长沙佳士食品贸易有限公司财务收支审批流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计长沙佳士食品贸易有限公司财务收支审批流程设计1公司简介长沙佳士食品贸易有限公司（以下简称“佳士食品”）是一家专注于休闲食品、优质水果、生鲜冷链批发服务、加工分装的专业品牌连锁运营公司。地址在长沙县黄心大道345号，注册资本为800万元，公司现有员工23人，2020年实现销售年收入1890万元。公司经过九年的奋斗飞速发展，公司业务遍布湖南各大城市包括长沙、常德、张家界、永州、邵阳、郴州、吉首等14个地州市。目前，公司下设四部一室：销售部、采购部、财务部、仓储部、办公室。办公室兼人事考核等管理工作。公司的组织结构图具体如下图1-1所示：图1-1公司组织结构图2公司财务收支的现状2.1公司费用报销审批流程长沙佳士食品贸易有限公司费用报销流程见下图：图2-1费用报销流程图以上可见，长沙佳士食品贸易有限公司人员数量较少，但费用报销审批的流程过于繁琐，不利于费用及时报销。2.2公司应收账款的现状表2-1佳士食品近几年销售收入与应收账款的情况表单位：万元年份201520162017201820192020销售收入142014501478150015201550应收账款370387435486502532占比率（%）26.06%26.69%29.43%32.40%33.03%34.32%由表2-1可知，应收账款占销售收入的比率逐年上升，回笼资金速度慢，易导致资金链断裂，不利于公司的发展。2.3公司固定资产采购审批流程佳士食品固定资产采购的审批流程是先由部门填写固定资产采购申请单，再由总经理审批，总经理审批后让采购部采购，最后由出纳付款。审批流程如下图2-2:图2-2佳士食品固定资产采购审批流程图3公司财务收支存在的问题3.1费用报销不及时长沙佳士食品有限公司仍然选择的是线下报销方式，每次报销时都需要报销人员手工填写报销单据，并交由报销人所在部门经理审核，再报给会计人员审核，并填制付款单，总经理审批后，则报销成功。由于公司采用线下报销模式，必须经过每个部门领导逐一审核签字，时间耗费大，程序较为复杂，易造成大量工作的积压，报销不及时。此外，因为报销程序的繁杂多变，让相当一部分领导的签字沦为了例行公事，让这些签字失去了一定的制约能力，还因为其造成了工作积压，不利于公司决策者对企业过去、现在以及未来的情况做出评价，严重影响了对公司的预测，大大增强了公司的压力。报销中一旦出现问题，易导致各部门相互推卸责任，职责分工不明确，这样不利于公司团结协作能力的培养及公司长远发展。3.2应收账款资金回笼速度慢表3-1应收账款账龄分析表单位：万元客户名称欠款时间2020年销售额付款总额欠款总额30天90天180天360天360以上百花超市3.26.4100.49532429雄旺超市4.75.2817.10451035红日公司2.314.52091153.821736.82易鑫公司026.5307.1059.4325.833.63天放公司0.81150.66.940.31624.3由表可知，佳士食品公司360天以上的应收账款占比较大，经与客户沟通，得知红日、百花等超市的经营业务受到新冠疫情的影响，目前资金周转方面较为困难，导致无法支付前期的购货款。公司应该反思在赊销产品时，没有对客户进行深入了解以及对客户的信用问题进行调查，从而造成拖欠货款的问题，此外催款力度有时不到位，造成部分货款未能及时收回，甚至可能出现因购买商破产，货款无法收回的情况。长此以往发展下去，公司资金周转将会发生不可逆转的困难。3.3固定资产审批流程不完善佳士食品固定资产采购的审批采用的是“一支笔”的审批制度，公司的固定资产采购由采购员根据订单要求（或者个人意愿）选择供应商、询价、议价、订购，交由总经理审批，采购流程完全由总经理一人监督审核，可能存在舞弊风险。4公司财务收支审批流程设计4.1费用报销审批流程针对长沙佳士食品有限公司费用报销审批流程中存在的问题，可以从以下两个方面加以完善：一是采用线上报销模式，简化费用报销的审批流程；二是明确职责分工。4.1.1简化费用报销审批流程本公司因为费用报销流程过于繁琐，现已采用线上网络（分贝通）进行报销，以便于减轻公司费用报销的压力，增强公司办事效率，提高财务入账的及时性。图4-1线上费用报销流程图4.1.2明确岗位职责需要正确填写报销单并附上相关的单据，报销者应对自己报销事项的真实性、及时性负责报销者需要正确填写报销单并附上相关的单据，报销者应对自己报销事项的真实性、及时性负责报销者审核业务是否真实、是否超预算。部门经理统揽全局，负责公司所有资金收付审批。总经理图4-2费用报销岗位职责4.2应收账款审批流程设计经济全球化下，现代市场经济竞争十分激烈，公司应收账款正在呈递增趋势，应收账款期限也在向后推迟，坏账风险也呈递增趋势。现在公司重心应该是制定一套科学的公司应收账款管理制度，以提高应收账款回笼速度。我认为应在销售的事前、事中、事后对应收账款进行有效控制，加快资金的回笼速度。4.2.1事前建立客户信用档案从选择新的客户到老客户的维护，本公司应该选择跟信用良好的客户进行交易，并在此基础上建立起相应的信用档案，用以参考。1.对客户的信用资质，应从以下几方面审查：（1）调查公司的规模及实力，或者以前的销售业绩。（2）调查所合作的公司的信用档案，是否有不良情况。（3）入行有多久，曾经有没有合作过，合作结果如何。2.根据综合调查后，给予客户等级分布：Ⅰ类客户，1个月内还款Ⅱ类客户，3个月内还款Ⅲ类客户，6个月内还款Ⅳ类客户，1年内还款Ⅴ类客户，一年以上还款，不太可靠4.2.2事中完善赊销审批流程1.合同签订合同签订的时候，应该对销售合同的各项条款和内容进行一一核对，因为销售合同的每条条款，都有可能成为以后解决应收账款追收的根本依据。在销售合同中，应明确的主要内容有:（1）明确交易条件，例如有：商品名称、价格、付款方式、付款时间等。（2）确定合同期限（3）确定双方权利与义务以及违约责任（4）合同签字以及签订的时间需要加盖合法公司印章（5）合同签订需要销售部经理审核之后才能盖章（重要订单或者赊销金额较大的订单需要总经理审核才能盖章）合同收款如下：Ⅰ类客户，按常规合同Ⅱ类客户，预付总货款的20%Ⅲ类客户，必须预付总货款的30%Ⅳ类客户，必须预付50%的货款Ⅴ类客户，如果销售金额大，必须货款两清或者该笔订单需要总经理审核签字（可赊销），赊销流程如下：图4-2赊销业务审批流程图2.关注发货情况，及时跟踪货款。公司在发货前，仓储部需根据销售合同对比核实；在销售货物以后，公司需要根据信用等级的不同来实施适合的收款策略，进行催收，又需要跟客户维系好的合作关系。4.2.3事后加强应收账款回收管理1.做好回款记录，账龄分析财务要定期对账，协同销售部每隔一段时间与客户核对一次账，避免造成账目混乱，双方责任不清，并且需要详细记录每笔货款的收回状况，每月进行账龄分析。2.加强与客户的联系与沟通(1)增强跟客户的联系，了解欠款原因；(2)公司工作人员需跟客户保持联系，了解客户财务和经营情况；(3)适时进行实地考察，给予适当压力，增加回款概率；(4)公司销售人员要对客户进行全程跟进，经常与客户接触，开诚布公地与客户进行沟通，这样被拖欠货款的问题就会越少；(5)进行信用调查，制定催款方式。工作人员应该经常去客户那里，客户没有及时支付货款，工作人员可以打电话催收和亲临催收。而对已经拖欠款项的处理事项为：①检查被拖欠款项的销售合同是否明确了交易条件②要求客户提供拖欠款项的原因，并经由调查判断其出事的原因是否正确③建立账款催收预案。4.3固定资产采购审批流程设计4.3.1固定资产采购计划审批流程由于固定资产采购属于企业特殊事项，本公司之前采用的是“一支笔”审批政策，不符合内部控制的“三重一大”的要求，固定资产的采购需要各部门的共同参与协作。使用部门如需购置固定资产，应先提交固定资产采购申请单。表4-1固定资产采购申请单年月日单位：元申请部门申请人申请原因采购物品名称单位数量单价约计用途预计总金额部门经理审核采购部审核财务部审核总经理审批事前由长沙佳士食品有限公司使用部门根据提出所需固定资产的申请，再由采购部门询价后编制采购计划，再由使用部门经理进行审核，之后交给采购部经理进行复核，采购部经理复核完成后交给财务部门进行复核，最后交给总经理进行审批。流程图如下：图4-3固定资产采购计划审批流程图4.3.2固定资产采购合同审批流程长沙佳士食品有限公司采购部门根据经审批后的采购计划择优选商，选好商家之后由采购部门进行拟订合同，经使用部门经理及采购部经理审核合同中的具体事项，再由财务部门审核合同中的付款条件和材料价格是否合理，最后应由总经理进行审批。流程图如下：图4-4固定资产采购合同审批流程图4.3.3固定资产采购付款审批流程商品验收入库后，采购部按照合同条款约定的付款时间内提出付款申请，使用部门经理审核同意付款申请后，交由财务部进行复核，再由总经理审批，最后才由财务部出纳进行付款。流程图如下：图4-5固定资产采购支付审批流程图5小结针对长沙佳士食品有限公司现存的费用报销不及时、应收账款资金回笼速度慢、固定资产采购审批流程不完善等问题，相应的解决措施：一、简化费用报销流程，采用线上审批，减少工作量，提高财务入账及时性。二、对于应收账款，事前对客户信用、偿债能力以及经营状况调查并加以评价；事中完善应收账款赊销审批流程，防范坏账地风险；事后加强应收账款收回管理。三、固定资产采购，建立固定资产采购计划流程，再根据经审批后的采购计划选择购货商，进而拟订合同，再由部门经理审核。通过简化费用报销流程、加强应收账款管理以及规范固定资产采购的审批流程，提高企业的工作