株洲红旗包装材料有限公司采购业务账务一体化流程优化

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\f\h\u1株洲红旗包装材料有限公司简介 株洲红旗包装材料有限公司采购业务账务一体化流程优化株洲红旗包装材料有限公司简介企业背景介绍株洲红旗包装材料有限公司（本文简称红旗包装公司）成立于2006年02月21日，注册地位于荷塘区荷塘铺乡宋家桥高台园组，法定代表人为汤红旗。是一家专业生产包装材料的民营企业，下设纸箱生产车间、木箱生产车间。纸箱车间可生产卫生纸、3层、5层或多层纸箱、纸盒及各种纸张彩印,木箱车间可生产各种规格木箱、办公用品等。采购内容经营范围包括卫生纸、3层、5层、多层纸箱纸盒及各种纸张彩印、木箱、托盘、出口木箱。详细采购内容如表1-1所示：表1-1原材料表生产产品采购内容卫生纸原纸纸箱、纸盒纸板、18号扁丝、胶水油墨、印版、刀模、刀模胶木箱、出口木箱木材、胶合板、钉子包装珍珠棉、编织袋、塑料袋、塑钢、带纸包装、膜木包装、PVC膜、不干胶标签、尼龙打包带、螺栓、圆钢、护角、铝箔纸、干燥剂采购流程红旗包装公司的材料只限采购员进行采购，顾客下单后，由生产部门提出采购意见，再由仓库进行库存检查、提出采购，由采购部门编写采购计划表和寻找合适的供应商，后下达订单，且财务部门生成预算，到货后仓库进行材料质检和入库，最后财务部门进行结算。具体流程如图1-1所示：图1-1采购流程图红旗包装公司采购业务账务存在的问题及原因分析存在的问题存货损失增加红旗包装公司生产产品多为定制，剩余材料大部分是不能用于其它订单生产。对2020年每月末的数据统计发现，而采购过多导致的年总损失达到了9千元左右，月平均损失在8百元左右，具体情况如表2-1所示。存货损失的增加，间接性使营业成本提高，紧接着收入减少，导致利润也不理想。表2-12020年原材料损失统计表月份金额（元）月份金额（元）月份金额（元）1月6285月5339月9962月5936月65910月9793月6857月79611月14784月6968月84312月747合计（元）9633毛利率降低通过2020年数据统计，发现1-12月份毛利率数据波动较大，如图2-1所示。9月到12月因为紧急采购增加了5千多的材料成本，而5月到12月的原材料损失也比平时高，特别是11月份高达1千多元，2月与11月相比毛利率下跌了4.74%。材料成本的增长导致了产品成本增加，利润的降低，使企业经济收入减少。图2-12020年度毛利率折线图月末账实不符在月末结算中，发现在4、7、10、12这4个月中，月末银行账单金额与银行存款日记账的记录金额存在差额，特别是10、12月份的账单误差达到了5千元以上，统计详细如表2-2所示。经过银行存款调节后，仍然出现账实不符。错误的账面金额会不利于银行存款的管理以及企业的日常经营。表2-22020年4、7、10、12月账单差异单位：元月份银行存款日记账银行对账单差额4月53550.6056700.603150.007月39245.0040814.801569.8010月64579.2069960.805381.6012月47663.7553271.255607.50原因分析采购计划不完善红旗包装公司目前的采购流程中虽然有做过采购计划表，但是未提前根据生产计划来制定合适的采购需求量。这样很容易导致材料采购过多，会造成材料报废损失，或者过少，影响生产。供应商方面也是只有少数的合作对象，这样每次采购的价格在市场上都没有优势，选择价格合适且质量优秀的供应商才能有效降低采购成本，减少存货损失。退货不及时红旗包装公司与供应商约定是在到货3天内检查出有质量问题可以退换货，但是我们质检后没有按照规定时间和供应商联系。根据统计在2020年中共发生34次退货不及时，在10月份发生的5起退货不及时的原因如表2-3所示。材料退货不及时造成的材料短缺，需要紧急采购，但会导致材料成本升高和毛利率降低。表2-32020年10月份的退货不及时原因分析到货日期质检日期约定退货日期未退货原因分析10月3日10月4日10月6日质检后没有及时与供应商联系10月11日10月13日10月14日材料入库没有发现质量有问题10月13日10月15日10月16日质检时间太晚没有及时退货10月19日10月20日10月22日材料入库没有发现质量有问题10月26日10月28日10月29日质检后没有及时与供应商联系单据传递不及时红旗包装公司的采购人员在单据传递过程中没有及时取得和传递单据。由于材料到货未通知采购人员和审核时间过长，单据传递不出来，这样财务人员也会因为没有单据，不能进行账务处理。造成钱已付货未入账，形成差额，一直这样，差额越来越多，账就越模糊，导致后面和银行账单核对时，形成特大金额的差距，不知从何查起。此外红旗包装公司只规定了在月末时单据要到财务人员手中，没有具体规定时间，在月末时采购人员会经常忘记传递单据。不仅财务人员的账单不正确，材料成本的核算也会不准确。红旗包装公司采购业务账务一体化流程优化制定采购计划采购计划制定流程优化为了规范采购工作，对原本采购计划流程进行优化，在每个环节都增加了部门经理的审核，能够起到有效的监督，对出现的问题做出及时的处理。生产部增加了材料需求表，仓库人员统计库存后需要填写申购单。采购部选择合适的供应商后，由采购部经理审核确定才能签单，财务部生成预算单由部门经理签字确认，对成本做到严格的把控。最后由仓库人员在质检结束后编制质检报告，分析本次质检问题和原因，而采购人员对采购流程中的问题和供应商的问题编制采购分析。优化后的流程图如图3-1所示：图3-1采购流程图（新）采购计划制定根据优化后的采购流程，明确每个部门职责，具体如表3-1。顾客下单后生产部会编制材料需求表，传递生产所需的材料、数量和供应时间，避免生产时材料缺少的现象。仓库统计库存后填写申购单，避免有库存重复采购的情况，最后部门经理签字审核。采购部考量市场后编制采购计划，由财务部门生成预算，部门经理控制成本。然后采购部寻找合适的供应商，考量市场、比较市场价格，争取有利的成本优势，由部门经理确定合作后下达订单。材料到库后进行质检，淘汰不能投入生产的材料后，再进行入库。材料入库后填写质检过程中的问题和不合格材料的原因，能对选择供应商做出合理地判断，最后仓库传递单据给财务人员结算。采购流程结束后，做出的采购分析，可以寻找采购中遇到问题的原因和解决方法，以便下次能够顺利解决。表3-1各部门采购职责生产部提供所需材料、数量、供货时间仓库检查库存，控制采购数量，到货质检，统计质检问题采购部编写采购计划，寻找、选择合适供应商，采购材料财务部控制成本，月末结算优化验收及退货流程验收流程及制度原始验收流程太过简单，材料到货后及抽样调查通过后就可以入库了，这样入库的材料仍有部分质量问题，投入生产也不能使用，只能做报废处理。为解决这种情况，对原本的验收流程进行完善，材料到货后仓库质检人员第一时间进行抽样调查，根据检验报告对合格率在70%及以下的材料，批次与供应商联系退、换货处理。评定结果70%以上的材料批次进行全数质检。合格的材料投入生产，不合格材料与供应商联系退、换货。具体验收流程如图3-2所示：图3-2材料验收流程图对不合格材料直接清理出来，贴上“不合格”标签。登记在货物验收报告中注明材料问题。质量检查合格后的材料才能入库登记、投入生产。对于质检出多批次材料不合格和多数的不合格材料，与供应商暂停合作，等待供应商调整以后再进行合作。按照:“谁检测,谁负责”明确每个质检人员的责任。质检人员遗漏1次不合格的材料警告处罚，超过3次进行10元/次的记过处分。以此类推，当月超过15次下月辞退处理，批量品质异常的每批次材料按损失成本70%处罚，由负责人按责任分摊。质检人员在一个月内无错捡、漏检，并按时完成各种报告和数据统计工作的，奖励50元，连续3个月的奖励200元。退货流程及制度退货时采购人员应编制退货通知单，包括退回数量、金额、原因、日期、供应商名称等，将退货通知单副联交由供应商，材料退货后通知财务部，财务部门根据凭单调整应付账款和办理退货货款的手续。具体退货流程如图3-3所示：图3-3退货流程图质检结束后，需要退、换货的材料要在到货的3天内通知供应商，所以质检工作必须在到货2天内完成，退货时采购人员应及时的和供应商交接，避免超出约定时间。退货的主要原因分别是数量和质量，对于数量上面的短缺，采购人员和供应商进行联系，要求供应商补充缺少货物或者在价款上进行减扣。对于质量上的问题，采购人员应与质检管理人员商量，决定是退货还是要求供应商进行相应赔偿或折扣，商议后由采购部经理和财务部门审核方法，总经理同意后和供应商商量退货事项。优化单据传递单据归集采购单据规范管理对下一步工作的开展至关重要，将直接影响到公司整体工作完成的效果。各部门的单据保存如表3-2所示：表3-2部门保管单据明细采购入库单仓库、供应商、财务部采购合同采购部、供应商、财务部采购发票财务部采购订单采购部、仓库付款申请单采购部、财务部退货单仓库、采购部、供应商、财务部采购合同一式两份，采购部确定后一份留存，一份交由供应商，复印一份交由财务部核对账单。采购人员将审核的采购订单打印一式两联，一联供应商审核后传回采购部，一联交仓库作为到货收货依据。材料入库后仓库填制入库单，采购员签字审核后一联仓库留存、一联交由供应商结账、一联财务部作为记账联。财务部收到供应商开具的发票或者确定应付账款时，根据材料入库单实际发生的数量、金额，审核采购发票。采购人员填写付款申请单由经理审核后，留存一联交给财务部安排付款事宜。退货时仓库与采购部商量填写退货单，由供应商确定后，仓库、采购部、供应商各留存一联，交由财务部一联记账。注意：采购订单与供应商送货单必须一致，如不一致应及时向采购部反馈。单据按种类和日期排序，用编号登记在表格上方便查找。单据传递流程优化目前红旗包装公司单据传递中出现的问题，已严重影响到了财务部对供应商往来款的核算。为了减轻单据传递工作，提高工作效率，采购部和供应商签订合同后，交财务部审核，采购订单由供应商确定后，交仓库和财务部。材料到货后仓库根据采购订单验收，由仓库和采购部一同填制退货单，这样采购部就能及时的传递单据，供应商审核后交给财务人员审核、记账。仓库填制采购入库单由采购部和供应商审核后，交由财务人员审核、记账。采购部收到供应商开具的发票同时编制付款申请单，交由财务人员确定应付账款，根据材料入库单实际的发生的数量、金额、审核采购发票、记账、付款。流程详细如图3-4所示：图3-4单据传递优化流程图当天整理好的单据必须传递到位，3点还未整理好可以隔天传递，如有特殊情况，必须报备并在月底前3天传递到位。总结对于红旗包装公司来说所有体系都已经完善，但日常操作也会出现问题，因此我们在采购过程中更要细心观察，及时改正，避免不必要的支出。本毕业设计主要是对红旗包装公司采购业务账务一体化