采购管理程序

PAGE采购管理程序1目的对采购过程进行控制，确保采购物料满足规定的要求。2适用范围适用于本公司生产用原材料、辅助材料及外协外购件、子零件采购的控制。3术语3.1原材料：指生产部制造产品所需的材料，例如钢板，胶料。3.2辅助材料：指所需要包装物、切削液、化工材料等。3.3外协件：指委托外单位加工部分工序的零部件。3.4子零件：指外购回到公司需经过组装或二次加工的产品。3.5外购件：外购无需二次加工、可直接出货客户的产品。3.6代管仓库：供应商以寄销形式存放我司场地（统称代管仓库），根据我司当月耗用数量作为月结算的依据。3.7普通仓库：我司正常流程入库的仓库。4职责4.1采购部是本程序的归口管理部门，负责采购物资的询价和采购，负责与供应商签订《采购合同》，提交完整的报账资料给财务部。4.2财务部负责点收物料、填写送检单以及办理入库，负责审核报账材料，按照采购合同约定完成付款。4.3技术部负责提供采购所需的技术要求和技术文件，必要时与供应商签订《技术协议》。4.4质量部负责采购物料的检验工作，与供应商签订《质量协议》。4.5生产部负责编制《采购预测计划》、《采购正式计划》及《增补计划》。5工作流程序号流程责任部门说明程序文件记录名称供应商选择采购计划供应商选择采购计划A生产部生产部每月16日前完成下月的《采购预测计划》传递到采购部，每月1日前完成当月《采购正式计划》传递到采购部。采购部根据正式计划调整采购订单。1.3临时采购需提交《采购增补计划》，临时采购的回货周期需征询采购员意见，采购员签字确认。1.4所有采购计划须经生产部负责人签批。《采购预测计划》、《采购正式计划》《增补计划》3采购部3.1采购部在《合格供应商清单》中，根据质量、价格、交期等综合因素选择供应商。3.2需要开发新供应商时按《供应商管理流程》执行。《合格供应商清单》序号流程责任部门说明程序文件记录名称4采购实施采购实施采购跟踪BA采购部质量部技术部4.1采购前，采购部须核定物料单价，并与供应商签订《采购合同》。4.1.1生产性物料，采购部要与供应商签订《采购合同》。协助质量部签订原材料、外协件、子零件、外购件的《质量协议》。4.1.2《采购合同》《质量协议》发放前必须经总经理批准后盖合同专用章。4.1.3非生产性物料采购：按《一般物料采购管理程序》执行。4.2采购部根据采购计划下达《采购订单》给供应商，要求供应商在2个工作日内给予确认、签字盖章回传。不回复者视为默认，由采购员跟踪回货。4.3采购员可根据实际生产需求、物流周期、包装方式等因素储备适量安全库存。4.4采购变更4.4.1若有涉及到采购物资的规格出现技术变更时，应由技术部提供有效的技术变更文件并明确具体变更点给采购部，由采购部将变更后的受控版技术文件发给供应商，技术部协助与供应商技术交流，重新送样确认。4.4.2供应商内部变更需提出书面申请，由SQE组织质量部、技术部、采购部评审，经总工程师批准，并送样确认。4.4.3采购订单的交付数量与交期变更，应由采购员书面通知供应商并要求回复确认。《采购合同》、《采购订单》、《质量协议》5采购部5.1采购部应跟踪供方的供货质量及交货能力。5.2采购物资不能够按计划回货，采购部需要向需求部门反馈并确定新的回货时间。物料入库C物料入库CB回货验收不合格品管理程序流程责任部门说明程序文件记录名称6采购部质量部财务部6.1仓库负责采购物料的接收和报检。6.1.1原材料：送货单位按要求随货附送货单、材质书。6.1.2子零件、外协件、外购件：送货单位按要求随货附送货单、材质书、检验报告。6.1.3其它物料送货单位按要求随货附送货单。6.1.4所有采购物料进厂后，仓管员填写《外协、外购产品送检单》、《来料报检登记表》通知质量部检验员进行检验，质量部2天内完成检验出具检验结果，经检验合格后方可入库（除板材、化料）。仓库原则上不超采购订单收货。6.2板材进厂后，生产部协助吊料和称重，仓管员确认货物重量，到货重量与送货重量有差异时，仓管员按实际重量收货，并当天通知采购员确认。6.3物料经检验合格后，由检验员将检验结果填入《批量外协外购件检验报告单》或《样件检验报告单》中，并将其与《外协、外购产品送检单》后两联交仓管员。6.3采购物料检验不合格时，SQE组织对来料进行评审处理。6.3.1如我司需要在供方处对采购物资进行检验或验证时，应在《采购合同》中明确规定相关内容。6.3.2如顾客要求对供方物资进行验证时，采购部协助完成，但仍应按规定程序对采购物资进行检验控制。《外协、外购产品送检单》、《来料报检登记表》、《批量外协外购件检验报告单》、《样件检验报告单》7财务部7.1采购物料检验合格时，仓管员依据检验员提供的检验结果与《外协、外购产品送检单》办理物料入库手续。7.2物资入库后，仓库24小时内提供《入库单》给采购部。《入库单》序号记录归档A记录归档A报账结算责任部门说明程序文件记录名称8采购部8.1采购员每月负责对采购材料进行记录归档。8.2采购员每月10日前对上月采购交付进行统计分析，并总结提出改善措施。9采购部财务部9.1采购员根据仓库管理系统数据与供应商进行对账，对账无误后通知供应商开票。9.2从开票日期起20日内提交报账资料给财务部。9.3财务部审核报账材料，按采购合同约定条款及《付款管理流程》进行付款。《银行请款单》《采购合同》《入库单》《挂账确认单》6相关文件序号文件名称编号责任部门备注1不合格品管理程序LJ2027质量部2一般物料采购管理程序采购部7相关表单序号表单名称编号收集、整理部