长沙亿嘉超市采购制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录82621长沙亿嘉超市简介 长沙亿嘉超市采购制度优化设计1长沙亿嘉超市简介 长沙亿嘉超市成立于2000年11月28日，是一家集生活、生鲜、零售产品为一体的惠民超市。亿嘉超市一直秉承着价格亲民、产品优质，以高性价比的原则不断发展。经过二十年的发展，亿嘉超市通过自身的努力奋斗和不断探索，凭借着诚实守信的态度和卓越的敬业精神，慢慢地形成了一套相对完善的运营机制。亿嘉超市的发展非常迅速，结构也越来越完整，超市目前主要分为两个部门，一个超市部和一个仓储配送中心。而仓储配送中心就是亿嘉超市的中心部门，功能集采购商品、置配货物和物流于一体，为亿嘉超市提供了最重要的服务和强有力的支持。亿嘉超市采用成熟的运营体制，并配合便捷的终端网点；选择高质量的产品、一流的服务、惠民的价格、爱岗敬业的员工和强烈的社会责任感构筑了亿嘉超市的核心竞争力。2长沙亿嘉超市采购制度现状分析与存在问题2.1长沙亿嘉超市采购制度现状商品的采购必须要严格的按照商品的质量、价格、服务几项来完成，同时对已经有了的商品也必须要按照商品的需求来采购，不能供过于求，从而导致不必要的损失，而应该让商品成为超市的流动利润。亿嘉超市采购部门目前采取的也还是大多数企业选择的的采购流程，采购的流程主要有:采购订单的管理流程；订货产品的管理流程；商品的管理流程；进货入库的管理流程和最后的配送的管理流程。采购流程体系是覆盖从采购计划的制定开始、供应商的认证、合同的签订和执行、到供应商的评价的全过程。图1长沙亿嘉超市目前的采购流程图2.2长沙亿嘉超市采购制度存在的问题2.2.1.特定单一的供应商固定单一的供应商严重的限制了超市采购部门的行动自由性，亿嘉超市商品种类众多，而一类商品就有一个供应商与之进行着长期合作。为了便于管理，亿嘉超市便与各供应商签订了长期合作的合同，虽然这在一定程度上对亿嘉超市来说是个很稳定的发展，但是却导致了市场垄断，不能很好的发现市场行情。并且在超市急需某种产品时不能及时获得所需要的产品，从而不能保证超市生产和流通的顺利进行。当亿嘉超市需要大量的某一件产品的时候，单一的供应商，可能存在准备不足，因此不能满足超市的需求，就会导致亿嘉超市某件商品的供不应求，最终导致超市的亏损。2.2.2.采购成本过高在采购成本的控制上，亿嘉超市没有做到将采购成本控制在最小的范围内。但是一个企业最根本的目的就是盈利，然而只有成本控制好了，企业才有利润和发展，采购成本控制的重要性因此显而易见，但是亿嘉超市采购人员对于成本控制的意识不够强烈，在进行采购时只是单纯的完成任务。在采购商品之前采购人员没有对采购路线做出合理的规划，造成不必要的支出；在产品质量采购价格上没有做出对比优化，商品采购成本没有控制在最低以及商品选择没有达到最优；以及在运输方式的选择上不合理，造成较高的运输成本；并且有存在浪费资源的现象，这些不合理安排必然使得采购过程中的隐性成本大幅度增加，最终使得超市的净利润没有发展到最大。2.2.3采购计划不合理采购部门在采购产品之前没有及时通过库存部门了解清楚每种产品的库存量以及需求量，因此无法制定出合理的采购计划，导致盲目采购的现象发生。采购不合理就会造成不可避免的损失。而库存部门的物资计划管理不到位，采购需求计划通报不及时准确，就会经常导致临时采购的发生。而临时采购不仅要面临很大采购不到的风险，还增加了商品的采购成本。亿嘉超市还经常出现某种商品在某段时间内销量增加，在没有做出理智分析后采购部门就一味的加大这种商品的采购数量，然后造成供过于求，最后产品的库存堆积，既占用仓库内存还将增加存货储存成本。3长沙亿嘉超市采购制度优化设计3.1.建立供应商管理库随着众多超市的发展和市场的激烈竞争，供应商的管理成为了企业增强竞争力的核心。因此，为了亿嘉超市能够更好的管理数据信息，提高采购人员的工作效率，对采购部门的管理，亿嘉超市应该建立一个科学的供应商管理库。首先，亿嘉超市可以选择性地收集一些供应商资料。然后成立评选小组，让评选小组来对供应商进行考核筛选，如果条件允许的话亿嘉超市还可以进行实地考察来选择出优质的供应商。其次，科学的考评供应商的业绩，建立科学的指标体系。亿嘉超市应该依据自身的需要合理运用这些评选指标，进行科学的评审。这些指标应该包括产品的品质、产品的供应价格、供应商多久交货、以及供应商的一个售后服务。而这些指标只有在历史数据的收集、整理及数据的真实性上才能够发挥真正的作用。所以，维护供应商绩效资料的工作量比较大，这些资料对采购决策的支持，起着重要的作用。最后，应该让供应商之间时刻保持竞争的关系。由于亿嘉超市的采购管理一直都是倾向于一个商品只有一个供应商，感觉上是比较稳定的，但是实际上适当的增加一些供应商，并和供应商建立互相信任、互帮互助的长期稳定合作伙伴关系才是现代管理的一个趋势所在。而这种伙伴关系可以简化亿嘉超市制定采购计划及调配；可以形成经济采购批量；减少库存，从而有利于控制产品质量，降低采购成本。简化同供应商建立合作伙伴关系前后的业务流程，由于环节减少，降低了采购成本，增加了响应速度。对于供应商的选择，亿嘉超市应该选择多家供应。亿嘉超市因为长期只和同一个供应商合作，导致采购人员很难把握市场情报，与此同时，合作的那一个供应商也会因为没有其他供应商与之进行竞争而变得懒惰，不去提升自己产品的品质、提高自身管理。因此对供应商实施动态的选择、进行优劣比较和淘汰机制，可以从本质上提升整个供应链的能力，并提高供应商的供货水平和服务态度。表1供应商考核表供应商序列考核项目额定分评估细则实际得分扣分原因1供货品质2价格优势3交货准时性和商品准确性4服务提供和支持能力5质量管理体系6合计考核结果总经理签字考核人考核日期3.2.完善成本控制机制采购成本影响存货成本，而存货成本影响销售成本，销售成本却决定着利润大小。因此企业想多挣钱，就必须要从缩减成本费用开始。只有把成本控制好了，才能有理想的收益。那么，亿嘉超市要降低采购成本的话，那就要对采购人员进行严格的管理和控制。首先，对成本费用进行精细化的管理。凭借数字进行标准量化，做到处处节俭和控制，并将各类费用在每月末进行统计汇总，对于超支的费用进行严格把控。另外，为了让员工养成成本意识，首先就要让公司每个员工清楚的记得“不浪费公司每一分钱”的观念，坚持“同等的质量选价格低的，同等的价格选品质好的，做到最大限度为公司节约成本”的工作原则。其次，采购人员在采购之前制定科学合理的采购计划，选择好合适恰当的运输方式。面对生鲜蔬果，不仅考虑到成本，也要考虑到运输问题，面临新鲜蔬果的保存时间短，容易腐烂，不好储存的问题，要权衡出最合适的运输及储存方式。另外，在成本控制上，亿嘉超市还可以选择采用网络系统进行采购，采购人员通过网络系统的数据分析，了解到各类商品的库存量以及各类商品的实时销售量，制定出合理的采购计划，然后直接通过系统快速传递给供应商，因此减少了采购部门与供应商联系并通知采购信息的过程，同时减少了采购人员外出采购的费用。通过网络系统，供应商能够迅速收到采购订单，系统处理后，采购部门就能看到采购商品的到货日期。通过网络系统信息的快速传递能减少人力物力的浪费，不仅可以优化采购流程，减少采购过程中发生的费用，还能简化进货流程，提高企业采购效率。图2网络系统采购程序图3.3.科学合理的制定采购计划做任何事情之前都要提前制定好计划，那么采购工作也不例外。采购人员在采购之前就制定好采购方案，明确亿嘉超市的采购需求，为采购工作提供合理依据，这样才能使采购工作层序分明的进行。首先，明确亿嘉超市的经营计划。公司的经营计划为最高标准，任何工作和计划都要围绕超市年度经营目标来开展，绝对不能脱离总的目标。其次，预测销售市场。采购人员要根据当前的销售市场分析未来的销售情况，依次来预估采购商品的种类，采购数量和采购时间。并结合以往的销售记录分析出热冷门商品，来选择采购商品的种类。避免冷门商品的出现导致商品滞销。第三，清楚采购预算和资金周转情况。亿嘉超市对于商品采购有大概多少预算要了解清楚，不能超过原有的采购预算，并要清楚亿嘉超市的资金周转情况，避免不合理采购占用过多的流动资金。第四，了解库存情况。库存情况是采购计划的重要参考之一。采购数量离不开已有的库存商品数量，那么采购人员就要通过库存部门了解清楚各类商品还有多少库存，才能做出合理的判断。第五，优先考虑紧急物资。由于亿嘉超市前期的采购计划不合理，导致经常性的缺货现象。那么在这种情况下，就应该优先采购紧急需要的商品，再去考虑其他库存不足的商品。最后，采购人员的选择极其重要，一个优秀的采购人员应该要有科学合理的思路。那么企业就要加强对采购人员的管理培训，让采购人员具有科学创新的采购思维，制定创新的采购方式，从根源出发，这样才能为超市降低采购成本。图3亿嘉超市制定采购计划流程图4总结采购活动是所有企业生产经营活动中至关重要的一个环节，它在当前新的竞争环境和企业组织形式下依旧面临着极大的挑战，亿嘉超市也不例外。然而，亿嘉超市在面对供应商单一，采购成本过高以及采购计划不合理的情况下，并没有知难而退而是做出正确的决策进行优化，通过制定优化设计对采购制度进行管理使得超市问题得到解决。优化后的亿嘉超市在采购人员和供应商的选择上更加的专业性，并注重对采购人员进行科学的培训，让采购人员能够制定更加科学合理的采购计划。对于供应商的选择，亿嘉超市采取考核竞标的方式来选择合适的供应商，让亿嘉超市发现了更多优质的供应商进行长期合作，并尽可能避免了紧急采购的情况，以及供不应求的问题.面对供应商，亿嘉超市也不是盲目选择价格低的进行合作，而是选择有利于自己提高效率和降低成本的供应商，能够为亿嘉超市带来增值服务的供应商。通过对采购人员和供应商的严格把控，亿嘉超市采购制度问题从根源上得到了解决。因此，只有不断发现