文件管理制度

文件管理制度（一）目的为加强公司文件管理，确保文件的规范性、准确性和有效性，提高工作效率，实现文件资源的有效利用和共享，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在工作中所涉及的各类文件的管理，包括但不限于纸质文件、电子文件、邮件等。（三）职责分工1.行政部负责制定、修订和完善公司文件管理制度，并监督执行。负责公司文件的统一归口管理，包括文件的编号、登记、归档、保管、借阅、销毁等工作。定期对公司文件管理情况进行检查和评估，提出改进建议和措施。2.各部门负责本部门文件的起草、审核、批准、发放、使用、保管等工作，并指定专人负责文件管理。配合行政部做好公司文件的归档和整理工作，确保本部门文件的完整性和准确性。严格按照公司文件管理制度的要求，规范本部门文件的使用和流转，不得擅自修改、复制、传播公司文件。二、文件分类与编号（一）文件分类1.行政文件：包括公司制度、会议纪要、工作计划、工作总结、通知、通报、报告等。2.业务文件：与公司业务相关的各类文件，如合同协议、技术文档、市场调研报告、项目方案等。3.财务文件：财务报表、预算报告、审计报告、费用报销单等。4.人事文件：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。（二）文件编号1.编号规则文件编号由"部门代码+年份+顺序号"组成。部门代码：根据公司组织架构，为每个部门设定两位代码，如行政部为"01"，财务部为"02"等。年份：文件形成年份的后两位数字，如2023年形成的文件编号中的年份部分为"23"。顺序号：按照文件形成的先后顺序，从"001"开始依次编号。2.示例行政部2023年第5号文件编号为：0123005业务部2023年第12号文件编号为：0223012三、文件起草与审核（一）文件起草1.文件起草应遵循公司的方针政策和相关法律法规，内容准确、完整、清晰，语言规范、简洁。2.起草部门应明确文件的主题、目的、范围、主要内容和要求，并确保文件与公司其他相关文件协调一致。3.对于重要文件或涉及多个部门的文件，起草部门应组织相关人员进行讨论和研究，充分征求意见，确保文件的可行性和可操作性。（二）文件审核1.文件起草完成后，应提交部门负责人进行审核。部门负责人应对文件的内容、格式、逻辑等进行全面审核，确保文件符合公司要求和部门实际情况。2.对于涉及重要事项、重大决策、财务收支等文件，还应提交公司分管领导或总经理进行审批。审批通过后方可发布。3.文件审核人应在文件审核意见栏中签署明确的审核意见，如同意发布、修改后发布、不同意发布等，并注明审核日期和审核人姓名。四、文件发布与发放（一）文件发布1.经审核批准的文件，由行政部统一编号，并在公司内部办公系统或指定的文件发布平台上发布。2.文件发布时应注明文件的名称、编号、发布日期、生效日期、发布部门等信息，确保员工能够及时、准确地获取文件。3.对于需要纸质版发布的文件，行政部应根据文件的发放范围进行打印，并加盖公司公章或文件专用章。（二）文件发放1.行政部根据文件的发放范围，将纸质版文件发放至各部门指定的文件接收人，并做好发放登记。2.文件接收人应在收到文件后及时签字确认，并妥善保管。如有疑问或异议，应及时与行政部沟通。3.对于电子文件，行政部应通过公司内部办公系统或其他指定方式发送至相关部门或人员，并提醒接收人及时查收和下载。五、文件使用与保管（一）文件使用1.员工应严格按照文件的规定和要求使用文件，不得擅自修改、删除、复制、传播公司文件。2.在文件使用过程中，如发现文件存在错误或需要补充完善的地方，应及时反馈给文件起草部门或行政部，以便进行修订。3.涉及公司机密的文件，应严格按照公司保密制度的要求进行保管和使用，未经批准不得泄露给任何第三方。（二）文件保管1.各部门应指定专人负责本部门文件的保管工作，确保文件的安全、完整和有序存放。2.文件应分类存放，建立文件目录或索引，便于查找和使用。对于重要文件或经常使用的文件，应设置专门的文件柜或文件夹进行保管。3.电子文件应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，应设置相应的访问权限，确保文件的安全性。4.文件保管期限应根据文件的性质和重要程度确定，一般分为长期、中期和短期。保管期限届满后，经行政部审核批准后可进行销毁。六、文件借阅与归还（一）文件借阅1.因工作需要借阅公司文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，并提交部门负责人签字审批。2.行政部根据审批意见，对符合借阅条件的文件进行登记，并将文件借给借阅人。借阅人应在规定的借阅期限内归还文件。3.对于重要文件或涉及公司机密的文件，借阅人应在借阅前签订《文件保密协议》，承诺妥善保管文件，不得泄露给任何第三方。（二）文件归还1.借阅人应在借阅期限届满后及时归还文件，如需延长借阅期限，应提前向行政部提出申请，并经批准后方可延长。2.行政部在收到归还的文件后，应认真检查文件的完整性和准确性，如发现文件有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并要求借阅人进行赔偿。3.借阅人归还文件时，应在《文件借阅登记表》上签字确认，行政部应将文件归还原位，并做好相应的记录。七、文件修订与废止（一）文件修订1.随着公司业务的发展和内外部环境的变化，文件可能需要进行修订。文件起草部门或相关部门应定期对文件进行评估，如发现文件存在不适用或需要完善的地方，应及时提出修订建议。2.文件修订申请应填写《文件修订申请表》，注明修订文件的名称、编号、修订原因、修订内容等信息，并提交部门负责人审核。3.经审核批准的文件修订申请，由行政部负责组织修订工作。修订后的文件应按照本制度的要求进行审核、发布和发放。（二）文件废止1.对于已不再适用或失去效力的文件，文件起草部门或相关部门应及时提出废止申请，并填写《文件废止申请表》，注明废止文件的名称、编号、废止原因等信息。2.经审核批准的文件废止申请，由行政部在公司内部办公系统或指定的文件发布平台上发布废止通知，并将废止文件从公司文件管理系统中删除。3.废止后的文件应按照公司档案管理的要求进行妥善保管，以备查阅。八、文件保密与安全（一）文件保密1.公司员工应严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密的文件进行保密，不得泄露给任何第三方。2.对于机密文件，应采取加密存储、限制访问权限等措施，确保文件的安全性。3.在文件传递过程中，应采取加密传输、专人送达等方式，防止文件在传输过程中被泄露。（二）文件安全1.行政部应加强对公司文件存储设备和服务器的管理，定期进行维护和检查，确保设备的正常运行和数据的安全。2.对于纸质文件，应存放在安全可靠的地方，防止文件被盗、丢失或损坏。3.在文件处理过程中，如涉及文件销毁，应按照公司规定的程序进行操作，确保文件销毁彻底，防止文件信息泄露。九、监督与考核（一）监督检查1.行政部定期对公司文件管理情况进行监督检查，检查内容包括文件的起草、审核、发布、使用、保管、借阅、修订、废止等环节。2.各部门应积极配合行政部的监督检查工作，如实提供相关文件和资料，不得隐瞒或拒绝检查。（二）考核与奖惩1.公司将文件管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对文件管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励。2