印章管理制度及使用流程

印章管理制度及使用流程一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司的各类印章管理，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、业务专用章等。3.印章管理原则依法合规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。专人负责原则：明确专人负责印章的保管和使用，确保印章使用的安全性和规范性。审批备案原则：印章使用需经过严格的审批流程，并进行登记备案，以备查询和追溯。安全保密原则：加强印章保管的安全措施，防止印章被盗用、冒用或丢失，确保印章信息的保密性。

二、印章的刻制与启用1.印章刻制因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司分管领导审批。经审批同意后，由行政部门统一办理印章刻制手续，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。印章刻制完成后，行政部门应及时对印章的样式、规格进行核对，确保与申请内容一致。同时，收取印章制作单位提供的印章印模，并将其作为印章管理档案的重要资料进行保存。2.印章启用新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、发放部门等信息，并附上印章印模。《印章启用申请表》经公司法定代表人或其授权代表签字批准后，行政部门方可正式启用印章。印章启用后，行政部门应及时将印章启用情况通知相关部门和人员，并在公司内部发布公告，明确印章的使用范围和管理要求。

三、印章的保管1.保管人员职责公司指定专人负责印章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定。保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、冒用或丢失。印章应存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，并设置专人专用的密码或钥匙。保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，如因特殊情况需要委托他人代管时，必须经过公司领导书面批准，并办理相关交接手续。保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形、模糊等情况，应及时报告行政部门，并按照公司规定进行处理。2.保管地点公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应统一存放在公司总部的机要室或其他安全保密的场所。各下属分支机构、子公司的印章应根据实际情况，指定专人在当地安全可靠的地点进行保管，并报公司总部备案。3.印章保管环境要求印章保管场所应保持干燥、通风、整洁，防止印章受潮、生锈或损坏。印章保管场所应配备必要的安全防范设施，如监控设备、报警装置等，确保印章存放安全。

四、印章的使用1.使用范围公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署，以及其他需要代表公司行使权力的事项。合同专用章：专门用于公司签订各类合同、协议等法律文件。财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。法人章：用于公司法定代表人在特定文件上的签字，以及其他经法定代表人授权的事项。业务专用章：根据公司业务需要，用于特定业务领域的文件签署、证明开具等，如销售专用章、采购专用章、项目专用章等。具体使用范围由各业务部门根据实际情况确定，并报公司总部备案。2.使用流程申请：使用印章时，由用印人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并附上相关文件资料。用印申请表应经用印部门负责人签字确认。审批：一般事项用印：由公司分管领导审批。重要事项用印：涉及重大决策、合同签订、资金支付等重要事项的用印，需经公司法定代表人审批。紧急事项用印：如遇紧急情况需要立即用印，但无法及时按照正常审批流程办理时，用印人应电话请示公司领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。登记：印章保管人员在进行印章使用前，应仔细核对用印申请表及相关文件资料，确认审批手续齐全后，在《印章使用登记簿》上进行详细登记，包括用印日期、用印部门、用印人、用印事项、文件名称及份数、审批人等信息。用印：印章保管人员应严格按照审批后的用印申请表内容进行用印，确保印章使用的准确性和规范性。用印时，应将印章端正、清晰地加盖在文件规定的位置上，并确保印章与文件内容相符。文件返还：用印完成后，用印人应及时将用印文件返还给印章保管人员，并在《印章使用登记簿》上签字确认。印章保管人员应对返还的文件进行检查，确保文件内容完整、印章加盖清晰。3.禁止使用印章的情况未经公司领导批准，擅自使用印章。在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。印章使用内容与审批事项不符。其他违反法律法规及公司规定的用印行为。

五、印章的停用与销毁1.停用因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息，并附上相关证明材料。《印章停用申请表》经公司领导审批同意后，行政部门应及时通知相关部门和人员停止使用该印章，并收回印章实物。印章停用后，行政部门应在公司内部发布公告，明确印章停用情况，防止因不知情而误用。2.销毁对于已停用的印章，行政部门应定期进行清理，并根据公司规定进行销毁。印章销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，注明销毁印章名称、数量、销毁原因等信息，并附上《印章停用申请表》复印件。《印章销毁申请表》经公司领导审批同意后，方可进行印章销毁。印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔毁等，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应安排专人监督，并在《印章销毁记录》上详细记录销毁时间、地点、方式、监督人等信息。印章销毁完成后，行政部门应将《印章销毁申请表》、《印章销毁记录》等相关资料作为印章管理档案的重要组成部分进行保存，以备查阅。

六、印章管理的监督与检查1.内部监督公司审计部门负责对印章管理制度的执行情况进行定期审计和监督检查，确保印章管理工作规范、有序。行政部门应定期对印章保管和使用情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题，并将自查情况报告公司领导。2.违规处理对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。如因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。

七、附则1.本制度由公司行政部门负责解释和修订。2.本制度自发布之日起生效实施。

附件：1.《印章刻制