公司档案管理表格

公司档案管理表格一、引言公司档案是企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，它对于企业的发展、决策、管理等方面都有着重要的意义。为了更好地管理公司档案，确保档案的完整性、准确性和安全性，同时提高档案的利用效率，制定一套科学合理的公司档案管理表格是十分必要的。

二、档案管理表格的设计原则1.系统性原则档案管理表格应涵盖档案管理的各个环节，包括档案的收集、整理、分类、编目、存储、检索、借阅、归还、销毁等，形成一个完整的系统。2.实用性原则表格的设计要充分考虑实际工作的需要，便于档案管理人员操作，能够准确记录和反映档案管理的各项信息。3.规范性原则表格的格式、内容、填写要求等应符合国家有关档案管理的法律法规和行业标准，保证档案管理工作的规范化。4.灵活性原则表格应具有一定的灵活性，能够适应不同类型、不同规模企业档案管理的特点和需求，便于根据实际情况进行调整和完善。

三、具体档案管理表格

（一）档案收集登记表|序号|档案名称|形成部门|形成时间|份数|归档时间|备注||||||||||1|[具体档案名称1]|[部门名称1]|[日期1]|[份数1]|[归档日期1]|[如有特殊说明填写在此]||2|[具体档案名称2]|[部门名称2]|[日期2]|[份数2]|[归档日期2]|||...|...|...|...|...|...|...|

说明：1.档案收集登记表用于记录公司各部门提交的档案信息，档案管理人员应定期收集各部门的档案，并按照表格要求进行详细登记。2."档案名称"应填写档案的具体名称，尽量准确、详细，以便于识别和查找。3."形成部门"填写档案的产生部门。4."形成时间"记录档案的形成日期。5."份数"填写档案的实际份数。6."归档时间"由档案管理人员填写档案实际归档的日期。7."备注"可用于记录档案的特殊情况或需要说明的事项。

（二）档案整理分类表|一级分类|二级分类|具体类目|备注|||||||行政管理类|公司文件|公司章程、股东会决议、董事会决议等||||行政公文|上级来文、公司发文、内部通知等||||会议纪要|公司各类会议纪要||||证照文件|营业执照、组织机构代码证、税务登记证等|||人事管理类|员工档案|入职登记表、劳动合同、培训记录等||||考勤记录|员工考勤表、请假条等||||薪酬福利|工资表、奖金发放记录、社保缴纳记录等|||财务会计类|会计凭证|记账凭证、原始凭证等||||财务报表|资产负债表、利润表、现金流量表等||||税务资料|纳税申报表、税务发票等|||业务经营类|销售合同|销售订单、销售协议等||||采购合同|采购订单、采购协议等||||客户资料|客户信息登记表、客户往来记录等||||项目文档|项目策划书、项目进度报告、项目验收报告等|||技术研发类|研发项目|项目立项报告、技术方案、实验记录等||||技术文档|产品设计图纸、工艺文件、技术标准等||

说明：1.档案整理分类表用于对公司档案进行系统的分类，便于档案的管理和查找。2.按照档案的性质和用途，将公司档案分为行政管理类、人事管理类、财务会计类、业务经营类、技术研发类等一级分类。3.在一级分类下，再根据具体内容进行二级分类和具体类目划分。4."备注"可用于对某些特殊档案或分类标准的进一步说明。

（三）档案编目表|档号|档案名称|分类号|年度|保管期限|密级|责任者|日期|页数|备注|||||||||||||[档号1]|[具体档案名称1]|[分类号1]|[年份1]|[保管期限1]|[密级1]|[责任者1]|[日期1]|[页数1]|[如有特殊说明填写在此]||[档号2]|[具体档案名称2]|[分类号2]|[年份2]|[保管期限2]|[密级2]|[责任者2]|[日期2]|[页数2]|||...|...|...|...|...|...|...|...|...|...|

说明：1.档案编目表是对档案进行编号、登记和著录的重要工具，便于档案的识别和管理。2."档号"是档案的唯一标识符，应按照一定的编号规则进行编制，确保档案编号的系统性和唯一性。3."分类号"根据档案整理分类表填写，反映档案所属的类别。4."年度"填写档案形成的年份。5."保管期限"根据档案的重要性和保存价值确定，如永久、长期、短期等。6."密级"分为绝密、机密、秘密等，标注档案的保密级别。7."责任者"填写档案的形成部门或个人。8."日期"填写档案的形成日期。9."页数"填写档案的实际页数。10."备注"可用于记录档案的特殊情况或其他需要说明的事项。

（四）档案存储位置登记表|档号|档案名称|存储位置|货架号|层数|格号|备注||||||||||[档号1]|[具体档案名称1]|[库房名称及具体位置1]|[货架号1]|[层数1]|[格号1]|[如有特殊说明填写在此]||[档号2]|[具体档案名称2]|[库房名称及具体位置2]|[货架号2]|[层数2]|[格号2]|||...|...|...|...|...|...|...|

说明：1.档案存储位置登记表用于记录档案在库房中的具体存储位置，方便快速查找档案。2."档号"和"档案名称"应与档案编目表一致。3."存储位置"详细填写档案所在的库房名称、房间号、货架编号等具体位置信息。4."货架号"填写档案所在货架的编号。5."层数"填写档案所在货架的层数。6."格号"填写档案在货架上的具体格子编号。7."备注"可用于记录存储位置的特殊情况或其他需要说明的事项。

（五）档案检索目录|序号|档号|档案名称|分类号|年度|保管期限|密级|关键词|备注||||||||||||1|[档号1]|[具体档案名称1]|[分类号1]|[年份1]|[保管期限1]|[密级1]|[关键词1]|[如有特殊说明填写在此]||2|[档号2]|[具体档案名称2]|[分类号2]|[年份2]|[保管期限2]|[密级2]|[关键词2]|||...|...|...|...|...|...|...|...|...|

说明：1.档案检索目录是为了方便档案利用者查找档案而编制的索引，通过设置关键词等信息，提高档案检索的效率。2."序号"为检索目录的顺序编号。3."档号"、"档案名称"、"分类号"、"年度"、"保管期限"、"密级"应与档案编目表一致。4."关键词"选取能够准确反映档案内容的关键信息，便于利用者通过关键词进行检索。5."备注"可用于记录检索目录的特殊说明或其他相关信息。

（六）档案借阅登记表|借阅日期|借阅人|部门|档号|档案名称|借阅期限|归还日期|审批人|备注||||||||||||[借阅日期1]|[借阅人姓名1]|[部门名称1]|[档号1]|[具体档案名称1]|[借阅期限1]|[归还日期1]|[审批人姓名1]|[如有特殊说明填写在此]||[借阅日期2]|[借阅人姓名2]|[部门名称2]|[档号2]|[具体档案名称2]|[借阅期限2]|[归还日期2]|[审批人姓名2]|||...|...|...|...|...|...|...|...|...|

说明：1.档案借阅登记表用于记录档案的借阅情况，确保档案的安全和规范使用。2."借阅日期"填写档案借阅的具体日期。3."借阅人"填写借阅档案的人员姓名。4."部门"填写借阅人的所在部门。5."档号"和"档案名称"应与档案编目表一致。6."借阅期限"明确档案的借阅时间限制。7."归还日期"由借阅人填写实际归还档案的日期。8."审批人"填写对档案借阅申请进行审批的人员姓名。9."备注"可用于记录借阅过程中的特殊情况或其他需要说明的事项。

（七）档案归还登记表|归还日期|档号|档案名称|借阅人|部门|实际归还情况|检查人|备注|||||||||||[归还日期1]|[档号1]|[具体档案名称1]|[借阅人姓名1]|[部门名称1]|[档案是否完整、有无损坏等情况说明1]|[检查人姓名1]|[如有特殊说明填写在此]||[归还日期2]|[档号2]|[具体档案名称2]|[借阅人姓名2]|[部门名称2]|[档案是否完整、有无损坏等情况说明2]|[检查人姓名2]|||...|...|...|...|...|...|...|...|

说明：1.档案归还登记表用于记录档案归还时的检查情况，确保档案归还时的完整性和准确性。2."归还日期"填写档案实际归还的日期。3."档号"和"档案名称"应与档案编目表一致。4."借阅人"和"部门"填写借阅档案的人员及所在部门。5."实际归还情况"详细记录档案归还时的状态，如是否完整、有无损坏、缺页等情况。6."检查人"填写对归还档案进行检查的人员姓名。7."备注"可用于记录归还过程中的特殊情况或其他需要说明的事项。

（八）档案销毁审批表|档号|档案名称|分类号|年度|保管期限|密级|销毁原因|销毁方式|预计销毁日期|申请部门|申请人|审批意见|审批人|审批日期|备注||||||||||||||||||[档号1]|[具体档案名称1]|[分类号1]|[年份1]|[保管期限1]|[密级1]|[详细说明销毁原因1]|[如焚烧、粉碎等1]|[预计日期1]|[部门名称1]|[申请人姓名1]|[同意销毁、不同意销毁及意见说明1]|[审批人姓名1]|[审批日期1]|[如有特殊说明填写在此]||[档号2]|[具体档案名称2]|[分类号2]|[年份2]|[保管期限2]|[密级2]|[详细说明销毁原因2]|[如焚烧、粉碎等2]|[预计日期2]|[部门名称2]|[申请人姓名2]|[同意销毁、不同意销毁及意见说明2]|[审批人姓名2]|[审批日期2]|||...|...|...|...|...|...|...|...|...|...|...|...|...|...|...|...|

说明：1.档案销毁审批表用于对需要销毁的档案进行审批，确保档案销毁的合法性和必要性。2."档号"、"档案名称"、"分类号"、"年度"、"保管期限"、"密级"应与档案编目表一致。3."销毁原因"详细说明档案需要销毁的理由。4."销毁方式"填写档案销毁的具体方式，如焚烧、粉碎、电子数据删除等。5."预计销毁日期"填写计划进行档案销毁的日期。6."申请部门"填写提出档案销毁申请的部门。7."申请人"填写申请档案销毁的人员姓名。8."审批意见"由审批人填写同意或不同意销毁的意见，并可附带具体说明。9."审批人"填写对档案销毁申请进行审批的人员姓名。10."审批日期"填写审批的具体日期。11."备注"可用于记录档案销毁审批过程中的特殊情况或其他需要说明的事项。

四、档案管理表格的使用流程1.档案收集各部门按照档案管理制度的要求，定期将形成的档案整理后提交给档案管理人员，档案管理人员根据档案收集登记表的格式进行详细登记。2.档案整理分类档案管理人员收到档案后，按照档案整理分类表的标准对档案进行分类，确定档案所属的类别和具体类目。3.档案编目依据档案整理分类的结果，为每份档案编制唯一的档号，并填写档案编目表的其他各项信息，包括分类号、年度、保管期限、密级、责任者、日期、页数等。4.档案存储根据档案存储位置登记表，将编目后的档案存放到指定的库房位置，记录档案的具体存储信息，如货架号、层数、格号等。5.档案检索利用者如需查找档案，档案管理人员根据档案检索目录，通过档号、档案名称、关键词等信息帮助利用者快速定位所需档案。6.档案借阅利用者填写档案借阅申请表，注明借阅的档号、档案名称、借阅期限等信息，经审批人批准后，档案管理人员按照档案借阅登记表进行登记，将档案提供给借阅人。7.档案归还借阅人在借阅期限届满后，将档案归还档案管理人员，档案管理人员按照档案归还登记表的要求，检查档案的完整性和准确性，记录实际归还情况。8.档案销毁对于已到保管期限或失去保存价值的档案，由申请部门填写档案销毁审批表，说明销毁原因、销毁方式、预计销毁日期等信息，经审批人批准后进行销毁，并在档案销毁审批表上记录销毁情况。

五、档案管理表格的维护与更新1.定期对档案管理表格进行检查，确保表格内容的准确性和完整性。发现问题及时进行修正和补充。2.根据公司档案管理工作的实际情况和发展变化，适时对档案管理表格进行调整和优化。例如，随着公司业务的拓展或管理要求的提高，可能需要增加新的档案分类或调整某些表格的内容。3.对档案管理表格的使用情况进行统计和分析，了解各表格