供应商管理程序

供应商管理程序本程序旨在建立一套科学、规范、有效的供应商管理体系，确保所采购的物资和服务符合公司要求，提高采购效率，降低采购成本，与供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系。二、适用范围本程序适用于公司所有采购物资和服务的供应商管理，包括原材料、零部件、设备、办公用品、外包服务等。三、职责分工采购部门1.负责供应商的开发、评估、选择、日常管理和绩效评价。2.组织供应商的实地考察、样品测试等工作。3.与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.协调处理与供应商的各类问题和纠纷。质量部门1.参与供应商的评估和选择，提供质量方面的专业意见。2.对采购物资和服务进行质量检验和验收，反馈质量问题。3.协助采购部门推动供应商质量改进。技术部门1.根据采购需求，提供技术规格和要求。2.参与供应商的技术交流和评估，协助解决技术问题。财务部门1.负责与供应商的货款结算和支付管理。2.对采购成本进行核算和分析，提供财务支持。其他部门1.根据业务需求，提出采购需求和供应商建议。2.配合采购部门做好供应商管理相关工作。四、程序内容供应商开发1.需求分析采购部门定期收集各部门的采购需求，结合公司的生产计划、库存情况等，进行综合分析，确定需要开发的供应商类别和具体物资或服务项目。2.信息收集通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业展会、供应商推荐、采购协会、同行交流等。收集的信息应包括供应商的基本情况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、服务能力、信誉状况等。3.初步筛选采购部门对收集到的供应商信息进行初步筛选，排除明显不符合要求的供应商。筛选标准可包括供应商的资质、生产规模、产品质量认证、价格竞争力等。4.供应商调查对初步筛选合格的供应商进行实地调查，了解其生产经营状况、质量管理体系、环保措施、人员配备等情况。实地调查可采用面谈、参观生产现场、查阅文件记录等方式进行。5.样品测试根据采购物资或服务的技术要求，要求供应商提供样品进行测试。质量部门负责组织样品测试工作，对样品的各项指标进行检验和评估，出具测试报告。6.供应商评估采购部门组织相关部门（质量、技术、财务等）对通过调查和样品测试的供应商进行综合评估。评估内容包括供应商的质量控制能力、技术水平、价格合理性、交货期保障能力、售后服务水平、环保情况、财务状况等。可采用打分法或其他评估方法对供应商进行量化评估，确定供应商的综合得分和等级。供应商选择1.选择决策根据供应商评估结果，采购部门提出供应商选择建议，报公司管理层审批。公司管理层根据采购需求、供应商综合表现、成本效益等因素，做出最终的供应商选择决策。2.合同签订采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订前，应确保合同条款符合法律法规要求，双方对合同内容无异议。供应商日常管理1.供应商档案建立采购部门为每个供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、评估记录、采购合同、交货记录、质量反馈、付款记录等。供应商档案应定期更新和维护，确保信息的准确性和完整性。2.采购订单下达采购部门根据公司的采购需求，向供应商下达采购订单。采购订单应明确物资或服务的规格、数量、交货期、交货地点等详细要求。3.交货跟踪采购部门负责跟踪供应商的交货情况，及时与供应商沟通交货进度，确保按时交货。如发现供应商可能无法按时交货，应及时采取措施，如调整采购计划、寻找替代供应商等，以减少对公司生产经营的影响。4.质量监控质量部门对采购物资和服务进行质量检验和验收，确保符合合同要求和公司质量标准。如发现质量问题，应及时通知采购部门，采购部门与供应商协商解决，包括退货、换货、补货、降价等处理方式。质量部门应定期对供应商的质量状况进行统计分析，向采购部门反馈质量趋势，协助采购部门推动供应商质量改进。5.付款管理财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，及时与供应商进行货款结算和支付。付款前，财务部门应审核采购订单、验收报告、发票等相关单据，确保付款手续齐全、金额准确。供应商绩效评价1.评价指标设定采购部门制定供应商绩效评价指标体系，包括质量、交货期、价格、服务、合作态度等方面的指标。质量指标可包括来料合格率、退货率、质量问题投诉次数等；交货期指标可包括按时交货率、交货周期等；价格指标可包括采购价格合理性、价格波动情况等；服务指标可包括售后服务响应时间、解决问题能力等；合作态度指标可包括沟通配合程度、对公司需求的响应速度等。2.评价周期供应商绩效评价周期为每季度一次，采购部门在每个季度末对供应商进行绩效评价。3.数据收集采购部门负责收集供应商在本季度内的各项绩效数据，包括质量检验报告、交货记录、采购价格、售后服务记录等。质量部门、仓库管理部门等相关部门应配合采购部门提供所需的数据。4.评价实施采购部门根据收集到的数据，按照绩效评价指标体系对供应商进行量化评价，计算每个供应商的绩效得分。采购部门组织相关部门对供应商的绩效评价结果进行讨论和分析，确定供应商的绩效等级。5.结果反馈采购部门将供应商绩效评价结果及时反馈给供应商，与供应商沟通绩效表现，提出改进建议和要求。对于绩效表现优秀的供应商，可给予适当的奖励和表彰；对于绩效表现较差的供应商，应采取警告、限期整改、暂停合作等措施，直至终止合作。6.持续改进采购部门和供应商根据绩效评价结果，共同制定改进计划，明确改进目标、措施和时间节点。采购部门跟踪供应商的改进情况，定期评估改进效果，确保供应商的绩效得到持续提升。供应商关系维护1.定期沟通采购部门定期与供应商进行沟通，了解供应商的生产经营状况、市场动态、产品开发等情况，同时向供应商反馈公司的采购需求和质量要求。沟通方式可包括电话、邮件、面谈、供应商会议等。2.合作协调采购部门与供应商在采购业务中密切合作，协调解决合作过程中出现的问题和纠纷。对于重大采购项目或合作事项，可成立专门的项目小组，加强双方的沟通与协作。3.供应商培训根据公司的质量要求和技术标准，采购部门可组织对供应商进行培训，提高供应商的质量意识和技术水平。培训内容可包括质量管理体系、产品技术要求、检验标准、包装运输要求等。4.供应商激励建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予适当的激励，如增加采购份额、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。通过激励措施，鼓励供应商不断提高产品质量和服务水平，增强与公司的合作意愿。五、相关文件1.《采购管理程序》2.《质量管理体