长沙市都市花乡花卉有限公司会计电算化采购业务一体化流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 长沙市都市花乡花卉有限公司简介 长沙市都市花乡花卉有限公司会计电算化采购业务一体化流程设计长沙市都市花乡花卉有限公司简介长沙市都市花乡花卉有限公司在2010年5月成立，拥有100万元人民币注册资本，属于批发零售等相关行业。公司从事的业务范围主要包括互联网销售园林绿化草种相关农产品以及礼品鲜花、花盆栽培植物、工艺品的零售；在会议、展览场所布置盆栽相关服务；在相关分支机构进行园林绿化草种生产；拓展出租花卉服务；对园林绿化工程进行施工；自行经营花卉品牌和代理进出口的各类商品及技术等，其中不包括国家禁止进出口的商品、技术以及国家限定公司经营的商品。图1长沙市都市花乡花卉有限公司长沙市都市花乡花卉有限公司会计电算化软件介绍近几年来，随着国家的社会经济发展得越来越快，很多的公司对会计这个岗位也越来越看重，会计主要的工作内容包括对公司所有相关的数据资料进行归纳储存、经济业务的核算、数据处理的方法等。在会计发展的同时，如果想要不断拓展公司会计数据领域，进行公司在人员、货物、财产、设备、成本等方面的管控，需要将会计电算化应用到公司的各个岗位。会计电算化系统操作主要是以计算机为媒介将公司的信息技术应用在会计工作上，来提高公司的工作效率。长沙市都市花乡花卉有限公司会计电算化中的主要业务模块之一是采购业务模块，该公司运用了用友财务软件U8V10.1版本来处理采购管理模块工作，因而，本篇设计作品主要研究的是长沙市都市花乡花卉有限公司采购业务模块。长沙市都市花乡花卉有限公司会计电算化采购业务管理模块原流程会计电算化采购业务模块的含义会计电算化财务软件主要是运用采购管理系统对普通采购业务、退货业务、暂估业务、采购过程中发生的费用和短缺毁损情况等进行处理，完成相关采购业务凭证的填制和审核，及时进行采购结算。在公司实习期间，发现在使用会计电算化软件时，采购管理模块的业务操作非常地复杂，经济业务往来也比较频繁，常常容易忘记一些步骤，可能是没有一个比较清晰的思路。采购过程中，需要注意采购订单到出库单录入的整个步骤，采购合同录入的订单是可以自动生成的。在操作次数越来越多后，我也逐渐对公司经济业务的特点有了一定的了解，掌握了每个步骤所涉及的相关经济业务内容，自己的工作效率和质量也越来越高。图2采购业务类型分类流程图长沙市都市花乡花卉有限公司采购管理模块原流程长沙市都市花乡花卉有限公司采购管理模块经济业务是从采购部进行采购汇总到货物入库的一个基本流程。这个基本流程主要涉及会计电算化原材料现购业务和原材料赊购业务。在现购业务中需要先由物资使用部门材料员向采购部采购员进行内部请购，由请购员进行请购汇总并且签订采购合同并填写好请购单生成采购订单。同时，采购员通知相关人员验收货物，填制好到货单，进行采购结算、验收发票最后填写好采购发票以及采购结算单，在领导审批后签发支票，支付货款；在仓库库管员验收入库后，库管员填写好入库单，再由财务部编制采购成本确认凭证，最后对填制的凭证进行审核记账。图3原材料现购业务流程图在赊购业务中，采购部门也需要采购员进行请购汇总，填写请购单生成采购订单；收到货物后，采购员根据采购订单生成到货单，再由库管员办理入库手续后填制入库单。同时，采购员在收到采购发票时填写采购发票登记相关的应付单据。库管员收到的货物时，不需要检查的货物直接入库进行成本结算；有需要检查的货物，检验货物是否合格，不合格的货物进行退货处理，合格的货物直接入库，对合格或者不合格的货物进行成本核算制成采购结算单，根据生成的结算单进行正常单据记账操作生产记账凭证。图4原材料赊购业务流程图会计电算化采购管理模块流程存在的问题及分析在市场变化趋势往往难以预测准确的情况下，采购管理模块经济业务操作又比较复杂，容易忘记一些步骤，可能会存在采购计划安排不合理，供应商选择不当，会计档案管理系统不够完善等诸多问题。采购计划安排不合理时，就容易发生库存短缺或者滞留货物的情况，极有可能对公司的生产线造成不利影响，造成人力、物力资源的浪费，增加公司的生产成本。采购部门计划对供应商进行报价时，采购部对商品用途、数量和规格型号不是很清楚，导致采购部门买错商品、所需商品的数量与实际需要商品的数量不符，商品规格型号与所需商品的规格型号对不上，产生不必要的费用，因而造成会计采购部门计划不够完善。在面对商品用途和规格型号都相同的情况下，可能只会参照少数的商品价格来计划报价，容易造成商品的报价与实际价格发生误差。在采购员填写报价时，会因为粗心的原因，填写了错误的报价，将产品相近的规格型号在对账时混淆。在商品退换货的期间，可能出现给予公司商品价格优惠的情况，在运输过程中会造成物料毁损以及产生相关的运输费、搬运费等费用。供应商的选择会直接影响到公司商品的质量、价格、成本、以及售后服务等问题，这些问题对公司的经济效益有很大的影响。供应商的商品质量好坏、供货时间安排会影响公司商品产成品的销售和原材料的加工，进而对公司存货积压产生影响，减少公司的收入来源，增加公司的成本；供应商的经营状况与资金运转周期会影响公司的应付账款，使会计电算化中应付账款不能及时入账，影响公司资金的周转速度。如果对供应商缺少了解，没有一个长期的供应商合作关系，不利于公司在市场竞争中占优势，使公司选择最佳的供应商，也难以规范采购员采购行为。由于公司的会计电算化系统使用的时间不够长，从整个会计电算化系统来看公司的档案管理系统是不够完善的。在处理会计电算化档案时，如果公司员工对会计算化软件的组成内容不是特别清楚，同时也没有明确各档案保管人员的相关责任，容易造成会计档案被人为破坏、自然破坏和忘记归入系统档案。在采购模块中，采购员不能够及时地将采购资料输入软件系统中，可能会因为管理者的经验不足，导致会计资料和储存会计档案的磁盘不能够及时地归档，即使已经进行归档的，也可能存在档案内容不完整的问题。长沙市都市花乡花卉有限公司采购管理模块流程优化设计针对长沙市都市花乡花卉有限公司会计电算化采购业务管理模块原流程中存在的诸多问题，下面从采购计划控制流程设计方案、供应商管理流程设计方案、会计电算化档案制度设计方案三个方面进行优化设计。采购计划控制流程设计方案长沙市都市花乡花卉有限公司在各个部门开始逐渐运用上了用友财务软件系统，明确公司采购业务模块的处理顺序和要求，并且细化到具体的操作方法，规范公司采购业务模块的处理流程。要求采购部门制定统一的物料型号标准，在采购请购单中参照统一规定录入存货编码、供货商的单位、相关部门、采购类型等自定义栏目。在填制采购计划时，按照公司采购部门的统一物料标准，根据公司所需要购买的物料来制定采购计划。安排好采购计划，由采购员在采购管理系统中根据采购清单录入采购订单、采购到货单，再由库管员填写采购入库单，在存货系统中按照当月已经验收入库的材料成本暂估采购成本，收到采购发票后将之前的暂估成本冲销掉。在确定公司的物料使用数量时，需要结合往常使用的物料数量加以计划，根据长沙市都市花乡花卉有限公司的物料采购周期和每天使用物料的平均数来确定每月需要购买的物料数量。做好每月的用量统计，在每半年度对每个物料使用量进行总结分析，尽可能地制定出合理的物料采购计划。图5采购计划流程图供应商管理流程设计方案长沙市都市花乡花卉有限公司重视供应商的选择，加强对公司采购人员综合素质能力的培养，从供应商申请到绩效考核，对整个供应商选择过程都规划了一系列流程。在整个流程过程中，采购员需要观察社会经济变化趋势，寻找满足公司物资需要的供应商，在确认是否为供应商前，采购员会认真检查物料质量、外包服务管理等方面的因素。在确认为供应商后，与供应商签订采购合同，通知供应商在合同规定的时间内发货，在验收货物后，对所有货物进行检查并做好相应的绩效考核。在选择好合适的供应商后，也需要管理好与供应商良好的合作关系，促进双方企业能够长期合作。在选择供应商时，可能存在对供应商的货物质量不能够有很好的把握，可以将不确定选入的供应商纳入备选供应商，结合备选供应商以前的一些顾客评价进行资质调查，测试备选供应商的物料以此来选择最佳供应商。同时，长沙市都市花乡花卉有限公司限制了供应商信息修改权限，只能让负责录入供应商信息的人员才有权利修改，并且也明确了会计电算化系统中使用的会计科目，能够避免供应商在往来明细账中两边都挂账。图6供应商管理流程图会计电算化档案管理制度的设计方案随着公司会计电算化的使用越来越频繁，公司的会计档案管理制度也不断完善，明确了管理人员的职责，让部门的管理者将制约机制提到工作日程上来，加强权力制约机制。提升会计档案系统资料准确性和效率性时，在坚持权力制约机制的基础上，将多个人的工作归纳为一个人的工作来减少不必要的失误和流程。公司在储存会计档案系统的会计资料磁盘时，在多处财务系统中进行多份存档备份，并且每年每月对会计资料磁盘进行清查记录。公司对于会计档案不单单只注重会计资料的录入，更加注重提升公司员工的专业技术水平，不断更新员工的财务知识。在会计电算化软件更新的同时，他的操作方法也会发生一定的变化，企业会计电算化工作需要适应现在的经济形势，利用所学的专业知识，不断适应会计电算化管理系统。图7会计档案管理流程长沙市都市花乡花卉有限公司采购管理模块流程优化设计预见成效对长沙市都市花乡花卉有限公司采购管理模块在会计电算