物品采购、出入库制度及流程

物品采购、出入库制度及流程一、总则1.目的为规范公司物品采购、出入库管理工作，确保公司各项工作的正常开展，合理控制成本，保障公司资产安全，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于公司内所有物品的采购、出入库管理，包括但不限于办公用品、办公设备、生产物资、劳保用品等。

二、物品采购制度1.采购需求的提出各部门根据工作需要，定期或不定期填写《物品采购申请表》，详细注明所需物品的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签署意见后报分管领导审批。2.采购预算的编制财务部门根据公司年度预算和各部门采购申请，编制物品采购预算，明确各类物品的采购金额上限。采购预算应经公司管理层审核批准后执行，严格控制采购支出，确保不超预算。3.采购方式的选择集中采购：对于通用性强、采购量大的物品，如办公用品、办公设备等，由公司采购部门进行集中采购，以获取批量采购优惠，降低采购成本。分散采购：对于特殊规格、个性化需求的物品，或采购量较小的物品，由各部门自行采购，但需遵循公司相关采购规定和流程。招标采购：对于金额较大、技术复杂的采购项目，应采用招标采购方式，通过公开招标、邀请招标等形式，选择优质供应商，确保采购质量和价格合理。4.供应商的选择与管理供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉评价等，筛选出合格的供应商。供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。供应商合作协议：与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货方式、付款方式、质量保证、售后服务等条款，确保双方合作的顺利进行。5.采购流程采购申请审批通过后，采购部门根据物品的性质和采购方式，选择合适的供应商进行采购。询价与报价：向至少三家供应商发出询价函，要求其提供产品报价、交货期、付款方式等信息。采购人员对供应商的报价进行比较和分析，选择价格合理、信誉良好的供应商进行谈判。采购合同签订：与选定的供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，确保采购活动的合法性和规范性。采购合同签订后，应及时将合同副本提交给财务部门、使用部门等相关部门备案。采购订单下达：采购人员根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等具体要求。采购订单下达后，应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。到货验收：物品到货前，采购部门应提前通知使用部门做好验收准备。到货时，使用部门会同质量检验部门等相关人员按照采购合同和验收标准对物品进行验收。验收内容包括物品的名称、规格、型号、数量、质量、外观等方面。对于验收合格的物品，验收人员应在《物品验收单》上签字确认；对于验收不合格的物品，应及时与供应商沟通协商，要求其更换或处理。付款结算：采购物品验收合格后，采购人员应及时整理相关票据，提交给财务部门进行付款结算。财务部门根据采购合同和验收单，核对票据无误后，按照公司付款流程办理付款手续。

三、物品入库制度1.入库准备仓库管理人员在收到采购部门下达的采购订单后，应提前做好入库准备工作，包括清理仓库货位、准备验收工具等。根据采购订单和供应商送货通知，仓库管理人员应核对物品的名称、规格、型号、数量等信息，确保与采购订单一致。2.入库验收物品到货后，仓库管理人员应会同质量检验部门等相关人员按照验收标准对物品进行验收。验收内容包括物品的名称、规格、型号、数量、质量、外观等方面。对于验收合格的物品，验收人员应在《物品验收单》上签字确认，并注明验收情况。仓库管理人员根据验收单，将物品按照规定的货位进行存放，并做好标识。对于验收不合格的物品，仓库管理人员应及时通知采购部门与供应商协商处理。如因特殊原因需暂时存放不合格物品，应在仓库中设置专门区域，并做好明显标识，防止与合格物品混淆。3.入库登记仓库管理人员应对入库物品进行详细登记，填写《物品入库登记表》，记录物品的名称、规格、型号、数量、供应商、入库日期、验收情况等信息。《物品入库登记表》应及时更新，确保账物相符。仓库管理人员应定期对库存物品进行盘点，核对实际库存数量与登记数量是否一致，如发现差异应及时查明原因并进行调整。

四、物品出库制度1.出库申请各部门因工作需要领用物品时，应填写《物品领用申请表》，注明所需物品的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人对领用申请的合理性进行审核，签署意见后报分管领导审批。2.出库审批审批人员根据公司相关规定和实际情况，对领用申请进行审批。对于超出预算或不合理的领用申请，审批人员应予以驳回，并说明理由。领用申请审批通过后，仓库管理人员根据审批后的《物品领用申请表》办理出库手续。3.出库发放仓库管理人员按照《物品领用申请表》上注明的物品名称、规格、型号、数量等信息，从仓库中取出相应物品，并与领用人员进行核对。领用人员核对无误后，在《物品出库登记表》上签字确认。仓库管理人员根据出库情况，及时更新库存记录，确保账物相符。对于贵重物品或限量领用的物品，仓库管理人员应严格按照审批数量发放，并做好领用记录，以便追溯。

五、库存管理1.库存盘点仓库管理人员应定期对库存物品进行盘点，确保账物相符。盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。在盘点前，仓库管理人员应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等。盘点过程中，应认真核对物品的名称、规格、型号、数量、质量等信息，并做好记录。盘点结束后，仓库管理人员应编制《库存盘点报告》，对盘点结果进行总结和分析。如发现账实不符，应及时查明原因，并采取相应的措施进行调整，确保库存数据的准确性。2.库存安全管理仓库应设置专门的存储区域，对不同类型的物品进行分类存放，并做好标识。确保仓库环境整洁、通风良好，防止物品受潮、变质、损坏等。仓库应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库。对于易燃、易爆、有毒等危险物品，应按照相关规定进行单独存放和管理，确保安全。3.库存积压处理仓库管理人员应定期对库存物品进行清理，及时发现库存积压情况。对于长期积压且不再使用的物品，应填写《库存积压物品处理申请表》，提交给相关部门进行审批。审批通过后，仓库管理人员应根据物品的实际情况，选择合适的处理方式，如报废、变卖、捐赠等。处理库存积压物品应做好记录，并及时更新库存信息。

六、监督与考核1.内部审计监督公司内部审计部门定期对物品采购、出入库管理情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、出入库手续是否齐全、库存管理是否规范等。对于审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。2.绩效考核人力资源部门将物品采购、出入库管理工作纳入相关部门和人员的绩效考核体系，制定明确的考核指标和标准。考核指标包括采购成本控制、采购及时性、物品验收合格率、库存周转率、账物相符率等方面。根据考核结果，对表现优秀的部门和人员给予奖励，对存在问题的部门和人员进行相应的处罚。

七、附则1.本