总经办文员作业指导书

总经办文员作业指导书PAGE7-第一章职位说明书第一节岗位职责职位名称：总经办文员直接隶属：总经办主任直接下属：无协调部门：集团各部门、分公司人行部岗位描述：在总经办主任领导下，负责集团内部文件和外部文件的收取、编号、传送、归档；负责总部的文件打印、复印、计算机管理与应用，传真和电子信箱的收发,办公用品应用及管理、后勤库存管理及出入库登记工作。岗位职责：1、负责集团文件的打印，外部文件的收取、编号、发送、整理、归档、立卷工作；严格遵守保密制度。2、负责总部的文件打印、复印、计算机管理与应用，传真和电子信箱的收发工作。3、严格履行文件发送交接登记手续，避免、因交接登记失误而造成公文遗失等现象发生。4、负责集团内部刊物、重要文件的收发、传递和保管。5、负责集团印信的管理工作。6、负责集团刊物《希波视界》的采编与发行工作。7、负责对图书资料的建档与借阅工作。8、负责来电来访的接待、记录、送达工作。9、负责总经理办公室及本部门的内务整理。10、负责集团所有计算机查杀毒的监督工作。11、负责后勤库存管理及出入库登记工作。12、严格控制办公费用指标，每月报办公费用考核表。13、按时完成总经办主任交办的其他工作。第二节主要权利1、对非本部门发文手续不全、书写不符合要求的文件，有权拒绝打印。2、对发文手续不全、书写不符合要求的文件，有权拒绝下发。3、有权拒绝带毒软盘的接收使用。4、有权对集团所有计算机查、杀毒工作进行周期性监督。第二章日常规工作内容第一节卫生清理工作1、提前十分钟到岗，清理办公室室内卫生。2、负责办公室地面、墙壁、窗、门、桌椅、文件柜等设施的清洁。第二节办公设备开机准备工作1、接通计算机电源。2、接通传真机电源。3、打印机、复印机使用时方可开机。第三节整理呈报材料1、整理好报纸及代各部门转交总经理的各种材料，夹在文件夹内，呈报总经理。2、呈送时直接检查总经理办公室内水、茶、杯等备品是否足量。第四节接收传真、电话1、及时接听电话，按电话内容给予解答、回绝或转报，需要转报的电话内容直接填写在待办单上。2、接收传真件时询问清楚对方属哪单位、传真大致内容、传真发给部门、接收人等，按工作需要决定是否接收（一般征费性广告单位不需接收）。3、通知接收部门领取传真件，监督其登记。4、注意事项：A、不可将董事长、总经理的办公室电话、手机号码告知非本公司人员，对方询问可礼貌回绝。B、不可将董事长、副董事长、总经理的办公地点、出差地点、路线随便告知任何人。C、不可透露传真内容。第五节图书借阅1、询问借阅人需要哪类书籍，书库是否拥有。2、按《图书管理规定》由借阅人在《图书借阅一览表》中登记后借阅。3、借阅期限为一个月，到期后跟催借阅人归还或履行续借手续。4、辞职员工须查阅《图书借阅一览表》，确认其是否有借阅书籍。第六节报刊收发1、各类报刊除董事长、总经理订阅的报刊、信件外，均由收发事门卫分发。2、董事长、总经理的报刊、信件在每天8：30前送至董事长、总经理办公室。3、董事长、总经理外出时，将收集的报刊、信件按时间顺序摆放整齐。4、董事长、总经理信件属广告、宣传类的可交总经办主任拆阅后，决定是否呈报。第七节文件的打印、下发、归档1、按照《公司统公文处理规定》制作各种文件。2、对非本部门制定的会签后文件进行文字验收及排版检查，打印。打印时检查软盘是否有病毒，采取杀毒措施后，再读取信息。3、按《文件会签单》确定的下发范围进行复印、下发。4、下发后文件归档登记：A、书面文件归档按照文件所属类别及发放先后顺序归类存档。B、计算机中文件分别按文件所属类别归类存档和建立时间存档。C、文件类别按2003年8月《文件汇编》中子类别确定。第八节印章信证的提供1、按“印章信证管理”中规定，检查《用印请示单》填写是否规范、全面，批示人是否属权限范围内。2、符合用印审批手续的，请示办公室主任，同意签字后，亲自加盖印章。3、介绍信按《用印请示单》中填报的内容填写。4、将《用印请示单》统一保存，必要的资料需复制后与《用印请示单》一同保存，以便查阅（如：对外函件、财务报表等）。5、介绍信存根联与相应的《用印请示单》一同保存。第九节档案管理工作1、对接收的各种资料如：新购置的办公设备使用说明书、图书进行编号、登记造册、归档。2、对归档后的新购置办公设备、图书发票上签字表示该设备、说明书已存入资料库。3、按“企业文档管理”相关规定，随时整理各种档案。第十节电子邮件的查收每日定时查看电子邮件，根邮件重要性决定转发、删除或打印。第十一节考勤填写1、集团董事长、总经理、各常务副总、经营副总、总经办全体、驻集团分公司人员考勤均属总经办考勤记录范围。2、每天班后对考勤范围内人员出勤情况真实、准确记录。3、对请假人员的假条（一式两份）存底，另一份交人力资源部。第十二节填写待办单及工作总结1、待办单要放在办公桌上的明显位置，便于提醒自己。2、随时记录待办事项，经常查看待办事项，排列好各事项工作顺序，一个工作日的工作完成后，要认真进行总结，并制定次日工作计划，填写待办单。上一个工作日的待办事项未完成，应誊写到次日待办单上。3、将当日工作项目记录，做出总结。第十三节办公用品领用流程接到集团各部门办公用品领用单接到集团各部门办公用品领用单根据各部门办公费用指标，决定是否发放根据各部门办公费用指标，决定是否发放根据库存情况，决定发放或购买后发放根据库存情况，决定发放或购买后发放 第十四节安全检查1、下班后关闭计算机，切断计算机及所有附属设备的电源。2、切断复印机、传真机等用电设备的电源（如有预约业务可将传真机置于自动传真状态，接通电源）。3、检查各文件柜是否上锁，关好窗，倾倒垃圾，关灯锁门。第三章周期性常规工作内容第一节周定期工作1、每周一记录部务会会议内容，并在会上汇报上周工作、工作中的困难、整改措施、建议等。2、每周六提示总经办主任是否可按时召开周六会，根据指示电话通报集团各部门开会时间、地点、参加人。3、每周六出席记录集团周六会议内容，按“会议规程”相关要求整理，下周一上报总经办主任审核后打印下发参加会议人/部门。4、每周六14：00前对办公室进行全面清理，包括地面、墙壁、门、门牌、窗、窗台、玻璃、文件柜、办公桌椅、衣帽架等所有设施进行清理，必要时整理文件柜、办公桌内物品，保证室内清洁、物品摆放整齐。5、每周六提示总经办主任按ISO9000质量管理体系文件中规定对集团各科室进行卫生检查，并随同记录，填写《环境卫生检查记录》QR-6.4-3月常规工作1、每月15日前收集各部门集团刊物《希波视界》的投稿，并进行整理，按固定刊号、版页内容、格式编辑排版打印，经总经办主任、常务副总、总经理逐级审核后28日下发集团各副总、各部门、分公司采用电子邮件形式下发，并通知分公司人行部文员查收。2、每月26日提示办公室主任制定下月计划任务书；并整理打印，28日呈交常务副总批示，批示后再整理，30日前交人力资源部。3、每月最后一天清点库存物资，对帐。4、每月最后一天清点图书，按《图书借阅登记表》对到期的借阅，跟催借阅人归还或履行续借手续。5、每月25日检查各种常规用表是否齐全，如有缺少、缺损及时打印、复印。 6、每月末汇总各部门办公费用明细表，并核算是否超标，上报财务部副经理《办公费考核标准》。 7、每月最后一天统计考勤，总经办主任签字、总经理签字后交报人力资源部（有请假人员应附请假条）。8、建立本部门资产登记记录，临时增添的物资及时入帐，每月月末对其进行盘点。9、每月30日将本月工作总结按公司要求的固定格式填写后上报总经办主任。第四章异常工作纠正及预防措施第一节停电状况的处理1、如果提前通知停电时间，则提前将停电具体时间通知到各部门，提醒各部门提前做好电脑备份处理，提前通知分公司总机停机时间，如有电话业务打到有直拨电话的部门。2、如果是突发性停电，则马上与电业部门取得联系，确定停电原因与停电时间，再根据实际情况作好相应的处理措施。第二节停水状况的处理1、如果提前通知停水时间，则提前将停水时间通知食堂储备用水，保证员工能够正常用餐。通知卫生员储水并关闭各楼层的水门，防止来水时造成不必要的浪费。并打一份停水通知贴在各楼层卫生间。2、如果是突发性停水，则立即通知卫生员关闭各楼层水门，与自来水公司联系，确定停水原因与停水时间，再根据停水时间的长短通知食堂应该采取哪些相应的处理措施。第三节印章丢失状况的处理如果印章丢失，则马上报案，在公安机关印章签发部门登记，征其同意后登报声明此印章作废，相根据相应规定重