医院物资管理制度和流程

医院物资管理制度和流程一、总则1.目的为加强医院物资管理，保障医院医疗、教学、科研等工作的顺利进行，提高物资使用效益，降低成本，特制定本制度和流程。2.适用范围本制度适用于医院各科室、部门所涉及的各类物资的采购、验收、储存、发放、使用、盘点及报废等管理活动。3.物资分类固定资产：单位价值在规定标准以上（一般设备单位价值在1000元以上，专用设备单位价值在1500元以上），使用期限在一年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。低值易耗品：单位价值在规定标准以下，或使用期限不满一年，但能多次使用且基本保持原有实物形态的物品。消耗性物资：一次性消耗的物资，如医用耗材、办公用品、试剂等。

二、物资采购管理1.采购计划编制各科室需求申报：各科室应根据业务发展、医疗工作实际需要，每月定期填写物资需求申请表，详细注明物资名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息。物资管理部门汇总审核：物资管理部门收到各科室需求申请表后，进行汇总整理，结合库存情况，对需求的合理性、必要性进行审核。对于重复、不必要的需求予以调整或删减。采购计划制定：根据审核后的需求信息，物资管理部门编制月度采购计划，明确采购物资的种类、数量、预算金额等，并报分管领导审批。2.采购方式选择集中采购：对于通用性强、需求量大的物资，如办公用品、常用医用耗材等，实行集中采购。通过招标、询价等方式确定供应商，签订集中采购合同，以获得更优惠的采购价格和服务。分散采购：对于专业性较强、有特殊要求的物资，如大型医疗设备、专用试剂等，由相关科室或部门提出采购申请，物资管理部门组织实施分散采购。根据物资特点和采购金额大小，分别采用招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式进行采购。3.供应商选择与管理供应商筛选：物资管理部门建立供应商数据库，对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、经营许可证、产品质量认证等相关证件的审核。同时，收集供应商的信誉、业绩、售后服务等方面的信息，筛选出合格的供应商。供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。通过问卷调查、实地考察、数据分析等方式，对供应商的表现进行量化评分，对于评估不合格的供应商，及时进行整改或淘汰。合作协议签订：与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括物资规格、价格、交货方式、付款方式、质量保证、售后服务等条款，确保采购活动的顺利进行。4.采购流程采购申请审批：各科室物资需求申请表经科室负责人签字确认后，报物资管理部门审核，再由分管领导审批。审批通过后，物资管理部门方可组织采购。采购实施：根据采购方式和选定的供应商，物资管理部门与供应商进行洽谈、签订采购合同或订单。对于招标采购项目，按照相关法律法规和医院招标管理规定进行操作。合同执行与跟踪：采购合同签订后，物资管理部门负责跟踪合同执行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。如遇合同变更或纠纷，及时与供应商协商解决，并报相关部门备案。到货验收：物资到货前，物资管理部门通知使用科室及相关验收人员做好验收准备。物资到货时，验收人员按照合同要求对物资的数量、规格、型号、质量等进行严格验收，填写验收记录。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资及时与供应商联系退换货事宜。

三、物资验收管理1.验收人员职责物资管理部门人员：负责组织协调验收工作，审核验收报告，对验收过程中出现的问题及时与供应商沟通解决。使用科室专业人员：根据物资的专业特性，对物资的技术性能、质量等进行验收，确保物资符合使用要求。质量控制部门人员：对涉及医疗质量安全的物资，如医用耗材、试剂等，按照相关质量标准进行抽检，监督验收过程的合规性。2.验收标准物资质量标准：依据国家相关标准、行业标准、产品说明书及合同要求，对物资的质量进行验收。确保物资的规格、型号、性能等符合规定，无质量缺陷。物资数量标准：按照采购合同或订单要求，对物资的数量进行清点核对，确保数量准确无误。物资包装标准：检查物资的包装是否完好无损，标识是否清晰准确，包括物资名称、规格型号、生产日期、保质期等信息。3.验收流程到货通知：物资到货前，供应商应提前通知物资管理部门，物资管理部门及时通知使用科室及相关验收人员。初步检查：验收人员首先对物资的外包装进行检查，查看是否有破损、变形、受潮等情况。数量清点：按照采购合同或订单要求，对物资的数量进行逐一清点，确保数量与合同一致。质量检验：使用科室专业人员或质量控制部门人员根据物资的专业特性和质量标准，对物资的质量进行检验。可采用检验报告、试用、抽样检测等方式进行，确保物资质量合格。验收记录：验收人员填写验收记录，详细记录物资的名称、规格型号、数量、质量状况、验收日期、验收人员等信息。验收记录应妥善保存，作为物资管理的重要依据。验收结果处理：验收合格的物资，验收人员在验收记录上签字确认后，办理入库手续；验收不合格的物资，填写验收不合格报告，注明不合格原因，及时通知物资管理部门与供应商联系退换货事宜。

四、物资储存管理1.仓库规划与布局根据物资类别和特性：合理划分仓库存储区域，如分为固定资产区、低值易耗品区、消耗性物资区等。同时，根据物资的储存条件要求，设置常温库、阴凉库、冷藏库等不同温湿度环境的仓库。遵循先进先出原则：对仓库货架进行编号和标识，按照物资的入库时间先后顺序进行存放，便于物资的发放和管理，确保物资在有效期内得到合理使用。2.物资入库办理入库手续：验收合格的物资，物资管理部门仓库管理人员根据验收记录，核对物资的名称、规格型号、数量等信息无误后，办理入库手续。填写入库单，注明物资来源、入库日期、存放位置等，并将物资按照规定的区域和方式进行存放。库存信息更新：仓库管理人员及时将入库物资信息录入物资管理系统，更新库存台账，确保库存数据的准确性和及时性。3.物资保管日常巡查：仓库管理人员每天对仓库进行巡查，检查物资的存放状态、温湿度情况、消防安全等，及时发现并处理物资保管过程中出现的问题，如物资损坏、变质、受潮等。温湿度控制：对于有温湿度要求的仓库，配备相应的温湿度监测设备，定期记录温湿度数据。根据温湿度变化情况，采取相应的调控措施，确保物资储存环境符合要求。安全管理：加强仓库的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，确保仓库安全。严禁烟火，防止火灾、爆炸等事故的发生。同时，做好防盗、防虫、防鼠等工作，保护物资安全。4.物资盘点定期盘点：医院定期组织物资盘点工作，一般每月或每季度进行一次全面盘点。仓库管理人员根据库存台账，对库存物资进行逐一清点核对，确保账实相符。盘点方法：采用实地盘点法，即对仓库内的物资进行逐一清点。对于数量较大的物资，可采用抽样盘点的方式，但抽样比例应符合相关规定，确保盘点结果的准确性。盘点结果处理：盘点结束后，仓库管理人员填写盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行详细记录和分析。对于盘盈物资，查明原因后调整库存台账；对于盘亏物资，应查明原因，属于正常损耗的，按照规定进行核销；属于人为原因造成的，追究相关人员责任，并进行相应的处理。

五、物资发放管理1.发放原则按需发放：根据各科室实际工作需要，严格按照物资需求申请表进行发放，确保物资发放合理、合规。先进先出：优先发放库存时间较长的物资，避免物资积压过期，保证物资的质量和有效性。2.发放流程领用申请：各科室使用人员填写物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，经科室负责人签字审批后，提交物资管理部门。审核发放：物资管理部门仓库管理人员收到领用申请表后，对其进行审核。审核内容包括申请的合理性、库存情况等。审核通过后，按照规定的发放流程进行物资发放，填写出库单，注明物资名称、规格型号、数量、领用科室、领用日期等信息，并更新库存台账。发放方式：物资发放可采用直接发放或限额发放等方式。对于常用的消耗性物资，可根据科室以往的使用量和库存情况，设定限额，定期发放；对于贵重物资、专用物资等，实行按需审批发放。3.发放记录与跟踪发放记录保存：物资管理部门应妥善保存物资发放记录，包括领用申请表、出库单等资料，以便查询和追溯物资的流向和使用情况。使用跟踪：物资管理部门定期对物资的使用情况进行跟踪，了解物资在各科室的使用效果和需求变化情况，及时调整物资采购计划和库存管理策略。

六、物资使用管理1.使用科室职责合理使用物资：各科室应按照物资的使用说明和操作规程，合理使用物资，确保物资的使用效果和安全性。不得擅自改变物资的用途或超范围使用物资。物资保管：负责本科室领用物资的保管工作，指定专人管理物资，防止物资丢失、损坏、浪费等情况的发生。使用情况反馈：及时向物资管理部门反馈物资的使用情况、质量问题、需求变化等信息，以便物资管理部门进行调整和改进。2.使用培训与指导物资管理部门组织培训：针对新采购的物资或使用方法发生变化的物资，物资管理部门应组织相关使用科室人员进行培训，详细介绍物资的性能、使用方法、注意事项等内容，确保使用人员熟悉物资的使用要求。供应商技术支持：对于一些专业性较强的物资，物资管理部门可邀请供应商提供技术支持和培训指导，帮助使用科室人员正确使用物资。3.物资使用监督与考核物资管理部门监督：物资管理部门定期对各科室物资使用情况进行监督检查，检查内容包括物资的使用是否合理、是否存在浪费现象、物资保管是否得当等。发现问题及时督促整改。绩效考核挂钩：将物资使用管理情况纳入科室绩效考核体系，对物资使用合理、节约、管理规范的科室给予奖励；对物资使用不当、浪费严重、管理不善的科室进行扣分处理，以促进各科室加强物资使用管理。

七、物资报废管理1.报废条件达到规定使用年限：固定资产等物资达到规定的使用年限，且已无法正常使用或维修成本过高。技术淘汰：因技术进步、设备更新等原因，物资已被新的技术或设备所替代，无法继续满足工作需要。损坏无法修复：物资因损坏严重，经专业技术人员鉴定无法修复或修复后不能正常使用。其他原因：因自然灾害、政策调整等其他不可抗力因素导致物资无法使用。2.报废申请与审批使用科室提出申请：各科室对符合报废条件的物资，填写物资报废申请表，详细说明物资名称、规格型号、购置时间、报废原因等信息，并附上相关证明材料，如设备损坏照片、维修记录等，经科室负责人签字后提交物资管理部门。物资管理部门审核：物资管理部门收到报废申请表后，组织相关专业人员对报废物资进行技术鉴定和审核，核实报废原因和情况的真实性。审核通过后，报分管领导审批。财务部门审核：财务部门对报废物资的账面价值进行核对，确认无误后在报废申请表上签字。领导审批：分管领导根据物资管理部门和财务部门的审核意见，对报废申请进行审批。对于价值较大的报废物资，需经院长办公会研究决定。3.报废处理报废物资处置：经审批同意报废的物资，物资管理部门按照相关规定进行处置。对于有利用价值的废旧物资，可进行回收再利用；对于无利用价值的报废物资，可通过拍卖、变卖、捐赠等方式进行处理。在处置过程中，要确保报废物资的流向合法、合规，并做好相关记录。账务处理：财务部门根据报废审批文件和处置记录，及时进行账务处理，核销报废物资的账面价值，确保财务数据的准确性。

八、监督与检查1.内部审计监督定期审计：医院内部审计部门定期对物资管理工作进行审计，检查物资采购、验收、储存、发放、使用、报废等环节的管理制度执行情况，账目记录的准确性和合规性等。专项审计：针对物资管理中出现的重大问题或群众反映的突出问题，开展专项审计调查，深入分析原因，提出改进建议，督促相关部门进行整改。2.纪检监察监督监督检查：医院纪检监察部门对物资管理工作进行全程监督，重点检查物资采购过程中的廉洁自律情况，是否存在违规操作、收受回扣等违法违纪行为。举报受理：设立举报信箱和举报电话，接受群众对物资管理问题的举报。对举报内容进行认真调查核实，对违规违纪行为依法依规进行严肃处理。3.整改落实问题反馈：审计、纪检监察等部门在监督检查过程中发现的问题，及时向物资管理部门及相关科室反馈，并下达整改通知书，明确整改要求和期限。整改跟踪：物资管理部门及相关