办公用品管理制度36958

办公用品管理制度36958一、总则1.目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，节约成本，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.职责分工行政部门负责办公用品的统一采购、保管、发放及回收处理等工作。定期盘点办公用品库存，编制办公用品采购计划。制定办公用品管理制度并监督执行。各部门负责人负责本部门办公用品需求的统计、审核及领用管理。监督本部门员工合理使用办公用品，杜绝浪费现象。员工按规定领用办公用品，妥善保管和使用，不得随意丢弃或转借他人。如有办公用品需求，及时向部门负责人反馈。

二、办公用品的分类及标准1.办公文具类书写工具：如中性笔、圆珠笔、钢笔、铅笔等。纸张类：A4纸、A3纸、便签纸、笔记本等。文件夹类：档案袋、文件盒、资料册等。装订用品：订书机、订书钉、回形针、胶水、胶棒等。桌面用品：计算器、台历、笔筒、文件架等。2.办公设备类电脑及周边设备：台式电脑、笔记本电脑、显示器、打印机、复印机、扫描仪、鼠标、键盘等。办公家具：办公桌、办公椅、文件柜、沙发、茶几等。3.办公耗材类硒鼓、墨盒：适用于各种打印机、复印机。打印纸：根据不同规格和用途，如普通打印纸、彩色打印纸等。传真纸：用于传真机。碳粉：用于激光打印机。4.其他办公用品类清洁用品：拖把、扫帚、抹布、清洁剂等。劳保用品：手套、口罩、安全帽等（根据工作需要发放）。茶水用品：茶叶、一次性水杯等。

三、办公用品的采购1.采购计划制定行政部门每月末根据各部门提交的办公用品需求申请表，结合库存情况，编制次月办公用品采购计划。采购计划应明确办公用品的种类、规格、数量等详细信息。2.采购渠道选择优先选择与公司长期合作、信誉良好、价格合理的供应商。对于常用办公用品，建立供应商名录，定期评估供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面，确保采购渠道的稳定性和可靠性。鼓励通过集中采购、批量采购等方式降低采购成本。3.采购流程采购人员根据批准的采购计划，向选定的供应商发送采购订单，明确采购物品的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等要求。采购人员跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。办公用品到货后，采购人员应及时通知行政部门仓库管理人员进行验收。

四、办公用品的验收与入库1.验收标准仓库管理人员依据采购订单和相关质量标准对到货的办公用品进行验收。检查办公用品的规格、型号、数量是否与采购订单一致，外观是否完好，质量是否符合要求。对于办公设备类，需进行试用或调试，确保其正常运行。2.验收流程仓库管理人员在收到办公用品后，应立即组织验收工作。验收合格的办公用品，仓库管理人员填写入库单，注明办公用品的名称、规格、数量、入库日期等信息，并签字确认。对于验收不合格的办公用品，仓库管理人员应及时与采购人员联系，要求供应商更换或处理。3.入库管理验收合格的办公用品应及时入库，按照类别、规格、型号等进行分类存放，便于管理和查找。仓库管理人员建立办公用品库存台账，详细记录办公用品的出入库情况，包括日期、名称、规格、数量、领用部门、领用人等信息。

五、办公用品的发放1.发放原则按需发放原则。根据员工的工作需要和实际用量，合理发放办公用品。定期发放原则。办公文具类一般每月定期发放一次，办公设备类根据实际需求和使用年限等情况进行发放或调配。以旧换新原则（部分办公用品适用）。对于一些可以以旧换新的办公用品，如硒鼓、墨盒等，员工交回旧品后，方可领取新品。2.发放流程员工填写办公用品领用申请表，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并提交给部门负责人审核。部门负责人根据员工的工作需求和实际情况，对领用申请表进行审核，签字批准后交行政部门。行政部门仓库管理人员根据批准的领用申请表，发放相应的办公用品，并在库存台账上记录发放情况。员工领取办公用品时，应在发放登记表上签字确认。

六、办公用品的使用与保管1.使用规范员工应按照办公用品的使用说明正确使用，不得随意拆卸、改装或挪作他用。节约使用办公用品，提倡双面打印、复印，减少纸张浪费。对于办公设备，如电脑、打印机等，应定期进行维护保养，保持设备的良好运行状态。如有办公用品损坏或丢失，员工应及时向部门负责人报告，并说明原因。2.保管要求员工个人领用的办公用品由本人负责保管，应放置在安全、整洁的地方，避免损坏或丢失。办公设备类由行政部门统一调配和管理，各部门应指定专人负责使用和保管，定期进行检查和维护。仓库管理人员应定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。如发现盘盈或盘亏情况，应及时查明原因并进行处理。

七、办公用品的报废与回收1.报废条件办公用品已损坏且无法修复或维修成本过高，影响正常使用的。办公用品已超过使用年限，且无使用价值的。因公司业务调整或其他原因，不再使用的办公用品。2.报废流程使用部门填写办公用品报废申请表，注明报废办公用品的名称、规格、数量、报废原因等信息，并提交给行政部门。行政部门组织相关人员对报废申请表进行审核，确认符合报废条件后，签字批准。对于批量报废的办公用品，行政部门应组织集中处理，可选择报废变卖、捐赠等方式进行处理。仓库管理人员根据批准的报废申请表，对报废的办公用品进行核销，并在库存台账上记录。3.回收管理对于一些具有回收价值的办公用品，如硒鼓、墨盒、纸张等，鼓励员工进行回收利用。行政部门负责组织回收工作，定期收集员工交回的可回收办公用品，并进行妥善处理。

八、监督与检查1.行政部门定期对各部门办公用品的使用情况进行检查，包括办公用品的领用、使用、保管等方面。2.检查方式可采用实地查看、查阅记录、问卷调查等形式，及时发现问题并提出整改意见。3.对于违反办公用品管理制度的行为，如浪费办公用品、违规领用等，行政部门将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育