协会档案管理制度

协会档案管理制度一、总则1.目的为加强本协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在协会工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于协会各部门及全体会员在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3.档案管理原则遵循集中统一管理、真实准确、完整安全、方便利用的原则，对档案进行科学分类、整理、保管和统计。

二、档案管理机构及职责1.档案管理部门协会设立综合办公室作为档案管理部门，负责协会档案工作的统筹规划、组织协调和具体实施。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全与完整。建立档案检索系统，编制必要的检索工具，为档案利用提供便利。严格执行档案借阅制度，办理档案借阅、归还手续，对借阅情况进行登记。负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对失去保存价值的档案进行处理。积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为协会工作提供决策依据。

三、档案的收集与整理1.收集范围协会章程、会员代表大会文件、理事会会议记录、常务理事会会议记录、秘书长办公会会议记录等各类会议文件资料。协会年度工作计划、总结、统计报表、财务预决算等工作文件。协会组织的各类活动方案、通知、议程、签到表、讲话稿、照片、视频等活动资料。会员入会申请表、会员证、会员变更记录、会员奖惩情况等会员管理资料。协会与其他单位的合作协议、往来信函、交流活动资料等对外联络文件。协会内部机构设置、人员任免、岗位变动等人事档案资料。协会获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等荣誉档案。其他具有保存价值的文件资料。2.收集要求各部门及相关人员应及时将本部门形成的档案资料移交档案管理部门，确保档案收集的及时性和完整性。移交的档案资料应齐全完整、字迹清晰、格式规范，如有破损、缺页等情况应及时修复或补充。3.整理方法按照档案形成的时间顺序、来源、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、业务活动类、会员管理类、财务资产类、声像档案类等。每一类档案再根据具体情况进一步细分二级类目，如行政管理类可分为文件材料、会议记录、工作计划总结等。对每份档案进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等，确保档案的有序排列和便于查找。

四、档案的保管1.保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.保管要求档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。定期对档案进行清点、核对，发现问题及时处理。做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房内环境整洁、通风良好。对重要档案和电子档案应进行备份，异地存放，防止档案丢失或损坏。严格控制档案库房的温度、湿度，温度保持在14℃24℃，湿度保持在45%60%。

五、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则根据国家有关档案鉴定的规定，结合协会实际情况，对档案进行定期鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。3.鉴定方法对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其是否具有保存价值。参考国家有关档案保管期限的规定，确定档案的保管期限。对保管期限已满且失去保存价值的档案，填写档案鉴定销毁清册。4.销毁程序档案鉴定销毁清册经档案鉴定小组审核、协会领导批准后，方可进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。销毁完毕后，监销人员应在档案鉴定销毁清册上签字，并注明销毁日期。

六、档案的查阅与利用1.查阅权限协会内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。外单位人员因工作需要查阅协会档案的，应持有单位介绍信，经协会秘书长批准后，方可查阅。2.查阅要求查阅档案时，查阅人员应遵守档案管理部门的各项规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散等。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，如需借出档案，应严格按照档案借阅制度办理借阅手续，限期归还。查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记簿上签字。3.利用服务档案管理部门应积极为协会工作提供档案利用服务，根据查阅人员的需求，及时提供相关档案资料。鼓励档案管理人员开展档案编研工作，编写档案参考资料，为协会领导决策、工作研究、经验总结等提供参考依据。

七、电子档案管理1.电子档案的收集与整理协会在工作中形成的电子文件，如文档、表格、图片、视频等，应按照档案管理要求进行收集、整理。电子文件应采用通用格式进行存储，确保其可读性和可利用性。对电子文件进行分类、编号、编目，建立电子档案数据库，便于检索和利用。2.电子档案的保管电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，定期进行备份，异地存放。建立电子档案的访问控制机制，设置不同的用户权限，确保电子档案的安全。定期对电子档案进行检查、维护，确保其数据的完整性和准确性。3.电子档案的利用查阅电子档案时，应使用档案管理部门提供的专用软件和设备，确保电子档案的安全。电子档案的利用应遵守相关法律法规和协会的规定，不得擅自复制、传播电子档案。

八、附则1.本制度自发布之日起施行。2.本制