公司行政管理制度全

公司行政管理制度全1.目的为规范公司行政事务管理，提高工作效率，确保公司各项工作顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则合法性原则：各项行政管理制度应符合国家法律法规及相关政策要求。规范化原则：明确各项行政事务的流程、标准和要求，确保工作有序进行。效率原则：优化行政事务处理流程，提高工作效率，降低运营成本。服务原则：以服务公司员工和业务发展为宗旨，提供优质、高效的行政支持。二、组织架构与职责1.行政部门组织架构行政部门设部门经理一名，下辖行政专员、前台文员、后勤保障人员等岗位。2.职责分工部门经理全面负责行政部门的日常管理工作，制定工作计划并组织实施。协调行政部门与其他部门之间的工作关系，确保行政工作的顺利开展。负责行政费用的预算编制与控制，合理安排行政资源。参与公司重要决策和规章制度的制定，提供行政支持与建议。行政专员负责公司文件、档案的起草、审核、印发、归档与保管工作。组织安排公司各类会议、活动，做好会议记录和活动策划、执行工作。负责公司办公用品、固定资产的采购、管理与发放工作。协助部门经理做好行政费用的核算与报销工作。负责公司证照的办理、年检及资质维护工作。前台文员负责公司前台接待工作，接听电话、来访登记、引导访客等。负责公司信件、包裹的收发与登记工作。协助行政专员做好办公用品的库存管理工作。维护公司前台区域的整洁与秩序。后勤保障人员负责公司办公区域的环境卫生清扫与维护工作。负责公司水电、空调、电梯等设施设备的日常维护与保养工作。负责公司食堂、宿舍的管理工作，保障员工饮食和住宿需求。协助做好公司车辆的调度与管理工作。三、办公环境管理1.办公区域规划根据公司业务需求和人员规模，合理规划办公区域，划分不同的功能区域，如办公区、会议室、接待区、休息区等。明确各功能区域的标识，确保员工能够快速准确地找到相应区域。2.办公设施配备为员工配备必要的办公桌椅、电脑、打印机、复印机等办公设备，确保设备正常运行。根据工作需要，为各部门配备相应的文件柜、档案盒等办公用品，方便文件资料的存放与管理。3.环境卫生维护制定办公区域环境卫生管理制度，明确清洁标准和责任分工。每天定时对办公区域进行清扫，保持地面干净、桌面整洁、门窗明亮。定期对办公区域的卫生死角进行清理，确保环境整洁无异味。鼓励员工保持个人办公区域的整洁，共同维护良好的办公环境。4.安全管理加强办公区域的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、消火栓、应急照明等，并定期进行检查和维护，确保其处于良好状态。制定安全管理制度，规范员工的安全行为，如禁止在办公区域吸烟、私拉乱接电线等。加强对办公区域的门禁管理，严格控制人员进出，确保公司安全。定期组织安全培训和演练，提高员工的安全意识和应急处理能力。四、办公用品管理1.采购管理行政部门负责制定办公用品采购计划，根据公司实际需求和库存情况，定期采购办公用品。选择具有良好信誉和质量保证的供应商，建立供应商档案，对供应商的供货质量、价格、交货期等进行评估和管理。在采购办公用品时，应严格按照公司相关规定进行审批，确保采购流程规范、透明。2.库存管理设立办公用品仓库，对采购回来的办公用品进行分类存放，并建立库存台账，详细记录办公用品的出入库情况。定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。如发现库存短缺或损坏等情况，应及时查明原因并进行处理。根据库存情况和使用需求，合理控制办公用品的采购数量，避免积压浪费。3.发放管理员工根据工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后，到行政部门领取办公用品。行政部门按照审批后的申请表，发放相应的办公用品，并做好发放记录。对于一些贵重或限量使用的办公用品，如笔记本电脑、打印机等，应严格按照公司规定进行领用审批和管理。五、固定资产管理1.固定资产定义与分类固定资产是指公司为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。固定资产分为房屋及建筑物、办公设备、电子设备、运输设备、其他设备等类别。2.购置管理各部门根据工作需要，提出固定资产购置申请，填写固定资产购置申请表，详细说明购置资产的名称、规格、型号、数量、用途等信息。行政部门对购置申请进行审核，经公司领导审批后，按照公司采购流程进行采购。固定资产购置后，行政部门应及时组织验收，确保资产的质量和数量符合要求。验收合格后，办理固定资产入库手续，并填写固定资产验收单。3.登记与入账行政部门负责建立固定资产台账，对固定资产的购置、使用、转移、报废等情况进行详细记录。财务部门根据固定资产验收单和购置发票等相关凭证，及时进行账务处理，将固定资产入账。4.使用与维护管理各部门负责本部门固定资产的日常使用和维护管理，确保资产的正常运行。行政部门定期组织对固定资产进行检查和维护，及时发现并解决问题。对于需要维修的固定资产，填写固定资产维修申请表，经审批后安排维修。员工在使用固定资产过程中，应严格按照操作规程进行操作，爱护资产，如因个人原因造成资产损坏或丢失的，应照价赔偿。5.转移与报废管理因工作需要，公司内部各部门之间固定资产发生转移时，由转出部门填写固定资产转移申请表，经转入部门和行政部门审核后，办理资产转移手续，并更新固定资产台账。对于已达到规定使用年限或因技术进步、损坏等原因无法继续使用的固定资产，由使用部门提出报废申请，填写固定资产报废申请表，经行政部门和财务部门审核后，报公司领导审批。审批通过后，办理固定资产报废手续，并进行账务处理。六、文件与档案管理1.文件管理文件分类：公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件等类别，行政文件又可细分为通知、报告、请示、批复、制度等。文件起草与审核：文件起草由相关部门或人员负责，起草完成后应提交行政部门审核。行政专员对文件的格式、内容、逻辑等进行审核，确保文件规范、准确。文件印发：审核通过的文件，由行政部门按照公司规定的印发流程进行编号、排版、打印、盖章，并分发给相关部门和人员。文件传阅与存档：需要传阅的文件，由行政部门按照规定的传阅范围进行传阅，并做好传阅记录。文件传阅完毕后，及时收回存档。重要文件应进行电子存档，以便查询和管理。2.档案管理档案分类：公司档案分为文书档案、人事档案、财务档案、业务档案等类别。档案收集与整理：各部门负责本部门档案的收集、整理工作，定期将档案移交至行政部门。行政部门对接收的档案进行分类、编号、装订，并建立档案目录。档案保管与查阅：行政部门设立专门的档案库房，对档案进行妥善保管。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人和行政部门审批后，在指定地点查阅。查阅档案时应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借档案。档案销毁：对于已失去保存价值的档案，由行政部门提出销毁申请，填写档案销毁申请表，经公司领导审批后，按照规定的程序进行销毁，并做好销毁记录。七、会议与活动管理1.会议管理会议分类：公司会议分为定期会议和不定期会议，定期会议包括周例会、月例会、季度总结会等，不定期会议根据工作需要临时召开。会议组织：行政部门负责会议的组织安排工作，包括确定会议时间、地点、参会人员、会议议程等。提前通知参会人员会议相关信息，并准备好会议所需的资料、设备等。会议记录：会议过程中，安排专人负责会议记录，详细记录会议内容、讨论事项、决议等。会议记录应及时整理、归档，并存档电子版。会议决议执行：会议结束后，行政部门负责跟踪会议决议的执行情况，及时向相关部门和人员催办，并定期向公司领导汇报。2.活动管理活动策划：公司组织的各类活动，如团建活动、培训活动、节日庆祝活动等，由行政部门负责策划。活动策划应根据公司文化、员工需求和工作安排，制定详细的活动方案，包括活动主题、时间、地点、内容、预算等。活动组织与实施：活动方案经公司领导审批后，行政部门负责组织实施。活动过程中，要做好各项准备工作，确保活动顺利进行。同时，要注意活动的安全管理，保障员工的人身安全。活动总结：活动结束后，行政部门负责对活动进行总结，收集员工的反馈意见，评估活动效果。针对活动中存在的问题，提出改进措施和建议，为今后组织类似活动提供参考。八、车辆管理1.车辆配置与调度根据公司业务需求，合理配置车辆，确保车辆满足工作需要。行政部门负责车辆的调度管理工作，根据工作任务和员工申请，合理安排车辆使用。车辆调度应遵循先急后缓、高效合理的原则。2.车辆使用登记员工使用车辆时，应填写车辆使用申请表，注明使用时间、地点、事由等信息，经部门负责人审批后，到行政部门办理车辆使用手续。行政部门对车辆使用情况进行登记，记录车辆的出车时间、返回时间、行驶里程等信息。3.车辆维护与保养行政部门负责制定车辆维护保养计划，定期组织车辆进行维护保养，确保车辆性能良好。车辆发生故障时，驾驶员应及时报告行政部门，行政部门安排维修人员进行维修。维修完成后，驾驶员应进行验收，并在车辆维修记录上签字确认。4.车辆安全管理加强车辆安全管理，驾驶员应严格遵守交通规则，确保行车安全。定期组织驾驶员进行安全培训，提高驾驶员的安全意识和驾驶技能。车辆应配备必要的安全设备，如灭火器、急救箱等，并定期进行检查和维护，确保其处于良好状态。行政部门定期对车辆进行安全检查，发现安全隐患及时整改。对于违反车辆安全管理规定的行为，应进行严肃处理。九、证照与资质管理1.证照办理与年检行政部门负责公司各类证照的办理、年检及资质维护工作，如营业执照、组织机构代码证、税务登记证、生产许可证、资质证书等。根据证照的办理要求和年检时间，提前准备相关资料，及时办理证照的申请、变更、年检等手续，确保公司证照合法有效。2.资质维护关注行业动态和相关政策法规的变化，及时了解资质标准和要求的调整情况。组织相关部门和人员做好资质维护工作，确保公司资质满足行业准入条件。如涉及资质升级、延续等工作，应提前规划，做好各项准备工作，确保资质维护工作顺利进行。十、费用报销管理1.报销范围公司行政费用报销范围包括办公用品、固定资产购置、差旅费、业务招待费、通讯费、水电费、车辆费用等。具体报销范围和标准按照公司相关财务制度执行。2.报销流程员工发生费用支出后，应及时收集相关发票、收据等报销凭证，并按照公司报销凭证粘贴要求进行粘贴。填写费用报销单，详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并经部