单位档案管理制度

单位档案管理制度一、总则1.目的为加强单位档案管理，有效地保护和利用档案，提高单位工作效率和管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于单位各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。3.档案定义本制度所称档案是指单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理机构及职责1.档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责单位档案的集中统一管理。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。制定和执行档案管理制度，确保档案管理工作规范有序。对档案进行安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。积极为单位各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续。对档案信息进行统计和分析，及时向上级领导汇报档案管理工作情况。负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和服务质量。

三、档案的收集与整理1.收集范围单位在行政管理、业务工作、财务管理、人力资源管理、基本建设等各项活动中形成的文件材料。上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。本单位对外签订的合同、协议、意向书等文件材料。本单位在各类会议、培训、调研等活动中形成的文件材料。本单位工作人员在工作中形成的各类报告、总结、记录、报表等。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。对电子文件，应按照相关规定进行收集和存储，确保电子文件的可读性和完整性。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。便于检索和统计。4.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、财务工作类、人事工作类、基本建设类等。编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找和利用档案。装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。

四、档案的保管1.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.保管条件档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。3.档案的存放按照档案的类别和编号顺序，将档案存放在档案柜中，同一类档案应集中存放。对电子档案，应进行分类存储，建立电子档案数据库，便于检索和利用。4.档案的定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换防虫药等。定期对档案进行盘点，确保档案的账实相符。

五、档案的利用1.查阅利用单位内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并做好查阅记录，记录内容包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、查阅目的等。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员应遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自将档案带出查阅地点，不得在档案上涂改、标记、污损等。2.借阅利用单位内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。档案管理人员应根据借阅申请表，提供相应的档案，并填写《档案借阅登记簿》，记录借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅档案名称、归还日期等信息。借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等，不得擅自复印、拍照档案内容。如因工作需要复印、拍照档案内容，应按照相关规定办理审批手续。借阅人员应按时归还借阅的档案，档案管理人员应认真核对归还档案的数量和质量，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。3.档案利用的限制涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，应严格按照相关保密规定进行管理和利用，未经批准，不得查阅、借阅和公开。对档案内容进行摘抄、复印、拍照等，应经档案管理部门负责人批准，并注明用途。档案利用过程中，如发现档案内容与实际情况不符或存在疑问，应及时向档案管理部门反馈，档案管理部门应进行核实和处理。

六、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则以国家有关档案鉴定的规定为依据，结合单位实际情况，对档案进行科学鉴定。坚持全面的、历史的、发展的观点，准确判定档案的保存价值。2.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。3.鉴定内容对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的保存价值。根据档案的保管期限和实际利用情况，对档案进行重新鉴定，确定是否继续保存或销毁。4.销毁程序档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报单位分管领导批准。对批准销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同负责，确保档案销毁彻底、安全。档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。

七、档案的信息化管理1.信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务质量。2.数字化加工对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保数字化档案的清晰可读。对数字化档案进行图像处理，包括去噪、去污、裁剪、纠偏等，提高数字化档案的质量。对数字化档案进行分类、编号、著录等，建立数字化档案数据库，实现数字化档案的有序管理。3.信息化系统功能档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的信息化流程。档案管理系统应具备权限管理功能，根据用户的角色和职责，设置不同的操作权限，确保档案信息的安全。档案管理系统应具备数据备份和恢复功能，定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。4.信息安全管理加强档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。对档案信息化系统的用户进行身份认证和授权管理，设置强密码，并定期更换密码