计算机软硬件采购制度建设V1.0

计算机软硬件采购制度建设V1.0一、制度目的本制度旨在规范公司计算机软硬件采购流程，确保采购活动的科学性、合理性、公正性和透明度，提高采购效率，满足公司业务发展对计算机软硬件的需求，同时保障采购质量，控制采购成本，维护公司利益。

二、适用范围本制度适用于公司内部各部门因工作需要进行的计算机硬件设备（包括但不限于服务器、计算机终端、存储设备、网络设备等）以及软件产品（包括操作系统、办公软件、行业应用软件等）的采购活动。

三、职责分工1.需求部门根据本部门业务需求，提出计算机软硬件采购申请，详细说明采购的理由、用途、功能要求、数量、预算等信息。配合采购部门进行采购前期的调研、选型等工作，提供技术支持和业务需求反馈。参与到货验收工作，对采购的软硬件进行试用和验收，确保符合本部门业务需求。2.采购部门负责制定采购计划，根据公司预算和需求部门的申请，合理安排采购时间和采购方式。组织开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商数据库，进行供应商的筛选、评估和管理。按照采购流程，与选定的供应商进行商务谈判、签订采购合同，并跟踪合同执行情况，确保按时、按质、按量完成采购任务。协调解决采购过程中出现的问题，如与供应商的纠纷、交货延迟等，保障采购工作的顺利进行。3.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理性和合规性。参与采购合同的审核，重点审查合同中的价格条款、付款方式、结算方式等财务相关内容。按照合同约定和公司财务制度，办理采购款项的支付手续。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持，协助控制采购成本。4.信息技术部门为需求部门提供技术咨询和建议，协助制定采购技术方案，评估采购产品的技术可行性和兼容性。参与到货验收工作，从技术角度对采购的软硬件进行测试和评估，确保其满足公司信息技术架构和业务系统的要求。负责对采购的软件进行安装、调试、培训等技术支持工作，保障软件的正常运行。

四、采购流程1.采购申请需求部门根据业务发展需要，填写《计算机软硬件采购申请表》，详细描述采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、预期使用时间等信息，并附上相关的业务需求说明或技术方案。《采购申请表》经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到需求部门的采购申请后，对申请内容进行初步审核，检查申请信息是否完整、准确，预算是否合理等。对于金额较小（具体金额标准由公司根据实际情况确定）的采购申请，采购部门审核通过后，报分管领导审批。对于金额较大的采购申请，采购部门组织相关部门（如财务部门、信息技术部门等）进行联合评审，评审通过后报公司总经理审批。审批通过后的采购申请返回采购部门，作为采购工作的依据。3.采购计划制定采购部门根据审批通过的采购申请，结合公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定详细的采购计划。采购计划包括采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式、预算金额、预计到货时间等内容。采购计划经采购部门负责人审核后，报分管领导备案。4.市场调研与供应商选择采购部门根据采购计划，开展市场调研工作，收集相关计算机软硬件产品的信息，包括产品性能、价格、质量、售后服务等方面。通过多种渠道（如网络搜索、行业展会、供应商推荐、咨询专业机构等）获取供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出若干潜在供应商，并对其进行初步评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、技术水平、产品质量、价格优势、售后服务等方面。采购部门组织相关部门（如信息技术部门、需求部门等）对潜在供应商进行实地考察或邀请供应商进行产品演示，进一步了解供应商的实际情况和产品特点。根据评估和考察结果，采购部门确定最终的供应商，并与其进行商务谈判，争取最有利的采购条件，包括价格、交货期、售后服务等。5.采购合同签订采购部门与选定的供应商协商一致后，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购产品的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款。采购合同经采购部门负责人审核后，提交至财务部门审核。财务部门重点审核合同中的价格条款、付款方式、结算方式等财务相关内容，确保合同符合公司财务制度和预算要求。财务部门审核通过后，采购合同提交至公司法定代表人或其授权代表签字盖章，并加盖公司公章。采购合同一式多份，分别由采购部门、供应商、财务部门、信息技术部门等留存。6.采购执行与跟踪采购部门根据采购合同的约定，及时向供应商发送采购订单，明确采购产品的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并跟踪订单执行情况。供应商按照采购订单的要求组织生产和发货，并及时向采购部门反馈发货信息。采购部门应及时掌握采购产品的运输情况，确保按时到货。在采购产品到货前，采购部门通知需求部门、信息技术部门等相关部门做好验收准备工作。7.到货验收采购产品到货后，由采购部门组织需求部门、信息技术部门、财务部门等相关部门进行联合验收。验收人员按照采购合同和相关标准，对采购产品的数量、规格型号、外观、质量、性能等进行逐一检查。对于软件产品，信息技术部门负责进行安装、调试、测试等工作，确保软件能够正常运行，并满足需求部门的业务要求。验收合格后，验收人员在《计算机软硬件验收报告》上签字确认。如发现产品存在质量问题或与合同约定不符的情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取相应的解决措施，如换货、退货、补货等，并跟踪问题解决情况。8.付款结算验收合格后，供应商提交付款申请，采购部门审核付款申请的真实性和准确性，并提交至财务部门。财务部门根据采购合同和验收报告，审核付款申请，确认无误后按照公司财务制度办理付款手续。对于采用分期付款方式的采购项目，财务部门按照合同约定的付款时间和金额进行支付。

五、采购方式1.集中采购对于公司通用的计算机软硬件产品，如操作系统、办公软件等，采用集中采购的方式。由采购部门统一组织采购，与供应商签订框架协议，各需求部门根据实际需要从框架协议中选择具体的产品和服务。集中采购可以通过批量采购获得价格优惠，降低采购成本，同时便于公司进行统一管理和维护。2.分散采购对于因特殊业务需求或个性化定制的计算机软硬件产品，采用分散采购的方式。由需求部门根据采购流程自行组织采购，采购部门提供必要的指导和监督。分散采购能够更好地满足需求部门的个性化需求，但采购成本可能相对较高，需要加强对采购过程的控制和管理。3.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的计算机软硬件采购项目，采用招标采购的方式。采购部门按照相关法律法规和公司规定，制定招标文件，发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。通过招标采购，可以充分引入市场竞争，选择最优的供应商和产品，确保采购质量和性价比。4.竞争性谈判采购对于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的计算机软硬件采购项目，或者招标后没有供应商投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，采用竞争性谈判采购的方式。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。竞争性谈判采购能够提高采购效率，满足紧急采购需求。5.单一来源采购符合下列情形之一的计算机软硬件采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式时，采购部门应组织相关部门进行论证，并报公司领导审批。

六、供应商管理1.供应商准入采购部门负责建立供应商准入标准和流程，明确供应商应具备的资质条件、生产能力、技术水平、产品质量、售后服务等方面的要求。潜在供应商向采购部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等。采购部门对潜在供应商提交的申请和材料进行审核，必要时进行实地考察。审核通过后，将潜在供应商纳入供应商数据库，并报分管领导备案。2.供应商评估与考核采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。采购部门可以通过收集需求部门、信息技术部门等相关部门的反馈意见，以及对采购产品的验收情况、使用情况等进行综合评估。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，及时进行整改或淘汰。3.供应商激励与约束公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款、颁发荣誉证书等，以鼓励供应商提高产品质量和服务水平。同时，公司建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定、产品质量不合格、售后服务不到位等情况的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。

七、采购预算管理1.预算编制需求部门在提出采购申请时，应同时编制采购预算，明确采购项目的预计费用，包括产品价格、运输费、安装调试费、税费等各项支出。采购预算应根据公司业务发展规划、实际需求和市场行情等因素进行合理编制，确保预算的科学性和合理性。财务部门对需求部门提交的采购预算进行审核，结合公司年度预算安排，提出审核意见，并报公司领导审批。2.预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算进行采购活动，控制采购成本，确保采购费用不超过预算金额。在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，需求部门应重新填写《采购预算调整申请表》，说明调整的原因和金额，按照采购审批流程进行审批。财务部门根据审批后的预算调整申请，对采购预算进行相应调整，并监督采购预算的执行情况。3.预算分析与控制财务部门定期对采购预算的执行情况进行分析，对比实际采购支出与预算金额的差异，分析差异产生的原因。对于超预算采购的情况，财务部门应及时查明原因，并采取相应的措施进行控制和纠正，如要求采购部门说明情况、暂停采购项目、调整预算等。通过对采购预算的分析与控制，不断完善采购预算管理，提高预算的准确性和执行效率，合理控制采购成本。

八、监督与审计1.内部监督公司内部审计部门负责对计算机软硬件采购活动进行定期或不定期的审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否有效、采购资金是否合理使用等。审计部门可以通过查阅采购文件、合同、发票、验收报告等资料，实地走访供应商、需求部门等方式进行审计。对于审计中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保采购活动规范、合法、有效。2.采购部门自查采购部门应建立内部自查制度，定期对采购工作进行自查，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、供应商管理情况等。采购部门应对自查中发现的问题及时进行整改，并将自查情况和整改结果向公司领导报告。3