长沙风启电子商务有限公司付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录109301长沙风启电子商务有限公司现状 长沙风启电子商务有限公司付款审批流程优化设计长沙风启电子商务有限公司现状付款审批流程是一项流程工作，它关系到企业的竞争战略优势，首先对长沙风启电子商务有限公司进行一个简单的介绍。长沙风启电子商务有限公司简介长沙风启电子商务有限公司是一家专注于电子商务运营的机构，公司新媒体的发展趋势，拥有丰富的网络资源，为客户提供一站式移动整合营销方案。公司以新媒体作为主流和导向，致力于发展专业及多元化的文化产业。长沙风启电子商务有限公司主要专注于电子商务平台的开发建设、互联网的零售，同时从事电子商务业务的一家技术综合型电子商务企业。公司拥有强大的市场研究团队和专业电子商业运营队伍，并且具备丰富的打造电子商务交易平台的实战经验。公司内部已组成专业化的市场调研、分析、推广和客户服务团队，同时专注于技术实力的投资，以打造全国一流的电子商务平台，另外，拥有一流的工作环境及完备的管理体系是公司始终坚持的团队原则。1.2长沙风启电子商务有限公司支付管理现状长沙风启电子商务有限公司将支出费用划分为预付-原材料、预付-资产、预付-经费、应付-原材料、应付-资产、应付-经费、职工薪酬7个项目分类，如图1-1所示，就2018而言，长沙风启电子商务有限公司一共对外支付1079万，其中，原材料采购大约支出320万元，购买固定资产大约支出336万元，各项经费大约支出197万元，职工薪酬大约支出226万元。图1-1长沙风启电子商务有限公司2018年支付分类统计图长沙风启电子商务有限公司存在问题及原因分析长沙风启电子商务有限公司付款审批流程上还存在一系列问题，下面找出存在的问题并进行分析。2.1支付管理中存在的问题2.1.1付款审批作业量大长沙风启电子商务有限公司在支付管理方面有着自己的审批制度，首先由经办人填报费用、确认合同执行、填写付款申请单，出纳核实相关业务，部门经理或总经理确认后签字，付款后认真核对合同、收款人及银行信息三方一致，做好备份存档，并且入系统。层层递进致使付款审批工作量大，工作无法高效完成。2.1.2付款审批效率低长沙风启电子商务有限公司现在的支付审批流程还停留在纸质阶段，效率较为低下，该公司坚持各种纸质文档走审批流程，包括付款请假等，逐级签字，过程中就消耗了大量的时间，对于急需付款的程序，可能会等上很久，例如一道付款审批需要经过5名员工，假设每经过一名耗费10分钟，那么这一道付款审批就需要耗费50分钟，并且依靠纸质支付流程，很容易出现漏审和越审的现象。2.1.3利息收入浪费长沙风启电子商务有限公司虽然很注重付款审批流程，但还是避免不了利息收入浪费的问题，例如曾经有一项支付，原本是2个月之后支付的，但在完成采购后的第一个月也完成了支付，让公司损失了不少利息收入。2.2针对管理中存在的问题进行分析2.2.1对于付款审批作业量大的分析长沙风启电子商务有限公司付款审批作业量大，可以通过改变审批流程的方法，一定程度上解决该问题，让原本很繁琐的流程变得简单一点，消耗的作业也能省事一点，对于原材料的采购，可以不需每次都填写同样的审批单，可以用之前相似度高的单据代替，会省去很多时间。2.2.2对于付款审批效率低的分析纸质审批流程虽然看起来一目了然，但过程终究会有一点繁琐，可以用电子审批代替，电子审批也更加的安全，可以人脸识别、第三方认证，电子审批也更加的智能，在线电子签名，用电子审批，解决了流程不统一，信息不共享等问题，做到了让数据多跑路，让员工少跑腿，提高了付款审批的办事效率，长沙风启电子商务有限公司也可以考虑一下电子化的付款审批流程。2.2.3对于财务费用浪费的分析对于财务费用的浪费，公司应该落实工作责任，专项支出、工程付款必须报集团总部审批后方才可报销付款，例如某材料付款的总体程序：(1)填写材料发票及入库单。(2)工程、造价各部门签字。(3)财务经理签字审核。(4)总经理签字审核。(5)完成上述签字程序后报财务总监和董事长签字。长沙风启电子商务有限公司对付款审批流程的建议和优化设计针对长沙风启电子商务有限公司付款流程审批中出现的上述问题，进行优化设计。3.1自动化的财务记账处理自动化的财务记账处理需要事先指派记账原则，例如“预付-原材料”类型的，指定系统自动记账“借方：原材料、贷方：其他应付款”，还要指定该科目与会计科目的对照关系，会计凭证的摘要可自己填入，同时系统自动生成凭证编号，这样就可以实现数据自动录入财务系统，整个流程效率更高，错误率低，为财务员工节省宝贵的作业时间。3.2系统化的审批流程管理（1）如下图3-1所示，长沙风启电子商务有限公司支付流程主要是通过线下申请、纸质审批进行的，申请人填写单据，交由经办人审批，经办人确认对方已按合同履行，复核合同执行情况，交由财务经理审批，财务经理复核合同执行情况并办好相关手续，交由出纳提示付款。申请人经办人财务经理出纳1线下审批线下审批线下审批网银支付账务处理234图3-1原付款审批流程图整个流程的审批控制点较多，由于是线下处理、纸质审批，导致每个环节消耗时间过长，造成整个流程效率较低。如图3-2所示，新流程主要是通过线上申请、线上审批进行的。图3-2新付款审批流程图以经费支付申请流程为例，申请人通过申请系统在线审批，申请信息会自动进入系统进行预算审查，通过后至经办人手中，进行在线审批，经办人审批通过后系统会申请类型自动记账，生成的凭证流转到财务经理，财务经理进行在线审批，之后信息将流转至出纳，出纳确认支付时，可以选择手动支付或自动支付两种方式，若选择手动支付，可以立即支付，若选择自动支付，系统会根据申请信息的付款到期日自动支付。3.3支付流程改进的目标和原则目标：长沙风启电子商务有限公司现行的付款流程审批中存在许多问题：付款审批作业量大、付款审批效率低、财务费用浪费等问题，因此，基于长沙风启电子商务有限公司支付流程改进的提议应当解决上述问题，要做到合理减少审批作业量和审批支付的时间，提高在支付上的效率，减少财务费用的支出，希望支付审批流程改进的实施，在整体上改善长沙风启电子商务有限公司的审批流程现状。原则：（1）安全性原则。库存现金和银行存款是企业的重要资产，支付系统的安全性和谨慎性是首要原则，在支付流程改进的过程中，最好可以将多种安全控制技术结合在一起，结合企业自身的管理制度，实现企业内外部双方的安全保障，同时保证企业资金链的安全性。（2）高效性原则。付款审批流程的改进应向企业的财务人员提供一种高效便捷的操作方式，优化业务流程，提高审批效率，加速资金周转，这样才能高效利用资源，减少不必要的浪费，提高资金的收益。（3）规范性原则。支付系统也要求有一定的规范性，细化相应的管理流程，促进企业的规范化管理。同时加强基础管理工作，能有效的提高企业的规范化和标准化管理。3.4基于长沙风启电子商务有限公司付款审批流程的实施步骤基于长沙风启电子商务有限公司支付系统的实施步骤，如图3-3所示，大致可以分为事前调研、企业选择、企业实施作业三个步骤。事前调研企业自身需求项目规模企业选择付款方式需求说明企业实施作业签订协议确定人员系统构造审批流程图3-3长沙风启电子商务有限公司付款审批流程的实施步骤（1）事前调研：企业要根据自身的需求和项目的规模确认付款流程。（2）企业选择：企业选择何种支付流程，看对方是何种付款方式，有何需求说明。（3）企业实施作业：企业需与对方签订协议，明确参与付款流程的人员配置，根据系统的构造方面，就是将支付流程再造的理念转化为可以实实在在地通过计算机操作的系统管理工具，以及系统构造需要解决支付审批流程的再造、操作人员的限定、根据支付业务区分自动记账处理等问题。长沙风启电子商务有限公司付款审批流程总结本毕业设计主要是以长沙风启电子商务有限公司为例，针对该企业在支付管理过程中存在的问题进行分析，并提出了相关的实施方案，能有效的改善该公司在支付管理过程中存在的诸多问题，帮助其提升支付管理水平。主要分析成果：（1）了解长沙风启电子商务