商违约风险，应加强供应商管理，签订详细的采购合同，并约定违约责任；对于质量风险，应加强质量检验和监督，要求供应商提供质量保证；对于交货期风险，应加强采购跟踪，及时与供应商沟通协调。九、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对物资采购管理工作进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。2.采购部门自查采购部门应定期对自身的采购管理工作进行自查，总结经验教训，不断完