新鸿天装饰工程有限公司财务收支审批流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1公司简介 新鸿天装饰工程有限公司财务收支审批流程设计公司简介新鸿天装饰工程有限公司成立于2012年7月，是一家致力于全程服务最优的大型建筑装饰综合服务商。注册资本200万元，现有员工20人，2020年实现销售收入384万元。公司发展至今，已经拥有了木制品、石材、幕墙门窗生产加工基地，业务范围涵盖装饰设计、室内精装、幕墙门窗施工等多个领域。依托多年来的住宅精装实力，与绿城、中海等地产企业建立了合作伙伴关系，能够为客户提供专业的品质服务。企业的组织架构具体如下：图1-1公司组织结构图从组织架构可以看到，新鸿天装饰工程有限公司总共有五个部门。财务部2人，由出会计与出纳组成。采购部2人，主要负责公司物料与原材料的购买。销售部4人，负责公司销售业务。市场部2人，负责公司的广告宣传与商务合作事谊，工程部10人，负责工程安装等相关事谊。2公司财务收支现状2.1公司应收账款的现状新鸿天装饰工程有限公司为可以在市场竞争中得到发展，便接了大量的订单，扩大市场份额。但是，在订单数量增加的同时，应收账款也在不断增加，为了维系与老客户的关系，业务部门采取继续为赊销客户提供装修服务。虽然销售员不断地进行货款的催收，收回了一些货款，但是每月月依然会产生新的一部分的应收货款。表2-1新鸿天装饰工程公司应收账款与收入增长数据分析单位：万元时间2019年末2020年末增长率应收账款8212735.4%营业收入31738417.4%占比25.8%33%——从上表发现，新鸿天装饰工程有限公司2020年的应收帐款对比于2019年增长了35.4%。而在营销收入方面，2020年的营业收入比2019年只增长了17.4%。由此可见，应收帐款的增长率比营销收入增长率高出了14%。另外，从应收帐款在营业收入上的占比在2019年只有25.8%，但是在2020年则有33%,超过了营业收入的30%。由此可见，新鸿天装饰工程有限公司应收账款偏高。2.2公司广告费用支出现状新鸿天装饰工程有限公司的广告费是根据上一年的实际情况来进行投入。也就是说如果有新产品，或者是比较适合进行投入广告的地方时，便会投入。以下是该公司近几年广告费的情况：表2-2广告费支出情况年份2018年2019年2020年广告费（万元）182135从上表2-2可以看到，新鸿天装饰工程有限公司的广告费在近年来正在不断地加大。在2018年广告投入的媒体主要是：家装网络媒体，电梯广告，宣传单张三个方面。在2019年公司重视了广告的投入，新增了新媒体广告的投入。在2020年公司认为新媒体投入效果明显，便加入了新媒体的投入支出，并且增加了电台广告，主要针对有车一族投入。2.3材料采购现状新鸿天装饰工程有限公司材料采购主要是一些需要使用到的日常装饰材料以及常规材料。由于企业有着明显的家族企业特点，所以在审批流程方面都是使用“一支笔”审批流程，只需要得到总经理的审批，便可以让出纳付款，再将表发给会计记账。随着新鸿天装饰工程有限公司业务的不断扩张，这样的方式表现出很多的漏洞与弊端。其采购审批流程见图2-1所示。图2-1采购审批流程图3公司财务收支审批存在的问题3.1应收账款催收效果不理想新鸿天装饰工程有限公司目前对于客户的缴费实施的是三种方式：第一种，发货前需要付清款项的客户。这些一般是新客户或者是金额不多的小客户，只有小量的客户，这些客户占比只有10%左右。第二种，月结客户。一般是长期合作，但企业规模比较小的小公司。主是由销售人员签定合同之后，客户下订金，项目完成之后的30天内结款。这部分的客户占比较多，大约占比有50%。第三种，双月结客户。一般是长期合作的大中企业。主是由销售人员签定合同之后，项目完成之后的60天内结款。这些客户占比大约在40%左右。根据2020年的数据显示，部分客户在经过了多次催收之后，依然将货款拖了好一段时间才完成的，这些客户如下：表3-1新鸿天装饰工程有限公司2018-2020年年末客户逾期情况单位：万元年度客户名称结算周期是否拖欠逾期时间逾期金额逾期占比2020年QD工程公司月结30天是12个月4737%OJ项目管理公司月结30天是6个月6148%BD工程公司月结60天是6个月1915%2019年QD工程公司月结30天是9个月2732.9%OJ项目管理公司月结30天是6个月4453.6%BD工程公司月结60天是6个月33.7%DL设计公司月结30天是3个月89.8%2018年OJ项目管理公司月结30天是6个月3167%BD工程公司月结60天是6个月1533%3.2缺乏广告效用价值评价新鸿天装饰工程有限公司近年广告费用不断增加的趋势。同时，很多的宣传投放是在电梯广告、户外广告方面的。广告投入金额大，但效果不明显。深入分析，可能与市场部市场调研不到位有关，没有真正把握到客户的需求与目标客户定位。中国大部分的小型家族企业，审批流程都是使用“一支笔”的审批模式，所以缺乏监督与后期效果评价。其审批流见图3-1所示。图3-1广告费审批流程3.3材料采购成本较高表3-2新鸿天装饰工程有限公司部分材料采购成本序号项目成本价市场零售价1强化木地板100元/平方135元/平方2卧室门650元680元3石材50元/平方55元/平方4普通木地板75元/平方85元/平方5弯形木基层平顶180元180元由表3-2可知，新鸿天装饰工程有限公司的采购材料成本是偏高的。在对比了市场价后，有部分的材料成本价并没有优势可言。甚至有部分的材料，成本价比零售的市场价是一样的。导致这个问题产生的原因，主要是因为一直以来也没有对采购材料进行从家公司对比报价的方式，而这种总经理“一支笔”审批流程，总经理权力过大，财务支出监督不力。4公司财务收支审批流程设计4.1应收账款审批流程4.1.1设置客户信用评价指标新鸿天装饰工程有限公司必须要明确客户信用的标准，即公司可以接受的风险的最低标准。在明确方面，可以包括下图的三个指标：一是装饰行业内部的竞争对手设置的标准情况。二是公司能够承担的风险的能力。三是客户的资信状况。图4-1新鸿天装饰工程有限公司信用标准评价依据新鸿天装饰工程有限公司根据以上依据，将客户设置成五个等级，A级用户：大型企业、国营企业，属于本地的龙头产业，有着比较强的市场竞争力，公司可以承受一定的风险，经过合作2年以上，资信良好。B级企业：大中型企业，有着一定的市场竞争力，可以承受一定的风险，合作超过一年以上，资信良好，准时付款。C级企业：中小型企业，有着一定的市场竞争力，可以承受一定的风险，合作超过两年以上，资信良好。D级企业：中小型企业，有着一定的市场竞争力，可以承受一定的风险，合作超过一年，出现过逾期情况，三个月内。E级企业：小型企业为主，市场竞争力、可承受风险能力一般，合作超过一年，出现过逾期情况超过三个月。具体见表4-1所示：表4-1新鸿天装饰工程有限公司客户评级表级别判断标准备注A企业规模:大型企业、国企等市场竞争力：强承受风险能力：强资信：良好，没出现逾期情况合作时间：两年以上B1.企业规模:大中型等2.市场竞争力：较强3.承受风险能力：较强4.资信：良好，没出现逾期情况5.合作时间：一年以上C1.企业规模:中小型企业等2.市场竞争力：较强3.承受风险能力：较强4.资信：良好，没出现逾期情况5.合作时间：两年年以上D1.企业规模:中小型企业等2.市场竞争力：较强3.承受风险能力：较强4.资信：良好，出现过3个月以内逾期情况5.合作时间：一年以上E1.企业规模:小型企业等2.市场竞争力：一般3.承受风险能力：一般4.资信：良好，出现过3个月以上逾期情况5.合作时间：一年以上4.1.2完善赊款审批流程市场部业务人员应结合上年度客户的货款回收状况、给予的赊销额度、客户信用状况等因素评估本次业务可承受的赊销额度。表4-2新鸿天装饰工程有限公司客户赊销审批表项目评价结果客户货款回收情况赊销额度客户信用状况其它因素销售部主管意见财务主管意见总经理意见财务主管在审核赊销审批金额时一定要结合企业的现金流量情况出具意见，在新鸿天装饰工程有限公司现金流充足的时候，可以适应地将赊销额度提高；在经营现金流量紧缺时应该控制赊销的额度，并要求业务部门在谈判时，利用现金折扣促使客户提前付款，如提前还款客户，将可以得到下次合作9折的优惠；准时还款客户：可以得到9.5折的优惠。而超过还款时间的客户则没有任何的优惠。图4-2事中应收账款审批流程优化4.1.3加强事后催收工作由于催收效果的不理想，需要加强事后催收的工作。针对现时新鸿天装饰工程有限公司拖欠货款的状况，应该要进一步强化应收款管理的事后管理工作，完善其催收流程。具体催收方式如下表4-2所示。表4-3应收账款主要的催收方式序号方式具体内容1通过催款函进行催收在客户没有按时地进行付款时，新鸿天装饰工程有限公司可使用发放催款函的措施，以通过书面方式通过客户，要求其进行付款。2用律师的口吻对客户发放催款函催款函发放后如果客户依然不理会，就需要咨询律师，并且以律师的口吻对客户发放催款函，以警告客户如果其进行付款，将会使用法律方式进行解决。3使用法律方式以进行维权在这个阶段，新鸿天装饰工程有限公司必须要考虑到企业需要拥有足够的证据，以确定客户存在着欠款情况。4.2公司广告费用审批流程4.2.1加强前期调查，明确广告费用预算审批权限关于广告费用方面，针对其存在着两个主要的问题：一是市场部调查精准度不高。导致投放效率不高。二是总经理“一支笔”审批流程存在很大的弊端。所以，在前期优化的重点，应该是加强市场部的调查精准度，二是明确广告费用预算审批权限，加强监督。其优化后的审批流程如下：图4-3广告费预算审批流程4.2.2完善广告费合同审批流程在预算通过之后，根据预算开展广告投入工作，与广告商拟定合同，由市场部填写清楚的投入说明与费用支出，由财务部门进行审核，之后再由总经理进行审批。具体流程见下图4-4所示。图4-4广告合同审批流程4.2.3强化广告效果评估为了更好地了解广告投入效果，新鸿天装饰工程需要对每个广告的投入效果进行后期分析。例如新鸿天装饰工程有限公司在某一个地区，上半年针对产品投入广告50万，但是产品销售的产品并不理想；在下半年进行广告投放的时候，必须要分析广告的效果并及时地做出投放策略调整。具体见表4-3所示。表4-4新鸿天装饰工程有限公司广告效果评价表序号项目投放金额评价1广告投入区域2电台广告3电梯广告4广告牌5新媒体与网站6杂志报纸7其它8总体效果评价9本年度广告投放规划4.2.4广告费付款审批流程在广告投放完成后付款时，市场部门必须要对广告投放的效果进行分析。同时，核对广告投入的各个内容是否与合同标准相一致。另外，还需要得到销售人员的监督，分析客户的来访渠道，投入的效果。再将资料准备齐全，交由财务部进行审核，再由总经理或董事长审批签字。其具体优化流程如下：图4-5广告费付款审批图4.3材料采购审批流程4.3.1建立事前选商审批流程由于近年来，材料成本的不断上升，公司必须要更为关注材料成本的控制，做好审批工作。首先是，需要在对部分常用的材料成长进行货比三家，也就是由采购部设置专门的人员，每月对材料的价格变动进行分析。要求对比三家以上商家的报价。由工程部填写材料需求申请，得到部门经理与总经理的同意。再经过采购部货比三家之后，提出采购报价与申请，由财务部门审批，总经理确定。单次采购超过80万，必须要由董事长复审，才让出纳付款。具体的优化流程见下图4-6所示。图4-6材料采购计划审批流程图4.3.2完善事中合同审批流程采购部与供应商沟通之后，拟定合同，再由部门经理确定，工程部确定清单，财务部门进行复核，总经理审批。具体优化流程见图4-7所示。具体流程图见4-7如下：图4-7材料采购合同审批流程图4.3.3事后严把付款审批关在采购的材料入库时，仓库管理员必须要做好入库工作，清点过清单，并签字确定。同时，保障产品质量，没有出现破损的情况。在审批流程中，需要采购部提出付款申请，部门经理确定，仓库管理员确定入库，财务部门审批，再由总经理审批，80万以上，得到董事长复审，才可以付款。具体优化流程如下图4-8所示。图4-8材料采购付款审批流程图5小结新鸿天装饰工程有限公司财务收支主要存在三个问题:一是应收账款催收效果不理想，二是广告费审批缺乏广告效用价值评价，三是材料采购采购成本较高。针对这三方面的问题，我的建议是:（1）根据客户信用等级评估赊销额度，利用现金折扣促使客户提前付款，加大应收账款的催收力度，必要时候使用法律的方式维护企业的利益。（2）在投入广告费前，要做好广告费的预算，明确广告费投入内容，事后，要对每个广告费的投入效果进行分析，及时地做出投放策略调整。（3）材料采购要建立事前选商审批流程，完善事中合同审批流程，事后严把付款审批关。通过规范应收账款，完善广告费、采购费用审