长沙沐禧股份有限公司出差报销流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 长沙沐禧股份有限公司背景介绍 长沙沐禧股份有限公司出差报销流程优化设计1长沙沐禧股份有限公司背景介绍长沙沐禧股份有限公司是一家位于长沙市开福区，以生产能量饮料为主，以绿色食品作为发展方向的有限责任公司。它于1998年10月份成立。总投资100万，注册资金100万公司，是集研发、生产、销售、物流为一体的公司，以自身先进的企业文化与管理方式再加上紧跟时代的营销理念，逐渐发展成为一家独具自己特色的公司。长沙沐禧股份有限公司现有在职人员一共有228人。总共有5个部门，其中董事长1人，总经理1人，副总经理1人销售部门120人，采购部门20人，财务部20人，人事部15人，生产科研部50人。董事长生产董事长生产科研部销售部采购部总经理财务部人事部副总经理（1）图1长沙沐禧股份有限公司组织结构图2长沙沐禧股份有限公司出差报销流程现状长沙沐禧股份有限公司主要是以生产饮料为主，为了满足顾客的需求，公司研发了多种不同功能的饮料，于是就需要去各个城市、国家推销产品和寻找业务。公司的总经理为了联络客户需要进行面对面地谈生意，发展维护客户关系。有时候会出差进行商业谈判，去各个城市拓展业务，有的时候网上谈判无法表达合作诚意，需要面对面的进行交流。不仅是总经理，销售人员也需要发挥作用，他们需要经常性的在外面寻找客户来推销本公司的产品。产品也需要不断的生产出来，因此，这就需要采购人员出差采购原材料。长沙沐禧股份有限公司现在的出差报销流程为：如果是员工出差需要提前两到三天从行政部取出来借款单，提前填写出差申请单。然后将出差申请单交给部门主管签字。部门主管签字后，将借款申请单递交给财务主管签字。然后交给副总经理签字,最后总经理签字。（如果是总经理、董事长出差的话，只需要从出纳取得出差申请单交给财务经理签字）。出纳核实签字，发出借款（借款单需由出纳进行保管）或者由人事订机票，住宿等。出差人员出差并取得费用原始单据。出差回来后个人填写好费用报销单并粘贴好原始凭证，人事部确定实际出勤天数并签字。部门主管、财务主管、副总经理，总经理审核盖章。（总经理、董事长出差只需要财务主管，不需要部门主管和副总进行审批。）出纳进行核算，多退少补，登记并退回借款单据。费用报销单交回财务主管用来做会计凭证的原始单据。注：出差当天回来的话，由所属部门的部门主管和财务主管进行签字审批。如果领导出差的话，直接打电话示意同意。财务主管同意签字公司员工填写出来借款申请单财务主管同意签字公司员工填写出来借款申请单（个人填写出差内容）部门主管同意签字出差人员出差并取得费用原始单据总经理签字（如果是总经理、董事长出差，只需要财务主管签字）出差人员出差并取得费用原始单据总经理签字（如果是总经理、董事长出差，只需要财务主管签字）副总经理同意签字个人填写费用报销单，个人填写费用报销单，粘贴原始凭证。人事部确定实际出勤天数并签字部门主管审核盖章出纳核实签字部门主管审核盖章出纳核实签字，发出借款（借款单由出纳进行保管）总经理审核盖章（总经理出差只需要财务主管不需要部门主管）副总经理审核盖章总经理审核盖章（总经理出差只需要财务主管不需要部门主管）副总经理审核盖章财务主管审核盖章出纳进行核算出纳进行核算，多退少补，登记并将原始单据退给会计记账图2传统出差报销流程图图3传统借款申请单3长沙沐禧股份有限公司出差报销流程存在的问题3.1传统报销模式效率低长沙沐禧股份有限公司虽然是一个中小型公司，但是出差流程的报销依然是手工记账的方法。2017年7月25日向某去湖北省武汉市采购原材料，他需要先填写出差单据，将出差申请单交给部门主管，财务主管，副总经理，总经理审批签字，一系列操作下来才能够出差。出差过程中必须索要纸质发票，结束后要回到公司填写差旅费报销单，写明实际出差天数，实际出差日期，和实际报销金额包括实际的交通费、住宿费、餐饮费、和各种为了采购原材料发生的支出，然后交给部门主管审核，再交给财务主管审查，接着交给副总经理，总经理审批签字，最后交给出纳根据实际发生情况进行核实多退少补，并填写费用报销单签字。报销过程过于繁琐，需要反反复复的进行签字，检查，核对，审核，耗时耗力。而且当时向某出差时还由于遗失了一张原始单据，导致他无法报销成功。向某经历了将近一个月的时间才拿到报销款项。这会严重导致员工的积极性不高涨。而且耗时过长，太多繁琐的纸质票据，耽误了很多工作时间。3.2出差报销的费用标准不合理长沙沐禧公司是以生产饮料为主，尤其是夏天容易出汗，人们就会选择喝一瓶饮料，此时正是企业迅速发展的好时机。销售人员和采购人员也会频繁去外地出差。2018年6月24日，徐某去湖南衡阳出差一个星期，但是公司对于出差的金额没有什么具体的要求，只要是按事实情况发生的，对照费用表进行报销，最多不能超过费用表的15%公司就能够帮员工为了公司业务所发生的费用进行报销。徐某心想公司既然能够报销这么多就随随便便花钱，不要忘记纸质票据就行了。就没有考虑到节省资金的问题，恶意消耗，由于公司没有准确的标准，徐某最后花费超过了标准15%也还是能够报销的。徐某虽然没有违反公司规定，但是严重造成了公司资金的流失，而且导致了其他员工争相效仿，恶意消费，产生了较为严重的影响。并且公司没有根据每个地方的实际消费水平定价格，不同级别的城市消费水平不一样，那么定价应该也是不一样。表1长沙沐禧有限责任公司出差费用标准表费用/元普通员工部门主管总经理董事长交通费用人事部统一订购人事部统一订购人事部统一订购人事部统一订购住宿费用90-150每晚150-200每晚据实报销据实报销餐饮费用50-80每天80-160每天据实报销据实报销4长沙沐禧股份有限公司出差报销流程优化设计4.1建立网络报销系统针对传统报销存在的问题，在目前的互联网时长沙沐禧公司可以采取网络报销的模式，建立网络报销系统。公司在网站录入员工信息包括银行卡号，每个人都有不同的工号，员工自己注册设置密码。首先登陆，进入网址首页然后点击报销流程审批，填写出差申请单。传统的手工记账报销需要先填写借款申请单，先填写借款申请单会使审批流程更加繁琐，而网络报销将借款申请单改为了出差申请单，使员工在出差后无需增加核对借款金额的步骤。自行选择部门、出差地区、日期等。传统报销依此是出纳、部门、财务主管、副总经理，总经理进行审核，由于公司规模小，主要由副总经理管理公司业务，总经理商务谈判，为了提高报销的效率，省去了副总的审核。将其优化为一般情况只需要出纳、部门、财务主管审核，超过1000的才需要总经理进行审核。具体的网络报销流程如下：步骤1:用员工帐户登录，然后依次差旅报销，新建项目。图4网络报销步骤一步骤2：填写个人信息。（审批状态无需填写）并保存图5网络报销步骤二

步骤3：系统根据申请人是普通员工还是总经理发放。如果是普通员工出差，部门主管会收到处理申请，如果是总经理出差，直接跳过部门主管，财务主管会收到处理申请。图6网络报销步骤三然后是财务主管审批。图7网络报销步骤四

最后是总经理审批（超过1000元）。图8网络报销步骤五员工出差，如果不超过1000元，部门主管，财务主管审批后出纳直接放款，生成报销单，会计人员记账。如果超过了1000元，还需要总经理审批后，出纳才能放款。总经理、董事长出差，只需要财务主管和董事长审批。采取此种网络报销的模式，即使部门主管、财务主管，总经理，董事长不在公司，只要登录网站查看消息并电子签名，就可以审批出差申请，员工也不用一一等到部门主管，财务主管，总经理签字。出差回来后的报销同样轻松边便捷，只需要在网站上填写相应的信息，上传原始凭证。出差人员出门的餐饮，交通，以及住宿可以实时上传数据，避免了数据错误，虚假上报的情况，将报销单的发票号输入系统，一查就能查到。这不仅能够大大的减少财务人员的工作量，而且出差审批更加高效，提高了工作效率。方便出纳进行整理归类，审核成功后系统会自动传达给部门经理审核，多退少补，直接核算。网络报销流程如下图所示。

报销流程经办人部门经理财务经理总经理董事长出纳会计普通员工填写单据（上传电子附件）普通员工填写单据（上传电子附件）如果是总经理出差审批如果是总经理出差审批超过1000审核超过1000审核总经理出差不超过1000总经理出差不超过1000审批审批审批出纳直接放款出纳直接放款记账记账图9网络报销流程4.2更新出差报销费用标准长沙沐禧有限责任公司传统的出差流程报销比较简单，应该根据每个城市的消费水平制定出差费用标准。如果没有明确的规范，就会导致大多数的员工效仿徐某，正如像徐某的情况发生一样，在徐某出差回来后，越来越多的员工开始无视公司的费用标准表，大多数的人开始恶意消费。因此，需要对长沙沐禧有限责任公司的费用表进行整改，需要将它进行细化，具体为对城市级别进行划分重新制定住宿费。将住宿费划分为4个等级，分为一线二线三线、四线和乡镇。重新修改住宿费、餐饮费、交通费标准。

表2长沙沐禧有限责任公司报销费用明细表费用/人员普通员工部门主管总经理董事长住宿费用一线城市200元/晚300元/晚据实报销据实报销二线城市130元/晚240元/晚据实报销据实报销三线、四线城市120元/晚200元/晚据实报销据实报销乡镇、农村100元/晚200元/晚据实报销据实报销交通费用（均由人事部统一订购）火车硬座硬卧软座软卧软卧汽车硬座硬卧软座软卧软卧高铁二等座二等座一等座一等座飞机经济舱经济舱商务舱头等舱餐饮费用100元/天150元/天200元/天250元/天出差前进行培训提前告知出差报销费用，实际出差天数如果1点以后出发的话按照半天计算，12点前出发的话按照一天计算。关于交通费。如果由于自己的私人原因的而产生的改签费，退订费，或者是出差回来的费用自己承担，公司不允许报销。关于餐饮费。如果员工出差回来，中午12点半之前不报销午餐，12点半到2点半报销午餐。下午五点钟之前不报销晚餐，五点钟到晚上八点可以报销晚餐。另外高铁、汽车或者火车途中购买餐饮自费。5结论针对我们公司的报销流程，发现了出差报销流程的一系列问题，如：传统报销模式效率低、出差报销流程不太规范。为了解决这些问题带来的严重后果，对长沙沐禧有限责任公司的出差报销流程进行了优化设计，将传统的手工记账改为了网络报销，同时还更新了报销费用标准。通过对出差报销流程的优化以后，长沙沐禧有限责任公司有了明显的改善，员工提高