公司印章、证照管理制度

公司印章、证照管理制度一、总则1.目的为加强公司印章、证照的管理，规范印章、证照的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司。3.定义公司印章：包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。公司证照：包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明书、资质证书、许可证等各类证件。

二、印章管理1.印章的刻制申请：因工作需要刻制印章，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、使用范围、刻制原因等，经部门负责人签字后，报公司行政部门审核。审核：行政部门对申请进行审核，核实印章刻制的必要性和合规性，审核通过后报公司领导审批。刻制：经公司领导批准后，由行政部门统一安排到公安机关指定的具有资质的刻章单位刻制印章。备案：印章刻制完成后，行政部门负责将印章样式及相关信息报公安机关备案，并留存一份印章印模归档。2.印章的保管专人保管：各类印章均应指定专人负责保管，保管人员须具备良好的职业道德和责任心，确保印章安全。保管地点：公司公章、合同专用章应存放在公司保险柜内，由行政部门专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；法定代表人章由法定代表人或其授权人保管。交接手续：印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，由交接双方及监交人签字确认。交接内容包括印章名称、数量、启用时间、保管要求等。3.印章的使用使用流程填写申请表：使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等，并经相关部门负责人审核签字。审批：根据用印事项的性质和金额大小，按照公司审批权限进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项或涉及金额较大的事项，需经公司分管领导、总经理或董事长审批。用印：经审批通过后，印章保管人员凭《印章使用申请表》在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印情况，包括用印日期、文件名称、份数、申请人等。使用范围公司公章：用于以公司名义发布的各类文件、报告、通知、函件等；签订合同、协议等具有法律效力的文件；对外报送的各类报表、资料等；办理公司相关的登记、备案、变更等手续；其他需要加盖公章的事项。合同专用章：专门用于签订各类经济合同、协议等具有法律效力的文件。财务专用章：用于办理公司财务收支、结算、税务申报等相关财务业务。法定代表人章：用于办理涉及法定代表人个人授权的相关业务，如签署授权委托书、支票等。禁止事项严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公司印章。未经公司领导批准，不得擅自将公司印章带出公司使用。如因特殊情况需要带出公司的，必须经公司领导书面批准，并指定专人负责携带和监督使用，用印完毕后立即带回公司。不得私自委托他人代盖公司印章。4.印章的停用与销毁停用：因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，经公司领导审批后，通知相关部门停止使用该印章。封存：停用的印章应及时进行封存，并妥善保管，防止丢失或被盗用。销毁：对于已停用且不再使用的印章，由行政部门填写《印章销毁申请表》，详细说明印章停用原因、销毁方式等，经公司领导审批后，会同财务、审计等部门共同进行销毁，并在《印章销毁登记表》上记录销毁情况，包括销毁日期、印章名称、数量、销毁方式等。销毁过程应有专人负责监督，并保留相关影像资料。

三、证照管理1.证照的办理申请：因工作需要办理各类证照，由使用部门填写《证照办理申请表》，详细说明证照名称、办理原因、所需资料等，经部门负责人签字后，报公司行政部门审核。审核：行政部门对申请进行审核，核实证照办理的必要性和合规性，审核通过后报公司领导审批。办理：经公司领导批准后，由行政部门安排专人负责办理相关证照。办理过程中，应及时跟进办理进度，确保按时取得证照。领取与归档：证照办理完成后，由行政部门指定专人负责领取，并将证照原件及相关资料复印件进行归档保存。同时，将证照的领取情况在《证照办理登记表》上进行记录，包括证照名称、领取日期、领取人等。2.证照的保管专人保管：各类证照均应指定专人负责保管，保管人员须具备良好的职业道德和责任心，确保证照安全。保管地点：公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证等重要证照应存放在公司保险柜内，由行政部门专人保管；其他资质证书、许可证等可根据实际情况存放在安全的地方。登记备案：行政部门应对证照的保管情况进行详细登记备案，记录证照名称、颁发日期、有效期、保管人员等信息。定期检查：行政部门应定期对证照进行检查，确保证照的真实性、完整性和有效性。如发现证照存在问题或即将到期，应及时采取措施进行处理。3.证照的使用使用流程填写申请表：使用证照时，应填写《证照使用申请表》，详细注明使用事项、使用文件名称、份数、使用日期等，并经相关部门负责人审核签字。审批：根据使用事项的性质和重要程度，按照公司审批权限进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项或涉及公司重大利益的事项，需经公司分管领导、总经理或董事长审批。使用：经审批通过后，证照保管人员凭《证照使用申请表》提供证照原件或复印件，并在《证照使用登记表》上登记使用情况，包括使用日期、文件名称、份数、申请人等。使用完毕后，应及时归还证照。使用范围营业执照：用于公司开展经营活动，如签订合同、办理税务登记、开设银行账户等。组织机构代码证：用于证明公司的组织机构代码，办理相关业务时可能需要提供。税务登记证：用于公司办理税务申报、缴纳税款等税务相关业务。法定代表人身份证明书：用于证明公司法定代表人的身份，在办理相关业务时可能需要提供。资质证书：用于证明公司具备从事特定业务或项目的资质，如建筑资质、行业许可资质等。许可证：用于证明公司获得了从事特定行业或业务的许可，如生产许可证、经营许可证等。禁止事项严禁将证照外借他人使用，如有特殊情况需要外借的，必须经公司领导书面批准，并指定专人负责跟进外借证照的使用情况，确保按时归还。不得擅自对证照进行涂改、伪造、变造等违法行为。4.证照的变更与年检变更：当公司的名称、地址、法定代表人、经营范围等重要信息发生变更时，行政部门应及时办理相关证照的变更手续。变更流程按照证照办理的相关规定执行，确保变更后的证照合法有效。年检：行政部门应负责组织公司各类证照的年检工作，按照相关部门的要求和规定，及时准备年检所需资料，按时完成年检手续，确保公司证照的有效性。

四、监督与检查1.公司行政部门负责定期对印章、证照的管理情况进行检查，确保印章、证照的保管和使用符合本制度的规定。2.财务部门应加强对财务专用章、法定代表人章等印章使用的监督，确保财务收支业务的合规性。3.审计部门有权对印章、证照的管理情况进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。4.对于违反本制度规定使用印