会议安排合同模板

会议安排合同模板编号：__________

甲方（以下简称“甲方”）名称：____________________

地址：____________________

乙方（以下简称“乙方”）名称：____________________

地址：____________________

鉴于甲方与乙方就会议安排事宜达成共识，为明确双方的权利义务，经友好协商，特订立本合同。

一、合同目的：本合同旨在明确甲方与乙方就会议安排事宜的权利义务，确保会议的顺利进行。

二、合同背景：甲乙双方本着互利共赢的原则，共同举办会议，以促进双方业务交流与合作。

三、会议安排具体内容将在后续条款中详细约定。

双方的责任和义务：

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一、甲方责任和义务：

1.甲方负责提供会议所需的场地、设施和设备，确保场地符合会议要求，并在会议前进行必要的布置和检查。

2.甲方应提前向乙方提供会议议程、参会人员名单、会议日程等相关信息，并确保信息的准确性和及时性。

3.甲方负责安排会议的安保工作，确保会议期间的安全和秩序。

4.甲方应按照约定的时间、地点举办会议，如因甲方原因导致会议延期或取消，甲方应承担相应的责任。

5.甲方负责会议期间的费用预算和支出，包括但不限于场地租赁费、设备租赁费、餐饮费、交通费等。

二、乙方责任和义务：

1.乙方应按照甲方提供的信息，按时参加会议，并确保参会人员的准时出席。

2.乙方负责参会人员的组织协调工作，确保参会人员遵守会议纪律，积极参与会议讨论。

3.乙方应提前向甲方反馈参会人员的意见和建议，协助甲方改进会议效果。

4.乙方负责会议期间与甲方保持沟通，及时解决会议过程中出现的问题。

5.乙方应按照约定支付会议相关费用，包括但不限于场地租赁费、设备租赁费、餐饮费、交通费等。

三、双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照约定履行会议参与义务，并对乙方不履行义务的行为提出警告或终止合同。

2.乙方有权要求甲方提供必要的会议条件和服务，并对甲方未履行义务的行为提出警告或终止合同。

四、违约责任：

1.任何一方未履行本合同约定的义务，应承担违约责任，向对方支付违约金。

2.因一方违约导致合同无法履行，对方有权要求赔偿损失。

五、争议解决：

1.双方在履行合同过程中发生争议，应友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。

合同金额与支付方式：

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一、合同总金额：

本合同约定的总金额为人民币______元整（￥______），包括但不限于场地租赁费、设备租赁费、餐饮费、交通费及其他相关费用。

二、支付方式：

1.甲方支付给乙方的会议费用，分为预付款和尾款两部分。

2.预付款：甲方应在本合同签订之日起______日内向乙方支付人民币______元整（￥______），作为会议预付款。预付款的支付将视为乙方提供会议服务的条件之一。

3.尾款：会议结束后______日内，甲方应根据实际发生的费用和乙方提供的发票，向乙方支付剩余款项。尾款金额为人民币______元整（￥______）。

4.支付条件：甲方支付款项时，应附上付款凭证和相应的发票，并注明支付款项的用途。

三、额外费用：

1.若因特殊情况（如天气原因、突发事件等）导致会议延期或取消，双方应根据实际情况协商调整费用。

2.若甲方需要增加额外服务或设施，双方应另行协商并签订补充协议，调整合同金额。

四、付款方式：

1.甲方可以通过银行转账、支票或现金等方式向乙方支付款项。

2.乙方应提供收款账户信息，包括账户名称、开户行、账号等，以便甲方进行支付。

五、付款期限：

1.预付款应在合同签订后______日内支付。

2.尾款应在会议结束后______日内支付。

六、逾期付款：

1.若甲方未按时支付款项，应向乙方支付逾期付款违约金，违约金按每日万分之五计算。

2.乙方有权要求甲方立即支付逾期款项，并保留追究甲方违约责任的权利。

七、发票提供：

1.乙方应在收到甲方支付款项后______日内，向甲方提供相应的正规发票。

八、其他财务条款：

1.本合同涉及的税费由甲方承担。

2.若因政策变动导致费用发生变化，双方应协商调整合同金额。

违约与争议解决机制：

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一、违约责任：

1.任何一方违反本合同约定的义务，构成违约行为。违约行为包括但不限于未按时支付款项、未按约定提供会议服务、未按约定履行其他合同义务等。

2.违约方应承担违约责任，向守约方支付违约金。违约金的具体数额由双方在合同中约定，或根据违约行为对守约方造成的实际损失计算。

3.若违约行为导致合同无法履行，守约方有权要求违约方赔偿因此造成的全部损失。

二、违约金计算：

1.违约金按合同总金额的_____%计算，但最低不少于人民币______元。

2.若违约行为导致合同无法履行，违约金不足以弥补守约方损失的，违约方还应赔偿守约方因此遭受的直接损失。

三、争议解决：

1.双方在履行合同过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决。

2.若协商不成，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼，或选择以下争议解决方式之一：

a.仲裁：双方同意将争议提交至______仲裁委员会，按照该委员会的仲裁规则进行仲裁。

b.调解：双方同意将争议提交至______调解委员会，按照该委员会的调解规则进行调解。

四、适用法律和管辖法院：

1.本合同适用中华人民共和国法律。

2.若双方发生争议，且未选择仲裁或调解，争议解决管辖法院为合同签订地人民法院。

五、合同解除：

1.若一方严重违约，另一方有权解除合同，并要求违约方承担违约责任。

2.合同解除后，双方应按照合同约定处理剩余款项和未履行完毕的义务。

六、通知：

1.双方应通过书面形式相互通知任何与本合同相关的变更或违约行为。

2.通知应以挂号信或快递方式发送，自发出之日起______个工作日后视为送达。

附则：

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一、生效条件：

本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，除非另有约定。本合同的生效以双方已履行合同约定的所有先决条件为前提，包括但不限于预付款的支付、场地租赁的确认等。

二、有效期：

本合同的有效期为自合同生效之日起______年，或至合同约定的特定事件发生为止。

三、变更：

1.本合同的任何变更或补充，必须以书面形式由双方共同签署，并附在本合同之后。

2.任何口头变更或补充均不具有法律效力。

四、终止条款：

1.本合同可因以下原因终止：

a.双方一致同意终止合同；

b.合同约定的终止条件成就；

c.一方严重违约，另一方有权解除合同；

d.因不可抗力事件导致合同无法履行。

2.合同终止后，双方应立即停止合同项下的所有活动，并按照合同约定处理未完成的义务和剩余款项。

五、通知：

1.本合同项下的所有通知、要求、请求或其他通信，均应以书面形式发送至对方提供的地址。

2.通知应以挂号信或快递方式发送，自发出之日起______个工作日后视为送达。

六、不可抗力：

1.不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、战争、政府行为等。

2.若发生不可抗力事件，受影响的一方应立即通知对方，并在合理期限内提供相关证明。

3.不可抗力事件发生期间，双方应协商决定是否继续履行合同或采取其他措施。

七、争议解决和适用法律：

本合同的解释、履行、争议的解决均适用中华人民共和国法律，并提交合同签订地人民法院或双方约定的仲裁机构解决。

八、其他：

本合同未尽事宜，双方可另行协商解决。本合同的附件为本合同不可分割的一部分，与本合同具有同等法律效力。

附件：

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一、需求文档：

1.会议需求说明书，详细列明会议的目的、目标、参会人员、议程安排、预期成果等。

2.会议场地需求规格，包括场地大小、设施要求、技术支持等。

二、设计方案：

1.会议场地布置设计图，展示会议场地的布局、座位安排、舞台布置等。

2.会议宣传材料设计图，包括邀请函、海报、节目单等。

三、技术规格：

1.会议设备清单，包括音响、投影仪、灯光、网络等设备的技术参数。

2.会议软件和系统要求，包括会议管理系统、直播系统等的技术规格。

四、各类证件复印件：

1.甲方营业执照复印件，证明甲方具有合法经营资格。

2.乙方营业执照复印件，证明乙方具有合法经营资格。

3.会议场地租赁合同复印件，证明甲方已与场地提供方签订租赁协议。

4.参会人员名单及身份证明复印件，确保参会人员身份的真实性。

五、其他附件：

1.会议预算表，详细列出会议的各项费用及预算总额。

2.会议安全保障措施，包括应急预案、安全人员配备等。

3.会议签到表，记录参会人员签到情况。

签字、盖章及日期：

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甲方（签字/盖章）：

姓名：____________________

职务：____________________

签字日期：____________________

乙方（签字/盖章）：