长沙绝艺食品有限公司应付账款管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\z\t"参考文献,1"1 长沙绝艺食品有限公司的背景介绍 长沙绝艺食品有限公司应付账款管理制度优化设计长沙绝艺食品有限公司的背景介绍长沙绝艺食品有限公司(简称长沙绝艺)于2010年成立的食品加工企业，注册资本为500万元。是一家从事食品研发、加工和销售的综合型的制造企业。一直以来坚持着“诚实守信、锲而不舍、超越自我”的企业精神，拼进全力为客户的健康、安全而努力。严格控制食材选择、配料，猛抓产品的干净卫生。现下拥有湘水谣、绝艺、麻辣主播等一系列的自主品牌。一直以来都密切关注着消费者口味喜好、食品市场动态的变化和行业产品的发展趋势，不断增加口味的研发和食品安全的投入，极力发展成为让消费者看着放心，吃着开心的优秀食品制造企业。如今，公司的产品销售网遍及了国内各线大中城市，对于国内小城市的销售网也正在发展中。正在稳步发展的企业也慢慢的站稳了国内休闲食品市场的一席之地。长沙绝艺现有的应付账款管理制度应付账款的概念应付账款是负债类科目，详细是指企业本该支付给其他企业的手续费用和雇佣费用。用于计算购进材料、产品和服务应该付给销售方而尚未支付的款项。由于购进材料、产品的到库时间、服务费用的支付时间等，和应付账款的入账时间不一相同，故而是一项负债。一般来说，应付账款是以采购物资的所有权转移至本公司的时点或者是实际上已经接受约定的劳务的时点。如因购买的材料、产品或者是接受的劳务等应负担的含有现金折扣的应付账款，应该按照扣减现金折扣之前的原价计入应付账款。则借记“原材料”和购进材料所取得的现金折扣“财务费用”，贷记“应付账款”为应该支付的总价款。通常，对于企业接受供应商提供的劳务、货款到期尚未支付的情况，就需要从发票出发，借记"制造费用"等，再贷记"应付账款"科目;如果到企业偿还应付账款时，应借记"应付账款"科目，然后再贷记"银行存款"科目。或者是企业支付商业汇票的，贷"应付票据"科目。采购合同长沙绝艺现有的应付账款管理制度流程图采购合同采购发票采购发票入库采购发票其他应付单据入库采购发票其他应付单据应付单据录入应付单据录入记账付款审批记账付款审批——付款通知各种单据各种单据对账账簿报表对账账簿报表、供应商催收等图1长沙绝艺食品有限公司现在的应付账款流程图长沙绝艺现有的应付账款管理制度是按照实际入账的流程来设计的。首先由相关业务人员同供应商交涉，双方签订采购合同。保留好相关的合同资料原始票据和单据，由财务备案。开具采购发票后，等待收货。待物资检验合格入库后，由经办人收回发票、入库单签字确认后，再由责任人审批。如果货物存在相关问题的应及时提交相关负责人，再由经办人同供应商联系，做出相应的处理。财务审核无误交由财务总监签字后，又转回财务做入账处理。财务按照付款期限、财务部门根据应付款的到期情况，向财务总监并递交付款申请，然后再由总监审核后，最后经由总经理审批、签字。财务人员再根据总经理的决策进行处理，如果总经理决定付款的应当按时进行付款并记账，未入账的则由经办人承诺开票日期。财务部门按照付款流程付款，同时应当及时地填制记账凭证、应付账款明细账后再进行对账等。长沙绝艺应付账款管理制度的问题所在应付账款的入账过程不准确应付账款的记账时间指的是以购买物资的所有权的风险和支付的款项的转变或者是接受劳务为其记录款项的时间，或者但在实际工作中应该区别情况，细化不同的货票到达情况和账务处理方式。分时间、分种类地把不同的到货类别交由特定的人员管理，防止了漏做多做或少做业务的出现。且同时也方便了财务人员之间工作的交流，能够清楚的知道在哪找资料、找谁要相关资料，同时也方便了后期追责等，规范了应付账款的入账处理和后期预估入账的调账。而长沙绝艺应付账款的并没有按入账时间或者是入账的类型进行细分，致使不同时间到达的货物或发票不及时处理，导致其账款的入账程序混乱，影响到后续流程的调账，大大降低了公司的效率。应付账款中不同岗位间的相互监督不到位就目前长沙绝艺的现状来说，其应付账款的执行人员严格按照岗位规定进行工作，问题是应付账款的人员在实际操作过程存在岗位之间相互监督不足的问题，有要严格的岗位要求、和工作规范。却忽视了不同岗位人员间的监督作用，减弱了对上一岗位人员工作符合法律、符合规范、符合公司利益的检查力度。这样一来就给了一些人可乘之机，在规则缝隙中给与了一部分人比较大的权利，他们则以此危害公司的合法利益。对于公司来说这无疑是一个巨大的隐患。如过这些问题没能得到很好的重视和解决，只会让这些问题一直存在、且越加严重，在危害公司的同时还滋生了不正之风和腐败问题。最终会给公司带来严重的影响。应付账款对账流程的资料不详细长沙绝艺应当按月将本公司应付账款的各款项对应的同供应商进行对账，且对账的截止时间为每月的月末。应付账款会计担任对账工作。采购员同供应商沟通，将账单传真给公司。应付帐款会计收到对账进行审核，无误后与公司的账务进行核对。如果对账单与供应商有出入的，应付账款会计应该立即查明原因并及时地同供应商沟通联系。对账完成后，由应付会计编制应付账款汇总表，汇总表应该把应付账款的总的金额项、明细项和从现在到未来的三月内应该先支付的应付款金额都详细的表现出来。但是其流程中并没有对供应商提供的对账资料进行明确的要求。使得公司对账流程缺乏应对待不同供应商的能力。在交接资料、对账准备上耽误大量时间，大大影响到了对账环节的下一进程，在严重影响到公司应付账款模块的工作效率的同时，给供应商留下不好的印象。长沙绝艺应付账款管理制度的优化及流程图应付账款入账流程优化为了方便应付账款的入账，分别把应付账款“票货同到”以外的票到货未到和货到票未到的两种不同情况交由不同的人员单独负责。一人负责票到货未到，指的是供应商的发票已经到达但是货物还还没有到达。其中货物能够较短时间内到达的情况，可以先验收货物但不做出处理，等到发票到了在做入账处理。若是货物段时间内任未达的，则由负责人暂管票据并与合同经办人跟进。一人负责货到票未到，指的是货物到了但是供应商的发票还没有实际到达的。采购货物的控制权发生了转移，但是供应商的正式发票还没有送达，而财务部尚未登记应付款项的。那么在仓管员收到供应商发来的货物时，需要先检验是否合格。合格后据实填写入库单，并将入库的相关信息交由财务部门登记入账。而不是如同之前公司那样，并未把不同的到货类型进行分类，导致了多数应付账未能按时入账，且一些特殊到货类型无人继续跟进。如进行票到货未到的暂估入账处理：如表1表1购进材料暂估入账的账务处理会计的摘要科目借贷总账明细把材料先暂估入账原材料辣椒面2000应付账款暂估/无票（湖南XXXX有限责任公司）2000当企业收到供应商发来的发票，需要先把暂估入库的货物数额转入仓库的库存，再负责货到票未到的人员红字冲减暂估入账的金额，最后再按正常的情况入账：如表2表2红字冲回暂估入账会计的摘要科目借贷总账明细红字冲回暂估入账的材料原材料辣椒面（2000）应付账款暂估/无票（湖南XXXX有限责任公司）（2000）表3填制记账凭证会计的摘要科目借贷总账明细材料的入库原材料辣椒面1200应交税费应交增值税（进项税额）156应付账款湖南XXXX有限责任公司1356这项业务理由同一人进行跟进，而不是在有A人员暂估入库后，交接由B或者C人员来继续负责。加强应付账款不同岗位人员间的相互监督分岗隔离，采购人员、审批采购人员、验收人员、入库人员和相关的财务人员相互分岗，以防止相互串通、包庇拿取公司利益。采购人员则是根据各部门的采购需求，在拿到有领导同意的采购申请单时负责同供应商洽谈合同。在得到财务部门和仓管部门货票问题反馈时积极同供应商协商解决问题。同采购审批人员相互监督。验收人员主要负责到达货物的验收而入库人员主要负责检验无误货物的入库登记，二者互不干扰且要应相互监督，监督对方严格按照公司规章办事以防止某一方存在拿取公司利益的不法行为。会计人员负责编制会计凭证、管理采购发票和相关票据等。应付账款审批人员，在采购部拿到的收货单并上交审核时，在核对好数量单价及到货日期后由财务总监交由总经理审核、董事长确认。全都应该在自己的权限的职责内，相互监督。应付账款对账流程优化实际进行对账之前，财务部门要对供应商提供对账的相关资料并进行初步的筛选、审核。筛选主要是检查资料对账资料的完整性，是否是符合对账需要用到的资料。审核主要是检查对账资料是否符合对账要求，其资料是否真确，有无存在明显问题。如果存在供应商提供资料不完善的，如对账资料只显示总的余额而不提供具体的明细账的，公司有权利去要求其补全需要的资料，若是其不同意补全的全部不予进行对账。如果有本次是对账第一次同本公司对账的，就需要把双方开展业务以来的所有的相关账目资料进行整理、提供。就有对账资料上有公司所有权人同意批复的，也应当在进行对账的资料上加盖公司的公章或者是财务的专用章。当然也可以在拥有企业所有权人同意签批的基础上，再加盖公司公章的，也符合要求。其他的可拒绝对账要求。同时为了方便下次对账，应当要求供应商对此次对账单进行保存。长沙绝艺应付账款管理制度的优化流程图采购采购合同采购发票采购发票票到货未到先记账，货到后核对票到货未到先记账，货到后核对采购发票其他应付单据采购发票其他应付单据票到货未到暂估入账，票到后核对入库票到货未到暂估入账，票到后核对入库记账应付单据录入记账应付单据录入（货票同到及其他）付款审批付款审批——付款通知各种单据各种单据优化对账规范供应商对账资料的要求优化对账规范供应商对账资料的要求账簿报表账簿报表、供应商催收等图2长沙绝艺应付账款管理制度的优化流程图总结本设计以应付账款管理制度的目为出发点，按照应付账款的实际业务流程来分析其现有设计存在的问题，以此优化符合长沙绝艺食品有限公司的应付账款管理制度。首先在分析其现有的应付账款流程时，发现其现有的流程中应付入账流程、对账资料和员工工作监督等没有具体的要求和规范，随意性比较强。在总体的构想和考虑后，细化了入账程序、加强了人员间的监督、规范了供应商对账资料等，使得长沙绝艺的应付账款管理制度的细节更加的系统和规范。在提升应付的工作效率、维护公司的合法权益的基础上也更有利于提升公司的竞争力。参考文献[1]张志凤.初级会计实务[M].北京科学技术出版社，2019.11：63～67[2]郭淑芬.应付账款的管理与控制[J].财会通讯