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文档简介

非营利组织采购管理流程资源配置一、制定目的及范围非营利组织在资源配置与采购管理中，需确保资金的合理使用与资源的有效配置。制定本流程旨在提升采购效率，降低成本，确保采购活动的透明与合规。该流程适用于所有项目采购、年度采购及临时采购，涵盖从需求识别到采购完成的各个环节。二、采购原则采购活动应遵循以下原则：1.公正性：确保所有供应商在同等条件下参与竞争，避免任何形式的偏见。2.透明性：采购过程应公开，确保所有相关方能够获取信息。3.合规性：遵循相关法律法规，确保采购活动的合法性。4.经济性：在保证质量的前提下，追求最低的采购成本。三、采购流程设计1.需求识别在采购流程的起始阶段，各部门需明确其资源需求。需求识别应包括对所需物资的种类、数量及使用目的的详细描述。部门负责人需对需求进行初步审核，确保其合理性与必要性。2.采购申请需求确认后，相关部门需填写“采购申请表”，并附上需求说明。申请表应包括预算信息，以便后续审批。申请表需提交至财务部门进行初步审核，确保预算的可行性。3.审批流程采购申请经财务审核后，需提交至管理层进行审批。审批过程中，管理层需综合考虑预算、需求的合理性及市场情况。审批结果应及时反馈至申请部门，以便后续操作。4.市场调研与询价在获得审批后，采购部门需进行市场调研，了解市场价格及供应商情况。询价应至少涵盖三家不同的供应商，以确保价格的公正性与合理性。询价结果需记录在案，并附上相关报价单。5.核价与选择供应商根据询价结果，采购部门需对各供应商的报价进行核价，参考历史价格及市场行情，选择性价比最高的供应商。选择结果需形成书面报告，附上核价依据，提交管理层审批。6.合同签署在选择供应商后，采购部门需与供应商签署正式合同。合同应明确交货时间、质量标准、付款方式及违约责任等条款。合同签署后，需将合同副本存档，以备后续查阅。7.采购实施与验收供应商按合同约定进行交货后，采购部门需组织相关人员进行验收。验收应包括对物资数量、质量及规格的检查，确保符合合同要求。验收合格后，相关物资应及时入库，并更新库存记录。8.付款与报销验收合格后，采购部门需向财务部门提交付款申请，附上合同、验收单及发票等相关文件。财务部门在审核无误后，按合同约定进行付款。所有采购活动需在规定时间内完成报销，逾期将不予受理。9.记录与档案管理所有采购活动的相关文件，包括采购申请、合同、验收单及付款凭证等，需进行系统化管理。采购部门应定期对档案进行整理与归档，以便于后续查阅与审计。四、反馈与改进机制为确保采购流程的持续优化，非营利组织应建立反馈机制。各部门在采购完成后，应对采购过程进行评估，提出改进建议。定期召开采购总结会议，分析采购中存在的问题，制定相应的改进措施。通过反馈与改进，提升采购管理的效率与透明度。五、采购纪律与责任采购人员需遵循职业道德，确保采购活动的公正与透明。禁止接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到严肃处理。各部门负责人需对本部门的采购活动负责，确保流程的合规性与有效性。六、总结非营利组织的采购管理流程应以

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