广东省交通行政执法档案管理办法

广东省交通行政执法档案管理办法为规范交通行政执法档案整理归档工作，加强交通行政执法档案管理，根据相关法律法规制定了广东省交通行政执法档案管理，下面是广东省交通行政执法档案管理办法的详细内容，欢迎大家阅读与收藏。广东省交通行政执法档案管理办法第一章总则第一条为规范交通行政执法档案整理归档工作，加强交通行政执法档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《广东省档案》、《中华人民共和国行政处罚法》等有关法律、法规以及交通部印发的《交通档案管理办法》、《交通行政执法文书制作规范》等，制定本办法。第二条交通行政执法档案(以下简称“执法档案”)，是指交通行政执法机构在处理交通行政执法案件过程中形成的、完整反映案件处理情况、具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等各种形式和载体的历史记录。第三条各级执法档案工作接受上级交通行政执法机构和同级档案行政管理部门的检查、监督、指导。第二章执法档案的形成与归档范围第四条执法文书的制作要做到格式统一、内容完整准确、表述清楚、用语规范。同时为了保证归档文件材料的真实有效，所有制作的材料应签署完备、印鉴齐全。执法档案制成材料应保证其耐久有效，纸质材料应当使用A4规格纸张，使用电脑打印或者用碳素(蓝黑墨水)书写。书写字迹要工整、清晰、规范。不得使用铅笔、圆珠笔、复写纸等不耐久材料。录音、录像材料应保证载体的有效性，长期保存的电子文件应使用不可擦除型光盘保存。第五条各级交通行政执法机构在依法实施交通行政执法检查、行政处罚、行政强制及其他交通行政执法活动中形成的各种文字、图表、声像、电子文件等有查考利用价值的材料均属执法档案的范围。第六条交通行政执法案件的承办人员应当从承办案件开始收集有关的材料。对于材料中的复印件、印影件、抄录本，应与原件核对后盖上标明“经核对与原件无误”字样的证明章，并注明日期、证据出处，并有两名以上(含两名)执法人员签名或盖章。案件办结后应及时检查积累的材料是否齐全、完整、准确。遗漏或不符合要求的，应当补正;确实无法补正的，必须说明情况，并由承办人签名，审核人确认。任何人不得涂改、伪造、损毁执法案件材料。第七条执法档案应归档的文件材料主要包括执法案件的案件结论材料(行政处罚书等)、立案依据材料(立案审批表等)、案件证据材料(现场笔录、询问笔录、勘验(检查)笔录、抽样取证凭证、证据登记保存清单、证据登记保存处理决定书、鉴定书等)、案件处理过程材料(案件处理意见书、违法行为书、陈述申辩相关材料和文书、听证相关材料和文书等)、案件执行材料(行政强制执行决定书、行政强制执行笔录、行政强制执行、执行的票据、罚没物品处理记录等)、结案材料(处罚结案等)、行政复议和诉讼材料以及文书送达证明等与案件相关的其他资料。第八条执法案件材料由案件承办人员负责收集，并由案件承办人员负责立卷归档，也可由案件承办人员负责对应归档材料进行系统汇总，经档案管理人员对材料进行检查甄别，由档案管理人员负责整理归档。两个或两个以上部门共办的案件，由上级指定管辖的机构负责立卷归档，未指定管辖的，由案件主办机构负责立卷归档。第九条执法案件的承办人员应当将交通行政执法活动中形成的应当归档的全部资料，按照规定，及时向本单位档案管理部门或者档案工作人员移交，指定地点集中存放、集中管理，任何个人不得据为己有。交通行政执法机构在执法案件结案后一个月内整理归档。对已作出行政处罚决定，但自决定作出之日起一年内未执行完结的案件，已形成的记录由本单位档案管理部门或者档案工作人员予以登记造册，集中管理，待案件结案时一并进行整理归档。第三章执法档案的分类与整理第十条执法档案属类设置，原则上以交通行政执法门类为依据，适当兼顾档案的内容和载体形态。第十一条交通行政执法档案作为一种专门档案，其大类代字为G，原则上其执法过程中形成的声像类材料也随之一起归档。大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。从左至右依次称为一级属类、二级属类，依次类推。专门档案的`一级属类按道路运政执法(G1)、公路路政执法(G2)、高速路政执法(G3)、水路运政执法(G4)、航道行政执法(G5)、港口行政执法(G6)、执法巡查(G7)及复议、诉讼类案件(G8)设置。不能随专门档案一起立卷的声像档案可单独设类，其大类代字为F，一级属类按录音带(F1)、录像带(F2)、照片(F3、含底片)、光盘(F4)设置。大类代字G后可根据实际需要增设代号以代表交通行政执法档案，可根据实际需要设二级至三级属类，由市级交通行政执法机构自行编制。第十二条组卷。交通行政执法案件应当按照一案一卷进行组卷;材料过多的，可一案多卷。在交通行政执法案件处理过程中同案形成的行政复议、行政诉讼等后续材料，一般可以附入原案卷归档，按原案卷的最后一页续编页码，如需调整原案卷的保管期限，要在备考表中加以说明、标识。经行政复议、行政诉讼等程序的交通行政执法案件，也可将原案卷抽出与同案形成的行政复议、行政诉讼等后续材料重新整理立卷，材料过多的，可组成多卷，归入复议、诉讼类案件档案(G8)中重新确定保管期限，并在备考表和原案卷目录备注中加以说明。第十三条卷内文件排列。卷内文件一般按照案件结论材料—立案依据材料—案件证据材料—案件处罚过程材料—案件执行过程材料—文书送达证明及案件相关材料料—结案材料—行政复议、诉讼材料的顺序排列，具体材料内容可参照附件3“卷内目录”的顺序排列。“卷内目录”中文件材料排列与案件实际处理程序不一致或存在没有涵盖的材料，应按处理程序的实际进程排序;不适用案件处理程序排序的，可按文件材料形成的时间先后排序。第十四条特殊载体。随纸质文件一起立卷的照片，应当粘贴或装订在A4规格纸上，并写好文字说明。不能随纸质文件一起立卷的记录音(视频)内容的光盘、录像带、录音带、硬盘等。应按年度、载体类别进行整理，每个保管单位(张、盒、盘)为一卷，外套应贴有标签(式样见附件1)，注明档号、题名等，并与同一案件的案卷互设参见号。同时，按年度、载体类别制作特殊载体档案卷内目录(式样见附件2)，并在案卷备考表中注明内容、数量、存放地点等内容。第十五条编制页码或件号。卷内材料应按排列顺序，采用阿拉伯数字依次编写页码或件号。装订的案卷，页码标示在有字迹页面正面的右上角和背面的左上角。大于A4幅面的折叠后在有文字材料页面的右上角编制页码;A4横印的材料应当字头朝装订线排好再编制页码。不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编写件号;图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。案卷封面、卷内目录、封底(备考表)不编页码。第十六条装订。案卷装订顺序依次为：案卷封面、卷内文件目录、归档文件材料和封底(备考表)装订时应去掉归档文件材料上原有的易生锈的金属物。大于A4幅面的要按A4的规格进行折叠，小于A4幅面的应当用A4纸托底粘贴。对破损的文书材料应当进行修补或复制。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。案卷可采用不锈钢书钉或线装订，装订位置在案卷左侧。采用线装的，应“三孔一线”(孔距8厘米，装订线距纸边1.25厘米)，中间孔居于装订线中央位置。第十七条编制档号。执法档案档号构成为：全宗号+分类号+保管期限代号+年度+案卷号(件号)，即同一属类、同一保管期限、同一年度的案卷分别编制案卷流水号。全宗号：档案馆指定给立档单位的代号。分类号：是档案类别代号。具体是指本办法第十一条所确定的属类代号，不同级别的属类之间用间隔符“·”分开，不产生误解时，可以省略间隔符，分类号一般不超过三级。保管期限代号：保管期限是指本办法第二十九条所确定的保管期限，代号分别为：“永久”为1;“30年”为2;“10年”为3;“5年”为4;“2年”为5。年度：是指文件归档的年度，以四位阿拉伯数字标注。执法案件结案年度为归档年度。案卷号：是指在同一属类、同一保管期限、同一年度的案卷分别编制案卷流水号。档号编制模式如下：G1·2·2012-1案卷号(第1卷)年度(2012年归档)保管期限代号(30年)一级属类代号(道路运政执法档案)大类代字(专门档案:交通行政执法档案)第十八条填写卷内文件目录。卷内文件目录式样见附件3，卷内文件目录中未列出的其他文件材料，按照材料实际名称归类插入目录。卷内目录设定的材料名称与实际名称不一致时，可按材料的实际名称自行修改。对文件材料的题名不能随意更改或简化;没有题名应拟写题名。第十九条填写案卷封面和备考表。案卷封面式样见附件4;备考表式样见附件5。案卷封面按下列方法填写。案卷封面第二栏：填写全宗号所对应的全宗名称。案卷封面第三栏：填写以下内容：案号：填写交通行政执法案件案号，统一使用立案(受理)时省交通行政执法信息系统自动生成的案号。案由：填写为“当事人姓名(名称)+违法行为性质+案”。承办单位：填写承办该案件的单位名称。承办人员：填写承办该案件的两名以上执法人员姓名。立案日期：适用简易程序处理的案件，填写案发日期;适用一般程序处理的案件，填写立案日期。结案日期：适用简易程序处理的案件，填写作出行政处罚决定的日期;适用一般程序处理的案件，填写案件办结日期。归档日期：填写档案管理人员对案件材料立卷归档的时间。案卷封面第四栏：填写案卷内文件材料形成的起止年月及案卷的保管期限。案卷封面第五栏：填写案卷页(件)数和归档号。装订的案卷填写总页数;不装订的案卷填写本卷的总件数。归档号为立卷时编写的案卷处理号，一般情况下可不填写。全宗号、分类号、保管期限代号、年度、案卷号按本办法第十七条规定填写。卷内备考表填写方法：本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。立卷人：由责任立卷的整理者签名。检查人：由案卷质量审查者签名。立卷时间：填写完成的立卷时间。第二十条装盒。按同一属类、同一保管期限、同一年度内按案卷号顺序，将整理好的案卷装入档案盒内，可以“一卷一盒”，“一卷多盒”，也可以“多卷一盒”。第二十一条档案盒的填写。档案盒封面式样见附件6。档案盒脊背项目(式样见附件7)按下列方法填写。全宗名称：填写全宗号所对应的全宗名称。全宗号、分类号、保管期限、年度按本办法第十七条规定填写。起止卷号：填写盒内第一个案卷(文件)和最后一个案卷(文件)的案卷号(件号)，中间用“-”号连接。第二十二条编制案卷目录。按属类、保管期限、年度，分别制作执法档案案卷目录，多年装订为一本。案卷目录式样见附件8、附件9。第二十三条检索。档案管理部门应在完成档案的归档整理后制作纸质目录和电子目录，便于日常的检索利用。第四章执法档案的保管与利用第二十四条各级交通行政执法机构应建立适合档案管理需要的执法档案室，为档案的安全保管和提供利用创造必要的条件，应配备档案箱柜和温湿度调控设备及其它必要的设备，如计算机、彩色打印机、复印机、刻录机、扫描仪、防磁柜等。档案室应符合防火、防水、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防高温、防虫鼠等要求。第二十五条执法档案管理应纳入交通行政执法信息系统，同步发展，根据需要和可能，采取先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、数字化。第二十六条各级交通行政执法机构应指定相对固定的专人负责执法档案管理，档案管理人员应熟悉交通行政执法业务和档案管理专业知识。档案管理人员调动工作时，应在离职前做好交接手续。第二十七条档案室管理要做好室内的温湿度记录，注意调节和控制室内的温湿度，定期进行档案室的安全检查，确保档案的安全。发现档案有破损、虫蛀、褪色等现象时，要及时报告交通行政执法机构分管档案的领导，并采取积极有效措施，保护档案的安全。第二十八条各级交通行政执法机构对归档的档案，应当区别其内容和载体，按照便于保管、方便利用的原则进行分类保管，正确进行排架，根据档案利用的需要，建立科学高效的检索工具，为档案的利用提供方便。第二十九条[执法档案的保管期限分为永久和定期。具体保管年限按照执法档案的利用价值确定，各类执法档案的保管年限见附件10。第三十条执法档案的利用，是指对档案的阅览、复制、摘录。凡需利用已归档的执法档案，应履行审批手续，并做好利用情况登记，利用结束后，应当及时归还档案。任何单位和个人不得损毁档案或者在档案上涂改和作文字标记。交通行政执法机构内部查阅或借阅，应经交通行政执法机构分管档案的领导同意，方可查阅或借阅。借阅的卷宗，应限期归还。交通行政执法机构以外人员因公查阅执法档案，应持公务和本人工作证、身份证，经交通行政执法机构负责人同意，方可查阅。查阅执法档案时，原则上不得带离现场，可以抄录、复印，并由档案管理人员将复制内容登记备案。经批准抄录、复印的归档文件，由档案管理部门核对无误后，加盖交通行政执法机构印章，可与档案原件同效。案卷归还时，档案管理人员应认真清点，签字核收。第三十一条声像档案实行两套制管理，以复制件提供利用。借出的声像档案不得转借他人或擅自复制。第三十二条对电子文件采用网络的方式利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守有关的借阅规定。第五章执法档案的鉴定与销毁第三十三条县级以上交通行政执法机构应成立档案鉴定小组，定期对已超过保管期限的执法档案进行鉴定，提出存毁意见，并形成鉴定报告提交交通行政执法机构负责人审批。被鉴定为仍有保存价值的档案，重新确定保管期限登记归档保管。被鉴定为已无保存价值的档案，逐卷登记造册，经交通行政执法机构负责人批准后销毁。第三十四条销毁到期经批准应销毁的档案时，档案鉴定小组应指定两个以上人员在指定地点监销，监销人在销毁档案前认真清点复核，销毁后分别在销毁清册上签字，以示负责。任何人不得将应销毁的档案用作其他用途。第三十五条档案鉴定和销毁过程中形成的有关鉴定工作的申请、报告、销毁档案清册等，应移交档案管理部门，永久保存。第六章执法档案的评查考核第三十六条执法档案工作应建立评查考核，上级交通行政执法机构应每年至少组织一次对其下一级的交通行政执法机构进行评查考核，评查考核情况应纳入行政执法工作质量年度考核。第三十